Gestion > Fournisseur > Fiche
La fonction « Fiche » du menu FOURNISSEUR permet d’éditer des coordonnées des fournisseurs.
Fournisseur
Il s’agit du code identifiant le fournisseur. Le système ne permet pas de créer deux fournisseurs avec le même code. Nous recommandons de conserver le même nombre de caractères pour tous les fournisseurs.
Coordonnées du fournisseur
Il s’agit des coordonnées du fournisseur, nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de fax et courriel.
Territoire
Il s'agit du territoire du fournisseur. Ce territoire est utilisé au niveau du configurateur de taxes et de la distribution comptable de CTRL/Produit.
Responsable
Il s’agit du nom du responsable chez le fournisseur. Ce nom s'imprime au niveau de l'analyse des comptes à payer.
Langue
Il s’agit d’un code qui permet d’identifier la langue de travail du fournisseur de manière à lui faire parvenir des documents (chèques, etc.) titrés en français (F) ou en anglais (A).
Devise
Il s'agit de la devise du fournisseur. Donc lors de la saisie de différentes transactions pour ce fournisseur, cette devise sera initialisée à la transaction.
Référence
Il s’agit d’un champ alphanumérique pouvant être utilisé à différentes fins.
No fédéral d’ent.
Il s’agit du numéro fédéral d’entreprise du fournisseur ou, s’il s’agit d’un particulier, de son numéro d’assurance sociale.
Dépendamment du code qui est définit au champ « Type du bénéficiaire », ce numéro peut être imprimé aux formulaires de déclaration :
T5018-État des paiements contractuels
T4A-État du revenu de pension, de retraite, de rente ou d’autres sources
T5-État des revenus de placement
No provincial d’ent.
Il s’agit du numéro provincial d’entreprise du fournisseur ou, s’il s’agit d’un particulier, de son numéro d’assurance sociale.
Ce numéro peut être imprimé au formulaire de déclaration Relevé 3-Revenus de placement, dépendamment du code défini au champ « Type du bénéficiaire ».
Maître
Ce champ permet de regrouper des fournisseurs sous un dossier « Maître ». Différents rapports offrent la possibilité d'imprimer par groupe. L'impression des chèques peut être faite par groupe, c'est-à-dire que les achats sont saisis pour les différents fournisseurs, mais le chèque sera fait au fournisseur maître et il inclura les factures de tous les fournisseurs ayant ce fournisseur maître. Le fournisseur maître doit avoir son propre code au champ « Maître ».
Statut
Il s’agit du code de statut du dossier. Ce statut est validé à la saisie de certaines transactions. Pour plus d’information, consultez la section « Statut de fournisseur » des données de base de gestion.
Succursale
Il s’agit de la succursale à laquelle le fournisseur est lié. Lors de la saisie de transactions pour le fournisseur, ce code de succursale sera suggéré.
Ce champ sera présent uniquement, si le paramètre de gestion général « Gestion par succursale » est défini à Oui.
Catégorie
Il s'agit d'un code qui permet d'identifier la catégorie du fournisseur. Ce code est exploité pour l'impression de l'analyse des comptes à payer. Une fenêtre de sélection (F3) des codes de catégories est disponible et présente les codes déjà créés à la table des catégories.
Compagnie liée
Ce paramètre permet de définir à quelle compagnie ce fournisseur est lié; c'est-à-dire que ce fournisseur représente quelle autre compagnie du système. Ce paramètre servira plus tard lors de la saisie de transactions d’achat pour ce fournisseur, pour identifier que cette transaction est pour un fournisseur qui est en fait une autre compagnie du système. Ainsi, lors de l'impression des états financiers consolidés, il sera possible de ne pas inclure ces transactions.
Ce paramètre sera présenté uniquement si le paramètre « Intercompagnies » de l’onglet « transaction » des paramètres de la compagnie est défini à « Oui ».
Codes de taxes provinciale et fédérale
Il s’agit de codes qui permettent le calcul automatique des deux taxes lors de la saisie au journal des achats.
No taxe Fed / NAS
Il s’agit du numéro de compte de taxes fédérales du fournisseur.
Ce numéro sera imprimé au champ « No du compte du bénéficiaire » du formulaire « T5018-État des paiements contractuels ».
No taxe provinciale
Il s’agit du numéro de compte de taxes provinciales du fournisseur.
Limite de crédit
Il s’agit de la limite de crédit du fournisseur. Lors de l’entrée d’une transaction, le système vérifie si le montant dépasse la limite de crédit. Si c’est le cas, un message est affiché. Si vous laissez ce champ à 0.00, le fournisseur n’a pas de limite de crédit et le message sera affiché à chaque transaction. Pour éviter ce problème, indiquez une limite de crédit très élevée au besoin. Ce champ est initialisé selon la limite de base inscrite au champ « Limite de crédit du fournisseur » aux paramètres de compagnie. Pour plus d'information, consultez la section « Information générale » des paramètres comptables de compagnie.
Dépassement de crédit
Ce paramètre permet de définir comment doit être gérée la limite de crédit définie au champ précédent « Limite de crédit ». Trois choix sont possibles :
Aucune vérification
Aucune validation ne sera faite.
