L’onglet « Transaction » permet de définir des paramètres relatifs à la saisie des transactions comptables.
Grand livre
Séquence d’écritures
Ce paramètre sert à la numérotation des écritures du journal général (EJ) et du journal des salaires (ES). Il s’agit du dernier numéro ayant été utilisé, donc s’il s’agit d’un démarrage d’une compagnie, il est possible d’avoir 0 comme numéro et le système présentera ainsi 1 lors de la prochaine écriture. Ce numéro est incrémenté automatiquement à chaque entrée de transaction.
Longueur séquence d’écriture
Ce paramètre permet de déterminer la longueur de la séquence de l’écriture.
Ce numéro d’écriture de journal est toujours présenté avec le suffixe EJ s’il s’agit d’une écriture du journal général, ou ES s’il s’agit d’une écriture du journal des salaires.
Par exemple, si la séquence de l’écriture est 23, et la que la longueur est définie à 5, la prochaine référence d’écriture de Grand Livre sera «EJ0023». Ce nombre sera incrémenté jusqu’à un maximum de 9999 (EJ9999) avant de retomber à 0001.
Intégration
Ce paramètre définit la méthode d’intégration des transactions provenant d’un autre produit CTRL ou d’un produit d’un autre manufacturier respectant le standard d’intégration de CTRL/Finance.
Les transactions dont il est question sont les transactions du Grand Livre, les transactions clients et fournisseurs, et les transactions de l'âge des comptes à recevoir et à payer. Par contre, les transactions qui doivent affecter les coûts de projets seront toujours importées en mode détaillé aux coûts de projet.
Pour plus d'information sur l'intégration ou l'importation des transactions, consultez la section « Intégrer transactions CTRL » et « Importer » des utilitaires de gestion du guide CTRL/Finance.
L'importation des transactions s'effectue selon le regroupement :
Date
● Date
● Compte ou Dossier
● Source
● Référence 1
● Usager
● Date d'intégration
● Cie d'origine
● Séquence de lot
Donc, les autres champs seront vidés avant l’intégration :
● Client (pour l’intégration au Grand Livre uniquement)
● Fournisseur (pour l’intégration au Grand Livre uniquement)
● Facture
● Référence 2
● Commande
● Effet
● Succursale
● Projet
● Activité
● Extra
● Équipement
● Catégorie de coût
● TEC
● Catégorie de transaction
Détaillé
L'importation des transactions s'effectue sans aucun regroupement, donc les transactions sont importées telles qu'elles apparaissent dans le fichier.
Référence
L'importation des transactions s'effectue selon le regroupement :
● Date
● Compte ou dossier
● Source
● Référence 1
● Référence 2
● Facture
● Fournisseur ou Client
● Projet
● Activité
● Extra
● Équipement
● Catégorie de coût
● TEC
● Catégorie de transaction
● Usager
● Date d'intégration
● Cie d'origine
● Séquence de lot
● Succursale
La succursale sera conservée uniquement si le paramètre de gestion « Gestion par succursale » est à « Oui ».
Référence aucun projet
L’importation des transactions s’effectue selon le regroupement :
● Date
● Compte ou dossier
● Source
● Référence 1
● Référence 2
● Facture
● Fournisseur ou Client
● Catégorie de transaction
● Usager
● Date d'intégration
● Cie d'origine
● Séquence de lot
Donc, les autres champs seront vidés avant l’intégration :
● Projet
● Activité
● Catégorie de coût
● TEC
● Extra
● Équipement
● Succursale
La succursale sera conservée uniquement si le paramètre de gestion « Gestion par succursale » est à « Oui ».
Projet
L'importation des transactions s'effectue selon le regroupement :
● Date
● Compte ou dossier
● Source
● Référence 1
● Référence 2
● Facture
● Fournisseur ou Client
● Projet
● Catégorie de transaction
● Usager
● Date d'intégration
● Cie d'origine
● Séquence de lot
● Succursale
La succursale sera conservée uniquement si le paramètre de gestion « Gestion par succursale » est à « Oui ».
Donc, les autres champs seront vidés avant l’intégration :
● Activité
● Extra
● Équipement
● Catégorie de coût
● TEC
Projet- Activité
L'importation des transactions s'effectue selon le regroupement :
● Date
● Compte ou dossier
● Source
● Référence 1
● Référence 2
● Facture
● Fournisseur ou Client
● Projet
● Activité
● Catégorie de transaction
● Usager
● Date d'intégration
● Cie d'origine
● Séquence de lot
● Succursale
La succursale sera conservée uniquement si le paramètre de gestion « Gestion par succursale » est à « Oui ».
Donc, les autres champs seront vidés avant l’intégration :
● Extra
● Équipement
● Catégorie de coût
● TEC
Dans le fichier d'intégration du grand livre (FS98ECRI), il y a deux descriptions par transaction, soit la description de la transaction et la description du document (souvent le nom du client ou du fournisseur). Dans les transactions du grand livre, il y a seulement une description. Donc à l'intégration, c'est la description du document qui est importée, sauf pour le mode « Détaillé » qui importe la description de la transaction. Pour le fichier des auxiliaires (FS97JVAC), seulement une description est possible, soit le nom du client ou du fournisseur.
Achat/Vente
Taxes incluses
Ce paramètre permet de définir si la saisie des montants lors du journal des achats et des ventes inclut les taxes ou non.
Général
Intercompagnie
Ce paramètre permet de configurer CTRL/Finance en mode intercompagnie. Ce mode intercompagnie permet d’affecter les comptes de compagnies comptables différentes au moment d’une entrée de transaction comptable. Dans ce mode, toute entrée de transaction comptable nécessite la spécification du code de compagnie affectée par l’écriture.
De plus, ce mode permet d’imprimer des rapports consolidés, c’est-à-dire pour plusieurs compagnies (ex. : états financiers, transactions fournisseurs, etc.).
Notez qu’en mode intercompagnie, CTRL/Finance valide les droits d’accès spécifiques de chaque usager pour chaque compagnie. Il est donc possible qu’un usager ait accès à un journal particulier dans une compagnie, mais que la transaction intercompagnie lui soit refusée parce qu’il ne possède pas les droits d’accès nécessaires pour compléter la transaction dans la deuxième compagnie.
De plus, pour que des transactions intercompagnie soient possibles, les deux compagnies concernées doivent être configurées en mode intercompagnie. Pour configurer la compagnie désirée en mode intercompagnie, indiquez « O » (Oui) à ce paramètre.