Gestion > Fournisseur > Paiement en lot

La fonction « Modifier » du menu PAYER permet de modifier la liste préliminaire générée à l’étape précédente.

Il est possible de modifier ou d'ajouter un montant d'escompte. Le montant payé peut être modifié, mais il n'est pas possible d'inscrire un montant plus élevé que celui présenté. Lorsqu'une facture ne doit pas être payée, il est possible de modifier le montant payé pour inscrire zéro, ou de simplement détruire la facture.

Notez qu'une facture détruite à cette étape est seulement enlevée de la liste et non pas supprimée du compte fournisseur.

Il est également possible d'ajouter une facture ou un paiement « payé d'avance » à la liste préliminaire. Si le numéro de facture est existant au dossier du fournisseur, elle sera ajoutée, et si elle n'existe pas, le système demandera s'il s'agit d'un paiement anticipé. Pour ajouter une facture déjà existante, la date de cette dernière doit être égale ou inférieure à la date du chèque, soit la date du jour.

La date du chèque, la modalité et l’EDI peuvent être modifiés pour l’ensemble des factures d’un fournisseur ou seulement certaines factures du fournisseur. Lors du changement de l’une des informations de la date de chèque, de la modalité ou de l’EDI pour un fournisseur possédant plus d’une transaction, un message sera affiché :

Il s’agit de sélectionner le bouton Toutes les transactions, si toutes les transactions du fournisseur doivent être modifiées, ou le bouton Transactions ayant les mêmes informations, si seulement les transactions ayant les mêmes informations avant la modification doivent être modifiées pour ces mêmes informations. Si cette modification ne doit pas être appliquée à aucune autre transaction du fournisseur, il s’agit simplement de sélectionner le bouton Non.

L’impression des chèques regroupe les transactions par fournisseur et par date de chèques. Ainsi, un même fournisseur peut avoir plus d’un chèque, soit un chèque par date. De plus, pour un même fournisseur, certaines factures peuvent générer un chèque, certaines autres un paiement direct sans EDI et certaines autres un paiement direct avec EDI, donc être incluses au fichier de dépôt.

À l’assignation d’une nouvelle information par la modification en lot (plus d’une transaction sélectionnée (Tagger), la question ne sera pas posée et seulement les transactions sélectionnées auront la nouvelle information.

Il est possible d’éditer cette liste à tout moment durant le processus. Par contre, si les chèques ou les avis de paiement direct ont déjà été imprimés, un message de validation sera affiché à l’activation du bouton « Modifier/Consulter » :

Ensuite, à l’édition d’une transaction, un message sera affiché pour aviser que les chèques ou les talons devront être à nouveau imprimés selon que la modification s’applique à un paiement direct ou un paiement par chèque :

De plus, si un fichier de dépôt est déjà généré, un message avisera et demandera une confirmation d’annulation du fichier.

Par contre, il est possible de sécuriser cette édition par les matrices d’accès des usagers et, s’il n’a pas accès, la liste préliminaire ne s’activera pas et le message suivant sera affiché :

Pour bloquer l’accès à cette régénération, il s’agit du module FS000294. Pour plus d’information sur les droits d’accès, consultez le guide de CTRL/Smigg.

Statut

Il s’agit du statut du paiement. Trois statuts sont possibles, soit Actif (ACT), Dépôt (DEP) et Annulé (ANN).

Ce statut ne peut être édité à cette étape. L’édition est possible au bouton suivant « Sélection des paiements à déposer ».

Le statut Actif signifie que le paiement est actif pour toutes les étapes du tableau des paiements en lot, mais ne sera pas inclus à la génération du fichier de dépôt.

Le statut Dépôt signifie que le paiement sera ou est inclus au fichier de dépôt s’il est déjà généré. Naturellement ce statut pourra être assigné seulement au paiement ayant le paramètre EDI défini à Oui.

Le statut Annulé est un statut très temporaire; Si un renversement de déboursé est effectué pour un paiement qui est présent au lot 0-Paiement en transit, le statut sera assigné à Annulé, juste avant d’être détruit lorsque le renversement est complété. Donc un paiement de statut Annulé ne pourra plus être édité pour lui assigner le statut Dépôt pour l’inclure à un fichier de dépôt à la fonction « Sélection des paiements à déposer ».