Oui avec message :
Le système avisera si la limite est dépassée, mais permettra tout de même de conclure la transaction.
Bloqué
Le système avisera que la limite de crédit sera dépassée et ne permettra pas de conclure la transaction.
Taux intérêt (%)
Il s’agit du taux d’intérêt mensuel en pourcentage qui sera chargé par le fournisseur à l’échéance d’un des comptes. Ce champ est initialisé selon le pourcentage inscrit au champ « Taux d'intérêt fournisseur » aux paramètres de compagnie. Pour plus d'information, consultez la section « Information générale » des paramètres comptables de compagnie.
Échéance due
Il s’agit de l’échéance de crédit du client qui servira à déterminer la date due des factures. L'échéance peut être un nombre de jours précis (exemple : 30 jours plus tard que la date de la facture) ou encore, elle peut être pour une date précise pour un mois déterminé (exemple : le 15 du mois suivant, la date de la facture).
Sous-traitant
Ce paramètre permet de définir si le fournisseur est un sous-traitant ou non. Ce champ initialisera le champ « Sous-traitance » du journal des achats et de l’entête des documents d’achat de CTRL/Produit.
Cette information est nécessaire pour la gestion des déclarations « T5018-État des paiements contractuels ». Pour plus d’information, consultez la section « Déclaration T5018 ».
Lors de la modification de ce champ, un message sera présenté pour permettre également de modifier le champ sous-traitance de toutes les transactions et factures à payer du fournisseur incluant les transactions ayant la période 00.
Type du bénéficiaire
Ce paramètre permet de définir le type du fournisseur, c’est-à-dire le type du bénéficiaire des paiements. Ce type est utilisé et/ou imprimé aux différents formulaires de déclaration (T5018, T4A, T5, Relevé 3). Les types possibles sont :
● 1-Particulier
● 2-Compte conjoint
● 3-Société
● 4-Association/Société de personne
● 5-Gouvernement/Corp public
● 6-Conjoint auteur fiducie
● 7-Compte commun
T5018- État des paiements contractuels
Les 9 premiers caractères du champ « No fédéral d’entreprise » seront imprimés au champ « No d’assurance sociale » du formulaire si le type du bénéficiaire du fournisseur est l’un des types suivants :
● 1-Particulier
● 2-Compte conjoint
● 6-Conjoint auteur fiducie
● 7-Compte commun
Le numéro du champ « No fédéral d’entreprise » sera imprimé au champ « No du compte du bénéficiaire » du formulaire s’il n’y a aucun numéro défini au champ « No taxe fédérale » et si le type du bénéficiaire du fournisseur est l’un des types suivants :
● 3-Société
● 4-Association/Société de personne
● 5-Gouvernement/Corp public
T4A – État du revenu de pension, de retraite, de rente ou d’autres sources
T5 – État des revenus de placement
Lorsqu’un employé est associé à un fournisseur (Champ Fournisseur de la fiche employé) :
Le numéro du champ « No fédéral d’entreprise » sera imprimé au champ « Numéro d’assurance social » des formulaires si aucun numéro n’est défini au champ « Numéro d’assurance social » à la fiche de l’employé et si le type du bénéficiaire de la fiche fournisseur est soit :
● 1-Particulier
● 2-Compte conjoint
● 6-Conjoint auteur fiducie
● 7-Compte commun
Le numéro du champ « No fédéral d’entreprise » sera imprimé au champ « No du compte du bénéficiaire » des formulaires si le type du bénéficiaire est soit :
● 3-Société
● 4-Association/Société de personne
● 5-Gouvernement/Corp public
Le code du « Type de bénéficiaire » sera également imprimé au champ « 23-Type de bénéficiaire » du formulaire T5.
Relevé 3 – Revenu de placement
Lorsqu’un employé est associé à un fournisseur (Champ Fournisseur de la fiche employé);
Si aucun numéro n’est défini au champ « Numéro d’assurance social » à la fiche de l’employé, le numéro du champ « No provincial d’entreprise » sera imprimé au champ « Numéro d’assurance social » du formulaire, si le type du bénéficiaire de la fiche fournisseur est soit :
● 1-Particulier
● 2-Compte conjoint
● 6-Conjoint auteur fiducie
● 7-Compte commun
Le numéro du champ « No provincial d’entreprise » sera imprimé au champ « Autre numéro d’identification » du formulaire, si le type du bénéficiaire est soit :
● 3-Société
● 4-Association/Société de personne
● 5-Gouvernement/Corp public
Le code du « Type de bénéficiaire » sera également imprimé au champ « 23-Type de bénéficiaire » du formulaire Relevé 3.
Statut de facture
Ce paramètre permet de définir le statut à assigner automatiquement aux factures créées pour le fournisseur dans CTRL/Produit et/ou CTRL/Finance. Si aucun statut n'est spécifié, le statut sera selon le document d'achat généré dans CTRL/Produit ou sera ACTif si l'achat est créé à partir du journal des achats de CTRL/Finance. Seulement les statuts de traitement « Actif » ou « En approbation » peuvent être assignés.
