Gestion > Donnée de base > Paramètre
L’onglet « Fournisseur » présente les paramètres de gestion pour les documents des fournisseurs.
Code
Longueur du code fournisseur
Ce paramètre permet de déterminer la longueur maximum pour le code de fournisseur. La longueur maximum étant 15 et le minimum 6.
Chèque
Format
Ce paramètre permet de définir le format de chèque à utiliser pour l'impression des chèques fournisseur. Plusieurs formats standards existent.
La disposition des informations au niveau de la partie du chèque respecte les normes de l'ACP (Association canadienne des paiements) :
https://paiements.ca/sites/default/files/norme006fre.pdf
Dans ce document, on retrouve deux informations en lien avec le chiffre en montant :
« Les systèmes qui ont recours à un logiciel informatique pour remplir les éléments de données obligatoires, où la zone du montant en lettres doit utiliser une police d’une taille minimale de 10 points (voir la figure A) et doit utiliser des encres conviviales à l’imagerie de couleur noire, bleue ou magenta foncé. »
Il est fortement recommandé, mais pas obligatoire, d’indiquer le montant en lettres sur les chèques.
Donc, si le montant en lettre contient trop de caractères, il ne sera pas imprimé.
Voici les différents formats livrés avec le logiciel :
FS000231
Format talon-talon-chèque.
FS000232
Format talon-talon-chèque avec possibilité d’imprimer les factures sur plusieurs colonnes.
FS000233
Format talon-chèque-talon.
FS000234
Format chèque-talon-talon.
FS000235
Format talon-chèque-talon avec date centrée pour formulaire Fortune 1000MD.
FS000236
Format chèque-talon-talon avec possibilité d'imprimer les factures sur plusieurs colonnes.
FS000237
Format talon-chèque-talon avec possibilité d'imprimer les factures sur plusieurs colonnes.
FS000238
Format talon-chèque pour formulaire 8"1/2 par 7" pour imprimante matricielle.
FS000239
Format chèque-talon pour formulaire 8"1/2 par 7" pour imprimante matricielle.
FS000240
Format chèque-talon pour formulaire 8"1/2 par 7" pour imprimante matricielle pour formulaire Fortune 1000MD.
FS000247
Format talon-chèque-talon avec date à droite pour formulaire Fortune 1000MD.
Le nombre de colonnes est défini par le paramètre plus bas « Facture/ligne ».
No chèque
Ce paramètre permet de définir où doit s'imprimer le numéro de chèque :
Deux
Le numéro est imprimé sur le chèque et sur le talon.
Chèque
Le numéro est imprimé uniquement sur le chèque.
Talon
Le numéro est imprimé uniquement sur le talon.
Non
Le numéro n’est pas imprimé du tout.
Compagnie
Ce paramètre permet de définir si le nom de la compagnie et l’adresse doivent être imprimés sur le chèque. Si oui, ils seront imprimés au coin supérieur gauche du chèque. Le nom et l'adresse imprimés sont ceux définis aux paramètres comptables de la compagnie.
Séquence prénumérotée
Ce paramètre doit être convenablement défini si vous utilisez des chèques prénumérotés. Cet indicateur permet de fonctionner selon deux approches :
Si le paramètre est défini à « Oui », le système incrémente le numéro de chèque pour tout débordement de l’impression du détail d’un chèque sur un deuxième chèque.
Si le paramètre est défini à « Non », le système n’incrémente pas le numéro de chèque pour le deuxième chèque utilisé pour le débordement.
Votre choix dépend de votre décision d’assigner ou non un numéro de chèque informatisé unique pour tout numéro physique unique.
Format de dates
Ce paramètre permet de définir le format de la date imprimée sur le chèque.
Impression du format date
Ce paramètre permet de définir si le format de la date doit être imprimé sous la date.
Exemple :
12 05 2006
JJ MM AAAA
Coordonnées de la banque
Ce paramètre permet de définir si le nom et l'adresse de la banque doivent être imprimés au haut du chèque ainsi que son numéro de transit et le numéro de compte en caractères spéciaux au bas du chèque. Exemple :
Pour l'impression de ce code, la police de caractère utilisée est E-13B. Il se peut que cette police ne soit pas présente dans votre environnement. Il s’agit, à ce moment, d’acheter cette police.
