L’onglet « Fiche » permet d'éditer les informations de base de la compagnie.

Code de compagnie

Il s’agit du code de la compagnie sélectionnée.

Nom et adresse

Il s’agit du nom et de l’adresse de la compagnie. Pour que le nom de la compagnie soit centré sur les rapports et les écrans, il doit être centré à l’intérieur des 30 caractères disponibles. L’adresse peut être saisie en français ou en anglais. Dans l’impression des différents formulaires, tels que les factures, chèques et états de compte, le système vérifie la langue de correspondance du client ou fournisseur et imprime l’adresse équivalente.

Âge des comptes à recevoir

Il s’agit de deux paramètres qui permettent de définir la classification utilisée pour l’analyse de l’âge des comptes à recevoir. Le nombre de jours minimum définit l’intervalle de jours pour chaque classe (ex. : 30, 60, etc.) et le nombre de jours maximum définit la limite supérieure de la dernière classe (ex. : 120 jours). Notez que le nombre de jours maximum doit être un multiple du nombre de jours minimum. Cette règle étant respectée, il est possible de créer n’importe quelle classification, par exemple 7, 14, 21, etc.

Le système crée toujours une classe supplémentaire pour tout recevable dépassant la dernière classe qui est spécifiée avec la mention « Nb de jours et + », par exemple « 120 jours et + ».

Âge des comptes à payer

La paramétrisation de la classification utilisée pour l’analyse de l’âge des comptes à payer emprunte la même approche que celle appliquée pour les comptes à recevoir.

Nb. Périodes (12-13)

Il s’agit du nombre de périodes comptables pour l’année financière. L’année financière aura 12 périodes si les fermetures de périodes se font à la fin de chaque mois et 13 périodes si les fermetures se font aux 4 semaines.

Taux intérêt client

Ce champ permet de définir une valeur par défaut pour le taux d’intérêt mensuel qui sera chargé aux clients à l’échéance. Lors de la création d’un client dans CTRL/Finance, le système affichera cette valeur par défaut. Un taux mensuel de 2% s’inscrit 2.00. Ce champ peut également être utilisé lors de l’intégration automatique entre logiciels CTRL si la fiche client a été créée à partir d’un autre logiciel que CTRL/Finance.

Échéance du client (jrs)

Ce champ permet de définir une valeur par défaut pour l’échéance de crédit des factures des clients. Lors de la création d’un client, le système affichera cette valeur par défaut qu’il sera possible d’accepter ou de modifier. L’information doit être saisie en nombre de jours. Lors d’une entrée de facture, le système calcule lui-même la date d’échéance de la facture et du nombre de jours enregistré dans la fiche client. Ce champ peut également être utilisé lors de l’intégration automatique entre logiciels CTRL si la fiche client a été créée à partir d’un autre logiciel que CTRL/Finance.

Limite de crédit client

Ce champ permet de définir une valeur par défaut pour la limite de crédit des clients. Lors de la création d’un client, le système affichera cette valeur par défaut qu’il sera possible d’accepter ou de modifier. Ce champ peut également être utilisé lors de l’intégration automatique entre logiciels CTRL si la fiche client a été créée à partir d’un autre logiciel que CTRL/Finance.

Échéance du fournisseur (jrs)

Ce champ permet de définir une valeur par défaut pour l’échéance de crédit des factures des fournisseurs. Lors de la création d’un fournisseur, le système affichera cette valeur par défaut qu’il sera possible d’accepter ou de modifier. L’information doit être saisie en nombre de jours. Lors d’une entrée de facture, le système calcule lui-même la date d’échéance à partir de la date de la facture et du nombre de jours enregistrés dans la fiche fournisseur. Ce champ peut également être utilisé lors de l’intégration automatique entre logiciels CTRL si la fiche fournisseur a été créée à partir d’un autre logiciel que CTRL/Finance.