Livraison
Transporteur
Il s’agit du nom de la compagnie qui va transporter la livraison.
Conditions
Il s’agit des conditions particulières pour la livraison.
Dénonciation
La gestion des quittances est possible dans CTRL/Finance, si le secteur d’activité est défini à « Construction » aux paramètres de la compagnie, et si un répertoire d’intégration est défini pour CTRL/Produit.
Quittance à recevoir
Il s’agit du solde des quittances à recevoir du fournisseur. Cette information provient du total des quittances à recevoir des commandes d’achat de CTRL/Produit.
Impression de la lettre de quittance
Ce paramètre permet de définir si une lettre de quittance doit être imprimée au moment de l’impression de chèque payant des factures en lien à une commande d’achat/contrat dénoncé. Pour plus d’information sur la gestion des contrats dénoncés, consultez la section « Suivi des contrats dénoncés et quittance à recevoir » du guide CTRL/Produit.
Les informations suivantes sont à titre informatif et ne sont pas éditables.
Dernier débit
Il s’agit du montant et de la date de la dernière transaction au débit.
Achat total annuel
Il s’agit du total des achats pour l’année en cours.
Balance courante
Il s’agit de la balance courante pour ce fournisseur.
Dernier crédit
Il s’agit du montant et de la date de la dernière transaction au crédit.
Paiement total annuel
Il s’agit du total des paiements pour l’année en cours.
Escomptes totaux annuels
Il s’agit du total des escomptes de paiement accordés par ce fournisseur pour l’année en cours.
Commentaire
Il s’agit d’un champ qui permet de conserver jusqu’à 99 pages de texte sur le dossier du fournisseur.
Modalité de paiement
Permet de définir la modalité défaut du fournisseur. Deux modalités sont possibles, soit par chèque ou par paiement direct.
EDI
Permet de définir si le fournisseur sera payé par EDI (Échange de Données Informatisées, ou en version originale « Electronic Data Interchange »). Cette fonction permet de générer un fichier pour l'ensemble des paiements effectués pour différents fournisseurs et de le transférer à votre institution financière, laquelle va ensuite transférer les montants de votre compte aux comptes des fournisseurs.
Escompte de paiement
% d’escompte
Il s’agit du pourcentage d’escompte sur paiement applicable, s’il y a lieu. Par exemple, 2% : 2.00.
Échéance escompte
Il s’agit de l’échéance de l’escompte en nombre de jours qui servira à déterminer la date d'escompte des factures. L'échéance peut être en nombre de jours précis (exemple : 30 jours plus tard que la date de la facture) ou encore, elle peut être pour une date précise pour un mois déterminé (exemple : le 15 du mois suivant, la date de la facture).
Gestion de la liste préliminaire
Les deux paramètres suivants sont pour la gestion de l'impression des chèques en lot (liste préliminaire). Pour plus d'information, consultez la section « Paiement en lot des fournisseurs » de la section « Fournisseur ».
Paiement selon date due
Ce paramètre permet de définir si les factures de ce fournisseur doivent être payées en tenant compte de la date de sélection inscrite à la liste préliminaire ou non. Sinon, alors toutes les factures du fournisseur sont toujours incluses à la sélection de la liste préliminaire, peu importe la date de sélection inscrite versus la date due des factures.
Exemple :
Date de la facture : 2008-11-03
Date due : 2008-12-02
Date de sélection de la liste préliminaire : 2008-11-05
Si le paramètre est à « Oui », cette facture ne fera pas partie de la liste préliminaire, car la date due est postérieure à la date de sélection.
Si le paramètre est à « Non », cette facture fera partie de la liste préliminaire, et ce, même si la date due est antérieure à la date de sélection.
Escompte selon date d'escompte
Ce paramètre permet de définir si les escomptes du fournisseur doivent être appliqués selon la date d'escompte limite inscrite à la facture ou si l’escompte doit toujours être appliqué, et ce, même si la date limite est dépassée.
Exemple :
Date de la facture : 2008-10-01
Date due : 2008-10-31
Date limite de l’escompte : 2008-10-15
Date de sélection de la liste préliminaire : 2008-11-05
Si le paramètre est à « Oui », le montant de l’escompte ne sera pas appliqué, car la date limite de l’escompte est antérieure à la date de sélection.
Si le paramètre est à « Non », le montant de l’escompte sera appliqué, et ce, même si la date limite de l’escompte est antérieure à la date de sélection.
EDI
Institution financière
Il s'agit du numéro de l’institution financière (banque) où seront déposés les paiements du fournisseur. Cette information est nécessaire pour effectuer les des paiements par EDI. Cette institution doit exister à la table des institutions financières.
Folio
Il s'agit du numéro de folio du fournisseur où sera transféré son paiement. Saisir le numéro sans tiret et sans espace.
Il ne sera pas possible de supprimer l’information de ces deux derniers champs si le fournisseur a des paiements en cours en paiement direct EDI.
Un message sera affiché pour aviser :
