Gestion > Employé > Fiche
Le sous-menu FICHE du menu EMPLOYÉ permet d’accéder à l’ensemble des fonctions relatives à la gestion des employés.
L’ensemble des fonctions complémentaires est disponible par le biais du menu OPTION.
La fonction « Employé » active l’affichage de tous vos dossiers employés sous la forme d’une fenêtre déroulante. Cette fenêtre est l’équivalent de votre filière des dossiers « Employés ».
En sélectionnant l'onglet FICHE ou appuyant sur <Entrée> lorsque le curseur est situé sur un dossier employé à la fenêtre déroulante, vous activez automatiquement la première page de la fiche employé correspondante.
Fiche
No. employé
Inscrire un numéro qui permet d'identifier l'employé.
Nom de famille
Il s'agit du nom de famille de l'employé.
Prénom
Il s'agit du prénom de l'employé.
Initiale prénom
Inscrire la ou les initiales du prénom de l'employé qui seront utilisées à l’impression des déclarations de revenus.
Coordonnées de l’employé
Il s’agit des coordonnées complètes de l’employé; adresse, numéro de téléphone et courriel.
Une validation est effectuée entre la province et le pays; la province doit faire partie du pays sélectionné. Lors de l’inscription d’une province à la création d’une nouvelle fiche, le pays s’initialisera en conséquence de la province. Si le pays est sélectionné avant la province, les choix de la province seront filtrés selon le pays sélectionné.
Le format de saisi des champs « Numéro de téléphone » et « Code postal » est en fonction du pays. S’il s’agit du pays CANADA, le format saisi du téléphone et du code postal sera préformaté selon le standard du CANADA, et pour tous les autres pays, il n’y aura pas de format de saisi préformaté. Il sera ainsi possible de saisir des chiffres et des lettres dans n’importe quel ordre.
Date naissance
Inscrire la date de naissance de l'employé.
État civil
● HM : S'il s'agit d'un homme marié.
● FM : S'il s'agit d'une femme mariée.
● HC : S'il s'agit d'un homme célibataire.
● FC : S'il s'agit d'une femme célibataire.
N.A.S.
Il s'agit du numéro d'assurance sociale de l'employé.
N.A.M.
Il s'agit du numéro d'assurance maladie de l'employé.
Permis conduire
Il s'agit du numéro de permis de conduire de l'employé.
Certificat d'assurance
Il s'agit du numéro de certificat pour l'assurance collective.
Langue corresp.
Ce paramètre permet de définir la langue de l’employé.
Cette information est utilisée lors de l'impression des chèques de paie. Pour le moment les impressions sont soient en français ou en anglais. Si une autre langue est définie, les impressions seront en français.
Années scolarité
Il s'agit du nombre total d'années de scolarité de l'employé.
Diplôme
Il s'agit du diplôme obtenu par l'employé. Par exemple :
● BAC : Baccalauréat.
● DEC : Diplôme d'Études collégiales.
● DES : Diplôme d'Études secondaires
Prestations dentaires
Pour l'année d'imposition 2023 et les suivantes, ce paramètre permet d’indiquer si l’employeur a ou n’a pas donné accès à une assurance soins dentaires ou à une couverture de services dentaires de quelque nature que ce soit à un employé et si oui quel code est approprié dans la liste suivante pour indiquer le niveau d'accès aux services qui ont été fournis :
● 1 – Aucune assurance dentaire ou couverture de quelque nature que ce soit
● 2 – Bénéficiaire
● 3 – Bénéficiaire, conjoint et enfants à charge
● 4 – Bénéficiaire et son conjoint
● 5 – Bénéficiaire et ses enfants à charge
Cette information sera reportée à la case 45 des formulaires et fichiers XML de déclaration de revenus T4 et T4A.
Statut d'emploi
Il s'agit du statut de l'employé. Pour plus d’information, consultez la section « Statut d’employé » des DONNÉES DE BASE DE L’EMPLOYÉ.
Type d’employé
Ce paramètre permet d’identifier le type de l’employé pour ainsi générer les bons formulaires de déclaration. Trois types d’employés sont possibles :
Régulier
Il s’agit d’un employé régulier nécessitant des formulaires de déclarations standards Relevés 1 et T4.
Autonome
Il s’agit d’un employé autonome nécessitant un formulaire de déclaration T4A.
Non-résident
Il s’agit d’un employé non résident du Canada nécessitant un formulaire de déclaration T4A-NR.
Non applicable
Ce type signifie qu’il ne s’agit pas d’un employé; aucune déclaration ne sera générée pour cet employé.