Pour plus d’information, consultez le document de l’Association Canadienne des Paiements, Norme 006-Spécifications pour les documents codés à l’encre magnétique :
https://paiements.ca/sites/default/files/norme006fre.pdf
Pour obtenir les bonnes coordonnées, il faut les définir au niveau de la fiche du compte de banque concerné. Pour plus d'information, consultez la section « Compte de banque » du menu Charte comptable des données de base de gestion.
Ces derniers paramètres ne sont pas utilisés pour tous les formats de chèques. Voir la définition des formats de chèque pour connaitre lesquels les utilisent.
Lignes
Ce paramètre permet de définir le nombre de lignes à imprimer sur le talon du chèque.
Il faut comprendre que lorsque le nombre de lignes diminue ou augmente par rapport au standard qui est 14 lignes, il faut également ajuster les marges de haut et/ou de bas lors de l'impression. Chaque ligne représente 0,4 cm. Si, par exemple, 2 lignes sont ajoutées, il faut diminuer les marges de 0,8 cm pour permettre d'imprimer toutes les lignes.
Factures / ligne
Ce paramètre permet de définir le nombre de factures par ligne à imprimer sur le talon du chèque (impression des factures en colonnes).
Ce paramètre s’applique seulement pour les formats de chèque suivant :
FS000236
FS000237
Retenue
Ce paramètre permet de définir si le montant de la retenue doit être inclus au montant de la facture ou séparé. S’il est séparé, la section « Retenue » sera imprimée sur le talon du chèque avec trois (3) colonnes supplémentaires :
● Brut
● Payé
● Solde
Ce paramètre s’applique pour les formats de chèques :
FS000231
FS000233
FS000234
FS000235
FS000238
FS000240
FS000247
Paiement direct
Avis paiement
Il s’agit du formulaire à imprimer lors d’un paiement de modalité « Paiement direct » effectué par le journal caisse-déboursé ou par la fonction de paiement en lot, soit l’option « « Avis paiement direct ».
Le formulaire standard pour les avis de paiement est le rapport « FS000317-Fournisseur Avis de paiement direct ». Ce rapport est conçu pour utiliser l’envoi par courriel en lot par la fonction « Communication en lot » de CTRL/Dossier.
Voici un exemple du formulaire :
Ce rapport imprime selon la langue du fournisseur; en anglais si la langue définie à la fiche du fournisseur est ANG et en français pour toutes les autres langues.
Le logo sera également selon la langue du fournisseur ; logo anglais si la langue définie à la fiche du fournisseur est ANG et logo français pour toutes les autres langues.
Le groupe cible « FOUAVI » sera automatiquement assigné. Il s’git du groupe de communication déjà créé dans CTRL/Dossier et dans lequel le message prédéterminé pour le courriel sera :
Pour plus d’information sur les communications en lot, consulter la section « Communications en lot » du guide de CTRL/Dossier.
La création des fichiers.pdf est déjà prédéfinie selon le répertoire et nom de fichier suivant :
<%GestionDocumentaireDossier>\AvisPaiement\Avis_<DateCheque>.pdf
Le paramètre <%GestionDocumentaireDossier> correspond au répertoire documentaire de CTRL/Dossier défini à l’onglet « Général » des paramètres de système :
Donc il s’agit du répertoire inscrit au champ « Répertoire document » combiné au code du fournisseur plus le sous-répertoire « AvisPaiement » et le nom du fichier sera selon le terme Avis_ avec la date du paiement.
Pour plus d’information sur la gestion documentaire, consulter le guide de CTRL/Dossier.
Pour plus d’information, consulter également la section « Envoi en lot de document par courriel » du guide CTRL/Smigg.
Confirmation de dépôt
Il s’agit du formulaire à imprimer suite à la génération du fichier de dépôt au tableau des paiements en lot des fournisseurs lorsqu’il s’agit du lot 0-Paiement en transit.
Le formulaire standard pour la confirmation de dépôt est le rapport « FS000324-Fournisseur Confirmation de dépôt ». Ce rapport est conçu pour utiliser l’envoi par courriel en lot par la fonction « Communication en lot » de CTRL/Dossier.
