Il est également possible d'effectuer un déboursé sans qu'une facture existe nécessairement dans le dossier du fournisseur. Lors de la sauvegarde de la transaction, si aucune facture n'est trouvée au compte du fournisseur, un message sera affiché pour aviser que la facture est inexistante et pour savoir s'il s'agit d'une nouvelle facture ou d'une avance.

Dans le cas d’une facture nouvelle, il n’y a pas eu de facture émise. Le numéro de facture est tout de même obligatoire. Si aucun numéro de facture n'est inscrit, le système assignera un numéro qui sera une combinaison de la date du jour sous la forme AAAAMMJJ. Par exemple, si la date du jour est le 30 novembre 2004, la facture sera 20041130.

Lorsque l'option « Facture nouvelle » est sélectionnée, il faut s'assurer que les codes de taxes sont bien définis, car il s'agit d'un achat en même temps que le déboursé. Les champs « Date de facture », « Date due », « Date d'escompte » et « Date vente » sont initialisés selon la date de la transaction précédemment saisie, mais il est possible de les modifier pour inscrire les dates pertinentes de la nouvelle facture qui est payée. Ces dates sont à titres informatifs uniquement; elles n'ont aucune incidence sur la gestion des comptes à payer.

Une facture nouvelle génère une transaction crédit aux transactions du fournisseur, mais pas aux comptes à payer du fournisseur. De plus, dépendamment du code de taxe saisi, une transaction débit peut également être générée aux transactions du fournisseur. Si les codes de taxes sont « NA » taxes non applicables, aucune transaction débit ne sera générée, car une transaction avec ce code de taxe n'est pas un achat. Par contre, les transactions avec des codes de taxe différents de « NA » génèrent une transaction débit aux transactions du fournisseur.