Ce type initialisera le champ « Type d’employé » de la feuille de temps, lequel suivra également au niveau des transactions de l’employé.
Employeur
Il s'agit du numéro d’employeur assigné par le gouvernement fédéral auquel l'employé est rattaché. Pour une même compagnie, il est possible d’avoir deux numéros d’employeur au fédéral. Ces numéros sont définis à l’onglet « Paie » des paramètres de compagnie. Pour plus d’information, consultez la section « Paramètre de paie » du guide CTRL/Smigg.
Lors du changement de numéro d'employeur en cours d'année, un message de validation sera affiché :
Il s'agit d'indiquer si deux déclarations de revenus devront être imprimées à la fin de l'année; une pour l'ancien numéro d'employeur et une pour le nouveau. Dépendamment du choix effectué, voici ce qui se produira dans le système :
Choix Oui - Une déclaration de revenus
Fiches modificateurs employé
Le numéro d'employeur de tous les modificateurs sera remplacé par le nouveau numéro.
Transactions de l’employé
Le numéro d'employeur de toutes les transactions sera remplacé par le nouveau.
Ainsi, à la fermeture de l'exercice de paie, seulement une déclaration de revenus sera créée.
Choix Non - Deux déclarations
Fiches modificateurs employé
Tous les modificateurs seront copiés avec le nouveau numéro d'employeur et les montants déjà inscrits dans l'ancien numéro d'employeur se retrouveront dans le champ « Déjà payé » des nouvelles fiches des modificateurs pour permettre de gérer les maximums.
Transactions de l’employé
Le numéro d'employeur restera le même pour les transactions déjà créées.
Ainsi, à la fermeture de l'exercice de paie, deux déclarations de revenus seront créées pour les deux numéros d'employeur.
Territoire de travail
Il s'agit du code de territoire où travaille l'employé. Ce code initialisera le code de territoire de travail de la feuille de temps et du relevé de dépenses. Pour plus d’information concernant les territoires, consultez la section « Territoire » des données de base de gestion ou encore la section « Territoire » des données de base système du guide CTRL/Smigg.
De plus, il est également possible de choisir quel territoire doit être utilisé par défaut à la création des feuilles de temps; soit celui de la fiche employé ou celui de la fiche du projet inscrit à la feuille de temps.
Division
Il s'agit du numéro de la division pour laquelle l'employé travaille généralement. Ce code de division initialisera le champ Division lors de la création des feuilles de temps.
De plus, il est également possible de choisir quelle division doit être utilisée par défaut à la création des feuilles de temps et relevés de dépense; soit celle de la fiche employé ou celle de la fiche du projet ou du profil du projet inscrit à la feuille de temps ou au relevé de dépenses.
Ce paramètre ne sera pas affiché si la compagnie n’est pas associée à une compagnie de projet.
Classe d'emploi
Inscrire la classe d'emploi de l'employé. Cette table provient de CTRL/Projet et est utilisée au niveau des tables de facturation de CTRL\Projet.
Succursale
Il s'agit du code de succursale où l'employé travaille. Ce code peut servir pour regrouper des employés au niveau des listes d’employé ou pour un besoin de gestion autre. Ce code n’est pas utilisé pour aucun traitement au niveau de la paie.
Émission du paiement par
Ce paramètre permet de définir si l’employé recevra un chèque (C) de paie, ou si le paiement sera déposé (B) directement dans son compte bancaire. Si la paie est déposée directement, il faudra également indiquer son numéro de folio et le numéro de l’institution financière ci-haut défini.
Institution financière
Il s'agit du numéro de l’institution financière où est déposée la paie de l'employé. Cette information est nécessaire lorsqu'il y a dépôt bancaire ou télétransmission. Le numéro doit exister dans la table des institutions financières.
Folio
Il s'agit du numéro de folio du compte de banque de l'employé dans lequel doit être déposée la paie. Saisir le numéro sans tiret et sans espace.
Fiche 2
Date d'emploi
Inscrire la dernière date d'engagement. Cette information est utilisée pour imprimer les relevés d'emploi.
Nb. mois d’expérience
Il s'agit du nombre de mois d'expérience de travail de l'employé depuis le début de sa carrière.
Date ancienneté
Inscrire la date déterminant l'ancienneté de l'employé.
Ancienne date d’emploi
Inscrire l'avant-dernière date d'engagement, s'il y a lieu.