Limite de crédit fournisseur

Ce champ permet de définir une valeur par défaut pour la limite de crédit de l’entreprise auprès de ses différents fournisseurs. Lors de la création d’un fournisseur, le système affichera cette valeur par défaut qu’il sera possible d’accepter ou de modifier. Ce champ peut également être utilisé lors de l’intégration automatique entre logiciels CTRL si la fiche fournisseur a été créée à partir d’un autre logiciel que CTRL/Finance.

Tableau de bord comptable global ou spécifique

Global

L’option « Ratio financier » activera le fichier sgf-ind1.xlsm présent au répertoire d’installation du logiciel. Exemple :

       C:\Ctrl\Projet\Sgf-Ind1.xlsm

Spécifique

L’option « Ratio financier » activera le fichier Sgf-Ind1.xlsm présent au sous-répertoire « Ci-Code de la compagnie » du sous-répertoire défini au paramètre « Répertoire pour ratios financiers » de l’onglet « Grand-livre » des paramètres de gestion globaux (sans code de compagnie) du répertoire d’installation. Exemple :

       C:\Ctrl\Projet\Production\CiDemop\Sgf-Ind1.xlsm

CTRL/Finance permet de gérer plusieurs compagnies simultanément. Il s’agit du contexte appelé « gestion multicompagnie ».

Sur le plan des tableaux de bord de gestion, il existe dans ce cas deux possibilités d’implantation gérées par le paramètre « Tableau de bord » de l’onglet « Information générale » de la fiche « Compagnie ».

La première consiste à exploiter un seul tableau de bord pour l’analyse de plusieurs compagnies. Il s’agit de l’approche dite « Global » où le paramètre « Tableau de bord » doit être défini à « Global ».

Dans ce contexte, l’hypothèse de base est que l’ensemble des compagnies analysées par le tableau de bord unique possède une structure de charte de comptes pratiquement identique.

Cette approche est habituellement pertinente dans des contextes de gestion intercompagnie où le principe de consolidation des états financiers impose en soit une structure de charte de comptes similaire pour les compagnies à consolider.

La deuxième possibilité consiste à exploiter un tableau de bord spécifique par compagnie comptable créée.

Dans ce contexte, l’hypothèse de base est que chaque compagnie gérée à l’aide de CTRL/Finance possède des particularités comptables, ainsi qu’une charte de comptes différente et adaptée à la nature des activités de chaque compagnie.

Le paramètre « Tableau de bord » doit alors être défini à « Spécifique ».

Lors du changement du paramètre de « Global » à « Spécifique », le système affiche un message de confirmation pour offrir deux possibilités d’initialisation du nouveau tableau de bord spécifique à la compagnie sélectionnée.

Base de CTRL

Cette option utilise la version de base CTRL livrée avec l’installation de CTRL/Finance au sous-répertoire « ...\Doc\ » et copie ces fichiers dans le répertoire :

                   \répertoire d’installation\production\ci<code de cie>\

Il s’agit donc de l’option à choisir pour démarrer le nouveau tableau de bord spécifique à partir d’une version vierge du tableau de bord CTRL.

Global personnalisé

Cette option utilise la version courante au répertoire racine de l’installation du logiciel (ex. : « C :\SGF\ ») et copie ces fichiers dans le répertoire :

        \répertoire d’installation\<production>\ci<code de cie>\

Le répertoire <production> peut être différent si ce répertoire a été personnalisé au champ « Répertoire pour ratios financiers » de l’onglet « Général » des paramètres de gestion des données de base (sans code de compagnie).

Cette version globale pour toutes les compagnies gérées peut déjà avoir été personnalisée, d’où le libellé « Global personnalisé ».

Il peut être utile de personnaliser une version globale dans un premier temps pour, ensuite, l’exploiter comme modèle de base pour l’initialisation des tableaux de bord spécifiques par compagnie.

Consultez la section « Tableau de bord financier » pour plus d’information sur l’exploitation des tableaux de bord financiers.