Gestion > Fournisseur > Payer
Cette étape permet, après avoir imprimé les chèques et/ou talons des fournisseurs, de générer/créer le fichier du dépôt bancaire des paiements aux fournisseurs.
Si le paramètre « Gestion de paiements en transit » est défini à oui, il faut d’abord activer le bouton « Sélection des paiements à déposer » et assigner le statut Dépôt (DEP) aux paiements qui doivent être inclus au fichier. Si le paramètre est défini à Non, tous les paiements ayant le paramètre EDI à Oui seront inclus au fichier de dépôt.
Pour plus d’information, consulter la section « Paramètres fournisseur » des données de base de gestion.
Nombre
Numéro
Il s’agit du numéro de dépôt, une fois le dépôt généré. Ce numéro provient du champ « Séquence du fichier de dépôt direct » de la fiche du compte de banque.
À l’activation de cette option, le système présente un tableau de confirmation des informations.
Fichier
Il s’agit du nom du fichier de dépôt et du répertoire où il sera créé.
Le répertoire peut être personnalisé au champ « Répertoire des fichiers » de l’onglet « Général » des données de base de gestion.
Par défaut, le fichier est créé dans le répertoire :
\RépertoireInstallation\Production\CompagnieCourante\Fournisseur-CompteBanque\NuméroDépôt
Exemple :
C:\Finance\Production\Cixxxxxx\Fournisseur-1110\0082
Donc pour chaque dépôt généré, un répertoire sera créé selon le numéro du dépôt contenu dans le fichier. Chaque répertoire et fichier seront conservés.
Par contre, il est possible de changer le répertoire au champ « Répertoire des fichiers » de l’onglet Général des données de base de gestion.
Voici les noms techniques des fichiers qui sont créés pour les dépôts bancaires :
Institution Fichier
Banque CIBC CIBC.TXT
Banque Royale STDFCRED.DAT
Banque TD TD.DAT
Banque de Montréal BNQMTL.DAT
Banque Scotia BNQSCO.DAT
Banque Laurentienne LAUR.TXT
Caisse Populaire DB « numéro du dépôt ».DAT
Banque Nationale « TF03800 »+« 5 premiers chiffres du numéro de l’émetteur ».zip
Pour la Banque Nationale, la particularité est que le premier fichier créé est un fichier .TXT et ensuite ce fichier est compressé sous le nom : « TF03800 » + « 5 premiers chiffres du numéro de l’émetteur ».ZIP et le fichier .TXT est ensuite détruit.
Le numéro de l’émetteur est défini à la fiche du compte de banque. Pour plus d’information, consultez la section « Compte de banque » du guide CTRL/Finance.
À la confirmation de la génération de dépôt (sélection du bouton Générer le fichier), le fichier de dépôt sera créé et, si un raccourci du site de l’institution financière est défini à la fiche de l’institution financière du compte de banque produisant le fichier de dépôt, le site Web pour le transfert du fichier s’activera.
Certaines spécificités doivent être respectées pour assurer le bon cheminement des dépôts. Voici les étapes à suivre :
● Il faut d’abord communiquer avec son institution financière pour s’inscrire et vérifier auprès d’elle l’adresse de leur portail Web.
● Se procurer le nom et le numéro des institutions financières avec lesquelles les fournisseurs font affaire et leur numéro de folio.
● Créer toutes les institutions financières des fournisseurs. Pour plus d’information, consultez la section « Institutions financières » aux données de base de gestion.
● Mettre à jour les fiches des fournisseurs au niveau du numéro de folio et de la banque et modifier la modalité pour indiquer « Dépôt direct » à la fiche du fournisseur. Pour plus d’information, consultez la section « Fiche fournisseur » de la section Fournisseur.
● Compléter les informations pertinentes à la section « EDI » de la fiche des comptes de banque et de la fiche des institutions financières. Pour plus d’information, consultez les sections « Compte de banque » et « Institution financière » des données de base de gestion.