Exemple :
Un employé a été engagé le 10 novembre 2006, puis mis à pied (par manque de travail) le 23 avril 2007, et à nouveau engagé le 13 octobre 2007 :
Date d'emploi = 13 octobre 2007
Ancienne date d’emploi = 10 novembre 2006
Date départ
Inscrire la date du dernier jour de travail de l'employé. Elle est mise à jour lors de l'impression des relevés d'emploi.
Taux horaire
Il s'agit du taux horaire de l'employé. Ce taux horaire est présenté à la saisie des feuilles de temps, si aucun taux n'est pertinent selon le configurateur de taux.
Lorsque le taux horaire est changé, une mise à jour du taux aux feuilles de temps est offerte.
Si l’employé à des banques d’heures, le système va aussi demander si nous voulons ajuster les banques d’heures avec le nouveau taux horaire.
Si l’on répond « Oui » à ce message, la fonction « Calculer provision » sera affichée et le mode « Recalculer montant selon taux horaire » sera automatiquement sélectionné et le ou les codes de la banque et le numéro de l’employé seront déjà initialisés.
Pour plus d’information sur la fonction « Calculer provision », consulter la sous-section « Calculer provision » de la section Gestion.
Ancien taux horaire
Il s’agit de l'ancien taux horaire de l'employé avant sa négociation. Il s’agit d’une gestion manuelle.
Dernière révis. salarial
Inscrire la date de la dernière révision salariale de l'employé.
Prochaine révis. salarial
Inscrire la date de la prochaine révision salariale de l'employé.
Heures hebdomadaires
Il s'agit du nombre hebdomadaire d'heures travaillées par l'employé. Lors de la création des feuilles de temps, ce nombre d'heures sera présenté par défaut.
Salaire hebdomadaire
Il s'agit du salaire hebdomadaire de l'employé recevant un salaire fixe. À la création des feuilles de temps pour cet employé, si le code de transaction de la feuille de temps est de type hebdomadaire, ce salaire sera présenté par défaut.
% vacances
Il s'agit du pourcentage (%) de vacances à calculer sur le salaire brut de l'employé. Ce pourcentage pourra être cumulé ou payé à l'employé selon ce qui est spécifié au champ suivant.
Ce pourcentage peut aussi être défini par profil d’emploi lequel a priorité sur celui de la fiche employé.
S’il s’agit d’un employé régi par la Commission de la Construction du Québec, il ne faut pas définir le pourcentage de vacances de la CCQ à cet endroit. Ce pourcentage sera géré par un modificateur. À la fiche employé, on peut donc définir le pourcentage de vacances auquel l’emploi a droit lorsque son travail n’est pas régi par la CCQ.
Vacances payées
Ce paramètre permet de déterminer si le pourcentage de vacances est payable à chaque paie ou non. Sinon, le pourcentage calculé sera cumulé pour un paiement ultérieur.
Fournisseur
Il s'agit du code de fournisseur auquel est associé l'employé en mode employé-employeur.
Lorsqu’un code de fournisseur est inscrit, de nouveaux onglets apparaîtront, soient les onglets de la fiche du fournisseur concerné.
Si le secteur d’activité est différent de celui de la Pêche, lorsqu’un code de fournisseur est défini, certains rapports de paie, comme les chèques et talons de paie, imprimeront au nom du fournisseur, c’est-à-dire la description définie à la fiche du fournisseur.
% Compte à payer
Il s'agit du pourcentage des comptes à payer assumés par cet employé en mode employé-employeur.
Client
Il s'agit du code de client auquel est associé l'employé en mode employé-employeur.
% compte à recevoir
Il s'agit du pourcentage des comptes à recevoir assumé par cet employé en mode employé-employeur.
Pour plus d'information sur la notion « Paie employé-employeur », consultez la section « Paie employé-Employeur » des procédures de gestion.
Champs additionnels
Ces champs peuvent être utilisés pour ajouter des informations supplémentaires, selon les besoins.
Fiche CCQ
Numéro d’embauche
Il s'agit du numéro d'embauche fourni par la Commission de la Construction du Québec.
Numéro de mise à pied
Il s'agit du numéro fourni par la Commission de la Construction du Québec.
Numéro de client
Il s’agit du « Numéro de client du travailleur » fourni par la Commission de la Construction du Québec.
Fournisseur
L’onglet « Fournisseur » présentera 2 sous-onglets, soit « Fiche » et « Paiement ». Il s’agit, en fait, de la fiche fournisseur du code défini au champ « Fournisseur » de l’onglet Fiche 2. Il s’agit des mêmes informations que ceux de la fiche « Fournisseur ». Pour plus d’informations, consulter la section « Fournisseur ».