Gestion > Fournisseur > Paiement en lot

La fonction « Paiement en lot » du menu FOURNISSEUR permet l’émission d’un lot de paiements par chèque, par paiement direct sans EDI et par paiement direct avec EDI. Et permets, par la suite, le transfert automatique des données au grand livre et aux journaux auxiliaires. L’activation de cette fonction présente un tableau où les étapes de l’émission des chèques sont présentées. À chaque étape effectuée, un crochet vert s’inscrit à la droite de l’étape. Les étapes ne sont pas toutes obligatoires et nécessaires. Les trois étapes obligatoires sont la génération de la liste préliminaire, l’impression des chèques et/ou des avis de paiement et l’envoi des écritures.

Numéro de lot

Il s’agit du numéro de lot de paiements en cours. Il est possible de gérer plus d’un lot de paiements en même temps. Ainsi, plus d’un usager pourra traiter des paiements; chacun traitant leur numéro de lot respectif. Un même usager peut également gérer plus d’un lot de paiement.

La gestion des paiements en lot peut être individuelle ou collective. Ce paramètre peut être défini à l’onglet « Fournisseur » des paramètres de gestion des données de base. La gestion des lots est différente selon la gestion définie a paramètre

Gestion collective.

En activant le tableau des paiements, si aucun lot actif n’existe pour l’usager courant, un nouveau lot sera automatiquement créé pour l’usager courant.

S'il existe des lots pour l'usager courant, son premier lot actif sera présenté, sinon le premier lot actif, peu importe l’usager ayant créé le lot, sera présenté, s’il n’est pas déjà en cours de traitement par un autre usager.

Si tous les lots actifs sont déjà en cours de traitement par d’autres usagers, un message sera affiché pour aviser et offrir de créer un nouveau lot :    

En répondant oui, un nouveau lot se crée pour l’usager courant.

En répondant non, le tableau s'ouvre sans numéro de lot, mais à ce moment tous les boutons sont inactifs.

Pour l’usager GERSYS-Gérant de système, et les usagers et les usagers étant définis pour l’autorisation des paiements directs, la création de lot ne se fait pas de façon automatique, car il est plutôt rare que ces usagers créent de nouveaux lots. Souvent ces usagers supervisent/approuvent les lots déjà créés par les autres usagers.

Pour plus d’information sur les usagers étant définis pour l’autorisation des paiements directs, consulter la section « Utilisateurs et fiches usagers » du guide CTRL/Smigg.

À tout moment, il est possible de changer de lot en activant la liste des lots et il est possible d’en créer un nouveau en sélectionnant l’option « Nouveau » dans la liste des lots.       

Lors de la sélection d'un lot, s’il est déjà en cours pour un autre usager, une note l’indique à la fin de la description du lot et si le lot est tout de même sélectionné, un message avisera et il sera seulement possible de consulter la liste des paiements.

À la fermeture du tableau des paiements, si aucune liste de paiement n’a été générée, le lot sera supprimé et lors de la réactivation du tableau, un lot sera à nouveau créé.

Il est possible de visualiser la liste des lots actifs et déjà transférés par le menu Gestion-Données de base-Fournisseur-Lot de paiements.

Pour plus d’information sur la liste des lots, consulter la section « Lots de paiements » des données de base des fournisseurs.

Pour plus d’information sur la Gestion des lots, consulter la section « Paramètres fournisseur » des paramètres de gestion des données de base de la compagnie.

Gestion individuelle

La gestion individuelle des paiements en lot est sensiblement comme la gestion collective, à la différence que les usagers ne peuvent pas traiter les lots des autres usagers; ils peuvent seulement consulter la liste des paiements des lots de paiements des autres usagers.

A la liste des lots actifs, en plus d’indiquer si le lot de l’usager courant est déjà en cours par un autre usager (soit l’usager GERSYS ou un usager responsable des autorisations des paiements directs), une note avise à la fin de la description que le responsable du lot est un autre usager.

En sélectionnant le lot d’un autre usager, un message avisera et il sera seulement possible de consulter la liste des paiements:  

Par contre, l’usager GERSYS-Gérant de système et les usagers étant définis pour l’autorisation des paiements directs auront accès en tout temps à tous les lots s’ils ne sont pas déjà en cours de traitement par un autre usager.

Pour plus d’information sur les usagers étant définis pour l’autorisation des paiements directs, consulter la section « Utilisateurs et fiches usagers » du guide CTRL/Smigg.

Lot 0-Paiement en transit

Le lot « 0-Paiement en transit » peut être créé par le système si nécessaire. Ce lot, peu importe le type de gestion « Collective » ou « Individuelle », est accessible pour tous les usagers. Ce lot, lorsqu’il existe, n’est jamais présenté au champ « Lot », il faut le sélectionner pour y accéder. Pour plus d’information, consulter la section « Gestion des paiements en transit ».

Compagnie payeuse

Il s'agit d'indiquer le code de la compagnie qui émet les chèques. Ce paramètre est présenté uniquement si le module intercompagnie est utilisé.

Compte de banque

Il s’agit du compte de banque concerné par l’émission des paiements. Ce compte s’initialisera par défaut si seulement 1 compte de banque est utilisé au niveau de la distribution comptable des catégories DEB-Déboursé. Si plus d’un compte est défini aux distributions comptables des catégories DEB-Déboursé, le compte ne sera pas initialisé, pour permettre à l’utilisateur de choisir celui désiré. Si le même compte de banque doit souvent être utilisé, il est possible de le définir par les paramètres du champ (F12).

La section suivante affichera les informations seulement lorsqu’une liste préliminaire aura été générée par le bouton « Générer ».

Total à payer

Il s’agit du total à payer pour l’ensemble des fournisseurs.

Total payé

Il s’agit du total payé pour l’ensemble des fournisseurs. Ce montant sera différent du champ précédent « Total fournisseur » si la liste préliminaire a été modifiée au niveau des montants payés.

Fournisseurs

Il s’agit du nombre de fournisseurs présents à liste préliminaire.

Formulaires

Il s’agit du nombre de formulaires qui seront nécessaires pour l’impression des chèques. Il peut être différent du nombre de fournisseurs si, pour un même fournisseur, deux chèques sont nécessaires.