Gestion > Grand Livre > Transaction > Déboursé

La fonction « Déboursé » du menu TRANSACTION permet d’enregistrer le détail des déboursés de l’entreprise.

L’entrée d’une transaction passe par 2 étapes :

La création de la transaction

La distribution comptable des montants au grand livre

Pour activer cette fonction, vous pouvez sélectionner le bouton .

Seulement un déboursé peut être effectué à la fois. Si plusieurs chèques doivent être effectués en lot, il est suggéré d'utiliser la fonction « Liste préliminaire ». Pour plus d'information, consultez la section « Paiement en lot des fournisseurs » de la section « Fournisseur ».

Dossier :                      Il s’agit du numéro de dossier du client concerné par la recette. Lorsque vous avez entré le numéro, le nom du client est affiché à droite de ce champ.

Description :                Il s’agit de la description de la transaction. Par défaut, le nom du client sera présenté.

Le nom inscrit sur le chèque est la description inscrite dans la fiche fournisseur. Par contre, si aucune description n'est inscrite dans la fiche du fournisseur (par exemple pour le fournisseur NON-AFF.), la description du déboursé sera imprimée comme nom sur le chèque.

Date de la transaction :       Il s’agit de la date de la transaction.

Date de la facture :    Il s'agit de la date de la facture payée.

Date due :                    Il s'agit de la date due de la facture payée.

Banque :                      Il s'agit du compte de banque dans lequel le déboursé doit être effectué. Ce compte provient du champ « Crédit » de la distribution DEB-Déboursé trouvée pour la transaction courante.

Modalité :                     Il s’agit de la modalité du paiement. Deux modalités sont possibles :

•    Chèque

•    Paiement direct

                                      Cette modalité permet d’identifier l’effet à la conciliation bancaire et lors de leur sélection, le numéro de séquence défini à la fiche du compte de banque sera automatiquement présenté au champ « Effet ».

EDI :                              Ce paramètre permet de définir sur le paiement direct en cours s’effectuera par EDI; donc un fichier de dépôt (paiement) sera généré et pourra être transféré par Internet à l’institution financière.

                                      Ce paramètre est éditable seulement si la modalité est préalablement définie à « Paiement direct ».

                                      Ce champ est initialisé selon le champ EDI de la fiche du fournisseur courant. Par contre, si le compte de banque sélectionné ne gère pas les paiements EDI, le champ ne sera pas éditable et il sera initialisé à « Non ».

Confirmation :             Si la modalité est définie à « Paiement direct » et EDI à « Non », le champ confirmation sera éditable et permettra d’inscrire le numéro de confirmation fourni lorsque le paiement est effectué de façon manuelle sur les sites des institutions financières, par exemple Telnat, AccesD, etc.

Succursale :                Il s’agit de la succursale pour laquelle la transaction est générée. Pour plus d’information, consultez la section  « Transaction par succursale ».

Effet :                            Il s’agit du numéro du chèque. Par défaut, le numéro défini au champ chèque de la table des comptes de banque sera présenté si un numéro a été inscrit préalablement à cette table.

Facture :                      Il s'agit du numéro de la facture pour lequel le déboursé est effectué. Il n'est pas obligatoire d'inscrire le numéro de la facture. Si le numéro de facture n'est pas inscrit, toutes les factures du fournisseur seront présentées à la sauvegarde de la transaction.

                                      Si un montant a été inscrit précédemment et qu'il n'y pas de numéro de facture, à la sauvegarde de la transaction, toutes les factures du fournisseur seront présentées, mais le montant s'appliquera sur les plus vieilles factures. Les autres factures seront présentées à zéro au niveau du montant. Donc, l'usager pourra choisi de payer la facture désirée si la logique de la plus vieille facture ne convient pas.

Référence 1 :              Il s'agit d'une description de la transaction qui permet à l’usager d’utiliser ses propres codes de classification. Par défaut, le numéro d'effet est présenté.

Référence 2 :              Il s'agit d'une description de la transaction qui permet à l’usager d’utiliser ses propres codes de classification.

Type :                           Il s’agit du type du déboursé en cours; trois types de déboursé sont possibles :

                                      S-Standard :      Il s’agit d’un déboursé pour une facture d’achat déjà saisie.