Le groupe de communication utilisé pour ce rapport est le groupe « FOUCFM » et le message prédéterminé pour le courriel est :
Le principe d’envoi de courriel, est le même que pour le formulaire Avis de paiement, défini au paramètre précédent.
Paiement en lot
Gestion des lots de paiements
Ce paramètre permet de définir si la gestion des lots de paiements doit s’effectuer individuellement, c’est-à-dire que seulement l’usager ayant créé un lot de paiement peut traiter ce dernier, ou collectivement, c’est-à-dire qu’un usager peut créer un lot de paiement, et n’importe quel autre usager pourra continuer le traitement du lot. Naturellement, seulement un usager à la fois peut accéder à un même lot de paiement.
Lorsque la gestion des paiements en lots est individuelle, l’usager GERSYS-Gérant de système peut quant à lui accéder à tous les lots de paiement ainsi que les usagers étant configurés pour autoriser les paiements directs. Pour plus d’information, consulter la section « Usager » des Données de base système du guide CTRL/Smigg.
Autorisation paiement direct
Ce paramètre permet de définir si une autorisation est requise pour générer le fichier du dépôt direct, et pour inscrire le no d'autorisation du paiement direct. Il est possible de définir qu’une signature ou deux signatures sont nécessaires. Il s’agit des signatures électroniques au niveau des paiements en lot des fournisseurs.
Les usagers autorisés à signer se définissent à la fiche usager. Pour plus d’information, consultez la section « Usager » des Données de base système du guide CTRL/Smigg.
L’activation d’une autorisation fera apparaître des champs et étapes supplémentaires à la fenêtre de paiement en lot des fournisseurs.
Liste préliminaire – Rapport
Ce paramètre permet de définir le rapport qui devra être utilisé au bouton « Impression – Liste préliminaire » du tableau des paiements en lot des fournisseurs. Il existe 2 rapports standard, soit :
FS000181-Fournisseur Liste préliminaire avec Projet
FS000184-Fournisseur Liste préliminaire
Selon les critères de sélection « Liste préliminaire » à la génération de la liste des paiements, les deux rapports pourront être en ordre Numérique, Alphabétique ou regroupé par Fournisseur Maître. Pour plus d’information, consulter la section « Impression de la liste préliminaire des paiements » de la section « Paiement en lot de fournisseur ».
L'impression de la liste préliminaire présente les montants dus, les montants d'escompte, les montants à payer et les montants payés. À la droite complètement de la page, des étoiles ** peuvent être imprimées pour indiquer qu'une facture n'était pas due selon la date de sélection, mais possède un escompte selon la date limite d'escompte.
Le nombre de fournisseurs payés et le nombre de chèques requis sont indiqués à la fin du rapport.
Le rapport effectue un saut de page pour regrouper tous les fournisseurs selon leur modalité de paiement :
● Chèque
● Par paiement direct (manuel)
● Paiement direct EDI
Et au haut de la page, la modalité de paiement sera présentée.
Liste des paiements - Format
Ce paramètre permet de définir si le rapport de la liste des paiements effectués doit être « Détaillée FS000088» donc pour chaque fournisseur, le détail des factures est présenté, ou si elle doit être « Sommaire », donc un total par fournisseur.
Pour plus d’information, consultez la section « Liste détaillée des chèques » des paiements en lot des fournisseurs.
Gestion de paiement en transit
Ce paramètre permet de définir si une gestion de paiement en transit peut être effectuée. Cette gestion s’applique seulement pour les paiements de modalité Direct et EDI à Oui. Un paiement en transit signifie que le paiement est effectué au complet, mais n’a pas été inclus au fichier de dépôt; il sera inclus à un fichier de dépôt plus tard, donc il est en transit.
Cette gestion peut être nécessaire lorsqu’on reçoit l’autorisation d’effectuer des paiements pour des fournisseurs (souvent en lien avec l’avancement d’un projet), donc on avise les fournisseurs qu’on va leur émettre un paiement, mais sous certaines conditions, exemple, qu’ils nous retournent certains documents signés. Lorsque la modalité du paiement est par chèque, cette gestion d’attente (transit) s’effectue simplement en n’expédiant pas le chèque, tant que les conditions ne sont pas remplies.
