Le bouton « Transfert aux projets » présent au haut à droite de la feuille de temp ou du relevé de dépense permet d’effectuer un transfert des dépenses aux coûts de projet en tout temps.
Ce bouton sera présent si :
La compagnie est associée à une compagnie de projet;
Le paramètre « Fréquence écritures de dépense » des paramètres de la compagnie est défini à « En tout temps »;
Le paramètre « Gestion de la paie par différents lots simultanément » des données de base de gestion est défini à « Non ».
Ce bouton pourrait être présent, mais non accessible, et à ce moment un bouton d’information supplémentaire sera affiché à la droite :
Voici les raisons pour lesquelles ce bouton pourrait ne pas être accessible :
Aucun groupe d’accès n’est défini à la section « Transfert aux coûts de projet aux feuilles de temps et relevés de dépenses » de l’onglet « Paie » des paramètres de gestion des données de base.
L’usager ne possède pas, dans sa matrice d’accès, le groupe d’accès défini à la section « Transfert aux coûts de projet aux feuilles de temps et relevés de dépenses » de l’onglet « Paie » des paramètres de gestion des données de base. Ainsi il est possible de définir qui a le droit ou non d’effectuer des transferts aux coûts de projet en tout temps.
Aucune période précise (usager administratif, chef d’équipe ou chargé de projet) ou date précise (Usager de responsabilité personnelle) n’est définie.
L’option « Historique » est activée.
Ce transfert aux coûts de projet génère :
Les transactions de paie de catégorie GIN avec le statut « Traité (TRT) ».
Les transactions au grand-livre de ces transactions de paie
Les transactions aux coûts de projet de ces transactions de paie
Le transfert s’effectue sur l’ensemble des feuilles de temps ou des relevés de dépenses présents pour la période sélectionnée. Il est également possible de sélectionner seulement une ou quelques feuilles de temps ou relevés de dépense pour le transfert.
Seulement les feuilles de temps ou relevés de dépenses de statut actif (ACT) peuvent être transférés.
Une fois le transfert effectué, le statut des feuilles de temps ou des relevés de dépenses transférés s’initialisent à « Taité (TRT) » et ne seront plus éditables, selon le même principe que lorsqu’un calcul/transfert de paie est effectué en mode « Dépense seulement ».
Ces feuilles de temps ou relevés de dépenses de statut « Traité (TRT) » seront inclus au prochain calcul de la paie administrative (selon que la période de la feuille de temps ou du relevé de dépenses correspond au calcul de la paie) et à ce moment les déductions des employés, les bénéfices marginaux, les vacances, etc., seront calculés pour ces feuilles de temps ou relevés de dépenses. Par contre, la transaction de paie de catégorie GIN ou DEP ne sera pas créée à nouveau, puisqu’elle a déjà été générée par le transfert aux projets, donc ne sera pas à nouveau transférée au grand-livre et aux coûts de projet.
Lors du transfert aux projets, un message de confirmation sera affiché avec un sommaire :
Pour les feuilles de temps il s’agit du total des heures du champ « Heures » des feuilles de temps ayant le statut ACT et dont le code de transaction est configuré à « Heure et montant » au paramètre « Projet ». Pour plus d’information, consulter la section « Code de transaction des feuilles de temps » des données de base de gestion.
Pour les relevés de dépense il s’agit du total des montants, taxes et grand total des relevés de dépenses ayant le statut ACT.
Si certaines feuilles de temps ou certains relevés de dépenses à transférer aux projets sont encore en suspens (SUS), un message de validation sera affiché pour aviser et offrir d’activer (ACT) les feuilles de temps :
A ce moment il s’agit soit :
● d’activer les feuilles de temps ou les relevés de dépense, donc le statut deviendra actif (ACT) et ils seront transférées aux projets;
● d’ignorer, donc les feuilles de temps ou les relevés de dépenses en suspens ne changeront pas de statut et ne seront pas transférées aux projets;
● d’annuler le traitement, ainsi le statut des feuilles de temps ou les relevés de dépenses ne change pas et aucun transfert aux projets ne sera effectué.
Si toutes les feuilles de temps ou les relevés de dépenses à transférer sont déjà au statut « Traité (TRT) », donc ont déjà été transférés, ou sont déjà en cours de transfert (statut TPC) par un autre traitement/usager, un message de validation sera affiché et le transfert ne sera pas effectué :
Certaines restrictions peuvent s’appliquer pour effectuer le transfert :
Si la paie administrative est débutée, c’est-à-dire que le responsable de la paie a activé le tableau de la paie, il ne sera plus possible d’effectuer un transfert aux projets pour la période définie au tableau de la paie et un message de validation sera affiché :
Une validation est également effectuée sur le statut de la période; selon la même logique que l’édition des feuilles de temps ou des relevés de dépenses n’est plus possible selon certains statuts de la période, le transfert ne sera pas possible non plus selon certains statuts. Pour plus d’information, consulter la section « Calendrier » des données de base de gestion.
Si les feuilles de temps à transférer proviennent du configurateur horaire, donc que la feuille de temps originale est au statut HIC-Historique en cours, alors, suite au transfert, les feuilles de temps de statut HIC-Historique courant, seront automatiquement initialisées à HIS-Historique terminé. Pour plus d’information sur le configurateur horaire, consulter la section « Traitement du configurateur d’heures ».