                                      F-Nouvelle facture :          Il s’agit d’un déboursé pour une facture qui n’existe pas encore.

                                      A-Avance :         Il s’agit d’une avance.

                                      Ce champ sera automatiquement mis à jour selon la sélection du déboursé qui sera effectuée.

Sous-traitance :          Ce champ indique si le paiement concerne de la sous-traitance. Si le paiement concerne un achat saisi préalablement, ce champ sera initialisé selon ce même champ à la transaction de l’achat, sinon, il sera initialisé selon le champ « Sous-traitant » de la fiche fournisseur.

                                      Ce champ est éditable en tout temps, et ce, même s’il s’agit d’un paiement pour une facture saisie préalablement.

                                      Ce champ permet l’impression des déclarations T5018-États des paiements contractuels.

                                      Pour plus d’information, consultez la section « Déclaration T5018 ».

                                      Cette fonction sera présente uniquement si la compagnie est du secteur « Construction ».

Compagnie, Compagnie liée et Consolidation :

                                      Pour plus d’information concernant la gestion intercompagnie, consultez la section « Transaction intercompagnie ».

Devise :                        Il s’agit de la devise du paiement. Si le module multidevise n’est pas activé, il n’y a pas de gestion multi-devise avec un taux de change, mais si le paiement est en modalité « Chèque », le champ affichera « Devise à imprimer sur le chèque » et ne sert qu’à faire imprimer une devise différente sur le chèque.

Montant :                     Il s’agit du montant de la transaction du déboursé. Il n'est pas obligatoire d'inscrire le montant. Si le montant n'est pas inscrit, le montant total de la ou des achats seront présentés à la sauvegarde de la transaction.

Solde facture :            Il s'agit du solde de la facture.

Taxe 1 et 2 :                Il s'agit des codes et des montants de taxes lorsqu'il s'agit d'un paiement d'une facture qui n'a pas été préalablement saisie.

                                      Le code de taxe « NA » pour Taxes non applicable peut être utilisé au niveau des codes lorsqu'il ne s'agit pas d'un achat en soi. La différence entre le code de taxe « NA » et « DT-Détaxé » est que le montant de la transaction dont le code de taxe est « NA » ne sera pas inclus au niveau du rapport fiscal de taxe, contrairement au montant de la transaction dont le code de taxe est détaxé (DT).

                                      Par exemple, un déboursé devant être fait au gouvernement pour payer les déductions à la source utiliserait les codes taxe « NA ». Par contre, un déboursé provenant d'un achat à un fournisseur d'un produit non taxable (par exemple les produits laitiers) utiliserait les codes de taxes « DT ».

                                      Si des codes de taxes et des montants sont inscrits et qu'il s'agit d'une facture déjà saisie au niveau du fournisseur, à la sauvegarde de la transaction, les montants seront remis à zéro et les codes de taxes seront ceux de la facture payée.

Date d'escompte :      Il s'agit de la date de l'escompte de la facture payée.

Escompte :                  Il s’agit de l’escompte consenti par ce fournisseur. Par défaut, il présente l'escompte de la facture s'il y en a un escompte qui a été défini à la saisie de la facture.

Document :                 Il s’agit des documents numériques qui sont en complémentarité avec la facture courante.

                                      Les documents numériques déjà présents lors de la génération du caisse déboursé, proviennent des factures en cours.

                                      Il est également possible d’ajouter de nouveaux documents numériques à cette étape. Ces documents numériques suivront aux transactions de déboursé de cette facture ainsi qu’à la transaction d’achat de cette même facture.

                                      Le détachement d’un document ou l’ajout d’un document se reflètera à tous les endroits où cette facture pour ce fournisseur est déjà présente :

Transactions du fournisseurs

Facture en cours

Entente du document d’achat (CTRL/Produit)

                                      Pour plus d’information sur l’édition de ce champ, consulter les sections :

« Édition du champ Document » des fonctions d’éditions du guide CTRL/Smigg.

« Général » des données de gestion de système du guide CTRL/Smigg.

« Type de document » des données de base de gestion du guide CTRL/Dossier.