Pour les paiements directs EDI à oui, il s’agit de ne pas les inclure au fichier de dépôt. Lorsque ce paramètre est activé, une étape supplémentaire s’affiche au tableau des paiements en lot, soit « Sélection des paiements à déposer ». Pour plus d’information, consulter la section « Paiement en lot ».
Donc à cette étape, il sera possible de définir quels paiements doivent être inclus ou non au fichier de dépôt. Par la suite, le transfert comptable peut être effectué et les paiements qui n’ont pas été inclus au fichier de dépôt seront transférés à la comptabilité, mais se retrouveront dans un lot nommé « 0-Paiement en transit ».
Tous les paiements de modalité Direct et EDI à Oui, qui ne seront pas inclus au fichier de dépôt, se retrouveront dans ce lot. Au fur et à mesure que les documents signés par le fournisseur seront réceptionnés ou selon toutes autres conditions, il sera possible d’activer ce lot et de sélectionner les paiements à inclure à un nouveau fichier de dépôt.
Comme expliqué ci-haut, le paiement en transit, donc pas inclus au fichier de dépôt, sera bien transféré à la comptabilité, soit :
● La facture ne sera plus présente aux factures en cours du fournisseur ou, si le paiement est partiel, le solde de la facture est diminué.
● La transaction de paiement (source 2) sera présente aux transactions du fournisseur.
● La transaction comptable se retrouve au Grand-Livre.
● La transaction se retrouve à la conciliation bancaire avec le type « T-En transit ». Pour plus d’information, consulter la section « Conciliation bancaire ».
T5018-État des paiements contractuels
Ces sections « Dénonciation » et « T5018-État des paiements contractuels » sont présentes uniquement si le secteur d’activité de la compagnie courante est défini à « Construction » aux paramètres de compagnie.
Année de référence
Ce paramètre permet de choisir l'année civile, ou l’année de l'exercice, selon la période de déclaration que vous avez choisie.
L’année civile est du 1er janvier au 31 décembre et l’année de l’exercice représente les dates définies au calendrier comptable.
Contact
Il s’agit du prénom et nom de la personne-ressource qui seront imprimés au formulaire « Sommaire – T5018 ».
Téléphone
Il s’agit du numéro de téléphone de la personne-ressource qui sera imprimé au formulaire « Sommaire – T5018 ».
Minimum à inclure
Il s’agit du montant minimum devant avoir été payé au total pour le fournisseur. Si ce minimum n’est pas atteint, aucun formulaire ne sera imprimé pour ce fournisseur.
Rapport - Sous-traitant
Il s’agit du rapport pour le formulaire T5018.
Rapport – Sommaire
Il s’agit du rapport pour le formulaire Sommaire T5018.
Dénonciation
Cette section « Dénonciation » est présente uniquement si le secteur d’activité de la compagnie courante est défini à « Construction » aux paramètres de compagnie et si un répertoire d’intégration est défini pour CTRL/Produit.
Lettre de quittance
Ce paramètre permet de définir le rapport à utiliser pour l’impression de la lettre de quittance, lors de l’impression d’un chèque pour une facture en lien avec une commande d’achat/Contrat dénoncé. Pour plus d’information, consultez la section « Suivi de contrat dénoncé » du guide CTRL/Produit.
Le rapport « FS000080-Lettre de quittance » qui est déjà défini génère la même lettre pour une quittance finale ou partielle. Lors de l’impression d’un chèque, le système détermine s’il s’agit du dernier paiement ou non. S’il s’agit du dernier paiement, le système imprimera une quittance finale et s’il ne s’agit pas du dernier paiement, le système imprimera la quittance partielle.
Une lettre est imprimée par chèque et par numéro de commande d’achat/contrat.
Donc, par exemple, si un chèque paie deux factures de deux numéros de commande d’achats/contrat différents, deux lettres distinctes seront imprimées avec le montant de chacune des factures.
Voici un exemple de la lettre pour une quittance partielle :
Voici un exemple de la lettre pour une quittance finale :
Entête de la lettre
Nom et adresse
Il s’agit du nom et de l’adresse de la compagnie définis à la fiche « Compagnie » des données de base de système. Si un logo est défini au champ « Logo français large » de l’onglet « Logo », ce logo sera affiché à la place du nom de la compagnie.