Dépendamment de la configuration du paramètre de gestion « Gestion de paiement en transit » l’initialisation du statut sera différente.

Si le paramètre est défini à « Non », le statut sera assigné à ACT pour les paiements ayant le paramètre EDI défini à Non et sera assigné à DEP pour les paiements ayant le paramètre EDI défini à Oui, donc tous les paiements EDI définis à Oui seront inclus au fichier de dépôt automatiquement.

Si le paramètre est défini à « Oui » le statut sera assigné ACT pour tous les paiements. Pour les paiements ayant le paramètre EDI à Oui, le statut DEP pourra être assigné, selon le choix d’un usager, au bouton suivant « Sélection des paiements à déposer ».

Pour plus d’information, consulter la section « Paramètres fournisseur » des données de base de gestion.

Pour plus d’information, consulter la section suivante « Sélection des paiements à déposer »

Date de dépôt

Il s’agit de la date qui sera assignée au champ « Date de disponibilité des fonds » du fichier de dépôt. Cette date n’est pas éditable à cette étape.

Si le paramètre « Gestion de paiement en transit » est défini à Non, cette date sera toujours la même que la date de l’effet.

Pour plus d’information, consulter la section suivante « Sélection des paiements à déposer ».

No du fichier de dépôt

Il s’agit du numéro du fichier de dépôt une fois qu’il est généré.

EDI

Ce paramètre permet de définir si le paiement direct en cours s’effectuera par EDI; donc un fichier de dépôt (paiement) sera généré et pourra être transféré par Internet à l’institution financière.

Ce paramètre est éditable seulement si la modalité est préalablement définie à « Paiement direct ».

Ce champ est initialisé selon le champ EDI de la fiche du fournisseur courant. Par contre, si le compte de banque sélectionné ne gère pas les paiements EDI, le champ ne sera pas éditable et il sera initialisé à « Non ».

Confirmation

Si la modalité est définie à « Paiement direct » et EDI à « Non », le champ « Confirmation » sera éditable et permettra d’inscrire le numéro de confirmation fourni lorsque le paiement est effectué de façon manuelle sur les sites des institutions financières, exemple, Telnat, AccesD, etc.

Quittance

Ce paramètre permet de définir si une lettre de quittance sera imprimée à la fonction suivante « Lettre de quittance ». Pour plus d’information, consultez la section suivante « Lettre de quittance ». Le système assignera lui-même le bon paramètre.

Finale

Si le chèque courant paie la ou les dernières factures de la commande d’achat (contrat) dénoncée.

Partielle

Si le chèque courant ne paie pas la ou les dernières factures de la commande d’achat (contrat) dénoncée.

Aucune

Si le chèque courant paie une ou des factures qui n’ont pas de numéro de commande d’achat (Contrat) de défini ou, s’il y a en a un, le contrat n’est pas dénoncé.

Lorsque la quittance est à « Finale » ou « Partielle », il sera possible de la modifier. Toutes les factures du même fournisseur et le même numéro de commande vont également être modifiés pour la nouvelle quittance.

La gestion des quittances est possible dans CTRL/Finance, si le secteur d’activité est défini à « Construction » aux paramètres de la compagnie, et si un répertoire d’intégration est défini pour CTRL/Produit.

Pour plus d’information, consultez la section « Suivi des contrats dénoncés et quittance à recevoir » du guide CTRL/Produit.

Sous-traitance

Ce champ indique si le paiement concerne de la sous-traitance. Si le paiement concerne un achat saisi préalablement, ce champ sera initialisé selon ce même champ à la transaction de l’achat, sinon, il sera initialisé selon le champ « Sous-traitant » de la fiche fournisseur.

Ce champ est éditable en tout temps, et ce, même s’il s’agit d’un paiement pour une facture saisie préalablement.

Ce champ permet l’impression des déclarations T5018-États des paiements contractuels.

Pour plus d’information, consultez la section « Déclaration T5018 ».

Cette fonction sera présente uniquement si la compagnie est du secteur « Construction ».