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La fonction « Effet bancaire » permet de visualiser les effets bancaires en cours et de les concilier à une date donnée. Notez que le processus de conciliation s’effectue dans un seul écran de travail.
Pour activer cette
fonction, vous pouvez sélectionner le bouton .
Banque
Il s’agit d’indiquer le numéro de compte de banque visé par le processus de conciliation.
Date
Il s’agit d’indiquer la date limite, normalement la fin de période comptable, de conciliation. Le système ne présente que les effets en cours avant cette date limite.
De plus, notez que tout effet concilié le sera à cette date spécifique.
Solde
Il s’agit d’indiquer le solde réel du compte de banque tel que spécifié à l’état de compte bancaire.
En appuyant sur <Entrée> pour confirmer le solde bancaire, le système met à jour la liste des effets bancaires en cours pour la date de conciliation spécifiée et la barre de statut de la fenêtre de conciliation présente l’information sommaire du processus de conciliation.
Certains champs supplémentaires pourraient apparaître selon certaines configurations du système, comme la gestion par succursale, la gestion intercompagnie et la gestion multidevise. Pour plus d’information, consultez la section « Configuration des transactions ».
Modalité
Il s’agit de la modalité de l’effet. Cette modalité est déterminée au moment d’effectuer les paiements de factures client et/ou fournisseurs. Par exemple, lors de la caisse-déboursé, il est possible de définir si le paiement est effectué par chèque ou s’il s’agit d’un paiement direct, c'est-à-dire par Internet ou par virement. Trois (3) modalités sont possibles, soit :
Chèque
Pour les recettes et déboursés effectués par Chèques.
Paiement direct
Pour les recettes et déboursés effectués par paiement direct.
Autre
Pour tout autre type de transaction, par exemple lors de la création des frais bancaires à la conciliation bancaire.
EDI
Ce paramètre permet de définir si le paiement direct a été fait par EDI, c'est-à-dire qu’il a été généré par l’envoi, par Internet, d’un fichier généré par la caisse-déboursé ou le paiement en lot des factures fournisseur. Si oui, ce paramètre sera à « Oui ». Si le paiement direct a été effectué par Internet, mais sur le site d’une institution financière ou encore par un virement de compte, ce paramètre sera à « Non ».
Effet
Il s'agit du numéro de l'effet de la transaction.
Description
Il s'agit de la description de la transaction.
Date
Il s'agit de la date de la transaction.
Type
Il s'agit du type de la transaction
Déboursé
Il s'agit des transactions provenant du journal déboursé (chèque).
Recette
Il s'agit des transactions provenant du journal Recette (dépôt).
Fournisseur
Il s'agit des transactions provenant de l'impression en lot des chèques fournisseur.
T-Paiement en transit
Il s’agit des transactions provenant des paiements en lot des fournisseurs. Pour plus d’information, consulter la section « Transfert des écritures des paiements » de la section « Paiement en lot des fournisseurs ».
Autre
Il s'agit des transactions créées directement à partir de la conciliation ou au journal général.
Paie
Il s'agit des transactions provenant de la paie (Module « Paie »).
Recette automatique
Il s’agit des transactions provenant des écritures automatiques.
Déboursé automatique
Il s’agit des transactions provenant des écritures automatiques.
Montant
Il s'agit du montant de la transaction.
Conciliation
Il s'agit de la date de la conciliation si l'effet est déjà concilié, mais à une date postérieure à la date de la conciliation inscrite plus haut. Si un effet ayant déjà une date de conciliation est sélectionné pour une nouvelle conciliation, cette date changera pour celle de la conciliation en cours.
Pour concilier un effet en circulation, cochez-le simplement en cliquant avec la souris dans la colonne « S » ou appuyez sur la clé « Tab » une fois positionné sur l’effet en question.
Sur la barre de statut, les soldes sont présentés.
Grand Livre
Ce montant représente le solde informatique du compte de banque à la date de conciliation spécifiée.
Chèque
Ce montant représente le total des chèques en circulation et les effets de type « Autre » au crédit.
Dépôt
Ce montant représente le total des dépôts en circulation et les effets de type « Autre » au débit.
Total
Ce montant représente le solde informatique calculé du compte de banque à la date de conciliation spécifiée. Ce montant est le résultat de : solde du compte de banque au grand livre + Chèque - Dépôt.
Différence
Ce montant représente la différence entre le solde réel indiqué au coin supérieur droit de la fenêtre et le solde informatique calculé, soit le montant affiché au champ « Total ».
Évidemment, la conciliation bancaire balance uniquement lorsque le champ « Diff. » est égal à 0$.
Au fur et à mesure que vous conciliez des effets, notez la variation dynamique du montant affiché au champ « Différence ». Normalement, plus vous progressez dans le processus, plus l’écart entre le solde informatique et le solde réel devrait se réduire pour atteindre 0$ une fois complété.
Pour concilier de façon finale les effets cochés, activez la fonction « Traiter » (<Alt-F1>) du menu OPTION ou cliquez sur le bouton « Porte ». Dans ce dernier cas, le système vous affiche un message vous demandant de confirmer ou non la conciliation des effets cochés.
Si vous répondez « Non », la sélection en cours des effets cochés est annulée.
Pour l’impression du rapport de conciliation finale, activez la fonction « Conciliation finale » au sous-menu GRAND LIVRE du menu RAPPORT.
Enfin, notez qu’outre son utilité habituelle, la fonction conciliation bancaire de CTRL/Finance peut être utilisée pour évaluer en tout temps le solde approximatif d’un compte de banque à n’importe quelle date.