Le titre de la lettre
Dépendamment s’il s’agit d’une quittance finale ou partielle, le titre sera différent :
Quittance partielle : « Reconnaissance de paiement partiel »
Quittance finale : « Reconnaissance de paiement final et renonciation à l’hypothèque légale »
Nom du projet
Description du projet de la facture payée.
Numéro du projet
Code du projet de la facture payée.
Adresse des travaux
Adresse inscrite à la section de droite de l’onglet « Destinataire » de la commande d’achat/contrat en lien avec la facture payée.
Nom du sous-entrepreneur
Le nom inscrit à la fiche du fournisseur à qui est émis le chèque.
Adresse
L’adresse complète du fournisseur à qui est émis le chèque.
Corps de la lettre :
Le texte est sensiblement le même :
« Agissant comme sous-entrepreneur, donne une quittance partielle/finale à l’entrepreneur général < Nom de la compagnie > et renonce à ses droits à une hypothèque légale jusqu’à concurrence des montants reçus. Le sous-entrepreneur reconnaît avoir reçu le chèque # < numéro du chèque > daté du <aaaa-mm-jj> au montant de < montant du chèque > pour la somme cumulative de < Montant cumulatif > du dit Entrepreneur. Il déclare également qu’il a versé tous les montants dus à ce jour pour ses sous-traitants, fournisseurs et la main-d’œuvre ainsi que toutes les remises gouvernementales dues relativement aux travaux exécutés au projet ci-haut mentionné. »
Donc, le type de la quittance « partielle » ou « finale » peut changer et la phrase suivante est présente uniquement pour la quittance partielle :
« ..et renonce à ses droits à une hypothèque légale jusqu’à concurrence des montants reçus. »
Nom de la compagnie
Il s’agit du nom de la compagnie inscrit à la fiche « Compagnie » des données de base de système.
Numéro du chèque
Il s’agit du numéro du chèque imprimé.
Date du chèque
Il s’agit de la date du chèque. Le format de la date est selon le format de date de configuration du poste.
Montant du chèque
Il s’agit du montant de la ou des factures en lien à la commande d’achat/contrat dénoncé. Si le chèque paie différentes factures dont certaines ne sont pas en lien avec la commande d’achat/contrat dénoncé, ces montants ne seront donc pas inclus à la lettre.
Montant cumulatif
Il s’agit du total des chèques ayant déjà été effectué et pour lesquels les quittances ont été reçues, incluant le chèque en cours, en lien avec la commande d’achat/contrat dénoncé. Pour déterminer si les quittances des chèques ont été reçus, il s’agit de valider si une date est inscrite au champ « Reçue » des lignes de quittance au suivi des contrats dénoncés de CTRL/Produit.
Exemple d’un suivi de contrat :
Donc si un prochain chèque de 10 000$ est effectué, le montant cumulatif imprimé sur la lettre sera de 17 500$, soit le 10 000$ du chèque courant plus le paiement de 7 500$ pour lequel la quittance a été reçue le 2015-02-28.
En fait, il s’agit du total des transactions de « Quittance » inscrite à l’option « Suivi des contrats dénoncés » de la commande d’achat/contrat dans CTRL/Produit.
Imputation de l’escompte de paiement
Ce paramètre permet de définir si l’imputation aux projets de l’escompte de paiement doit être faite selon les informations de projet déjà définies à la facture ou si elle doit être spécifique selon les informations projet défini aux champs suivants.
Lorsque le paramètre « Projet spécifique ci-dessous » est défini, au moins un des champs suivant Projet, Activité, Extra, Équipement, Catégorie de coût ou TEC, doit contenir une information. Par contre, il n’est pas nécessaire qu’ils en contiennent tous puisque l’imputation complétera avec les informations de projet définies à la facture.
Exemple, la facture payée contient les informations de projet suivantes :
Projet : PRJ001
Activité : ACT001
Cat. de coût : 3
TEC : Oui
Et aux paramètres de gestion, seulement les champs Activité et TEC contiennent les informations suivantes :
Activité : ACTADM
TEC : Non
Ainsi, l’imputation de l’escompte s’effectuera comme suit :
Projet : PRJ001
Activité : ACTADM
Cat. de coût : 3
TEC : Non
Lorsque le paramètre est défini à « Projet spécifié à l’achat », les informations de projet définies à l’achat seront répétées pour l’écriture de l’escompte.