CTRL/Finance permet de gérer la création et l’utilisation d’avance aux fournisseurs. On entend par un avance fournisseur tout montant d’argent payé à un fournisseur pour des considérations futures, c’est-à-dire des achats de services ou de produits à venir.

Lors de la sauvegarde de la transaction, si aucune facture n'est trouvée au compte du fournisseur, un message sera affiché pour aviser que la facture est inexistante et pour savoir s'il s'agit d'une nouvelle facture ou d'une avance.

Dans le cas d’une avance, il n’y a donc pas encore de facture émise puisque l'achat est à venir. Le numéro de facture obligatoire se veut une séquence indépendante des numéros de factures utilisée uniquement pour le suivi des avances et leur annulation complète lorsqu’un achat doit se payer à même un ou des montants d’avance déjà payés. Si aucun numéro de facture n'est inscrit, le système assignera un numéro qui sera une combinaison du code AV et la date du jour sous la forme AAAAMMJJ. Par exemple, si la date du jour est le 30 novembre 2004, la facture sera AV20041130.

Si un numéro est déjà inscrit à la sauvegarde de la transaction, seulement les codes AV seront ajoutés à l'avant du numéro.

Lorsque l'option « Avance » est sélectionnée, les codes de taxes seront automatiquement modifiés pour inscrire NA-Taxes non applicable.

Une avance génère une transaction crédit aux transactions du fournisseur et au compte à recevoir du client. Donc, lors d'un prochain déboursé pour ce fournisseur, il présentera l'avance et elle pourra ainsi être appliquée pour payer une facture.

Notez qu’il est possible de créer plusieurs avances différentes pour un même fournisseur et qu’il est également possible d’utiliser chaque avance pour des factures différentes.