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Le sous-menu CALENDRIER du menu PAIE permet d'éditer les calendriers de paie de toutes les années déjà créées.

L'activation du calendrier affiche les dates de chacune des périodes ainsi que son statut.

Statut de période

T :   Ce statut indique que les feuilles de temps et/ou les relevés de dépenses ont été saisis.

A :  Ce statut indique que l’approbation des feuilles de temps est débutée par les usagers de responsabilité « Tous », « Chargé de projet » et « Chef d’équipe ».

Ainsi, les usagers de responsabilité « Personnelle » ne peuvent plus éditer leurs feuilles de temps et relevés de dépense. Un message leur sera affiché pour les aviser :

       Seulement les usagers de responsabilité « Tous », « Chargé de projet » et « Chef d’équipe » pourront éditer les feuilles de temps et relevés de dépenses.

       Pour permettre à nouveau l’édition aux usagers de responsabilité « Personnelle », il s’agit de modifier le statut de la période au niveau du calendrier de paie, pour remettre le statut « T-Feuille de temps ».

C :  Ce statut indique que le calcul de la paie a été effectué. À cette étape, si un usager désire éditer les transactions de feuilles de temps ou de relevés de dépenses ou effectuer un transfert aux projets, un message sera présenté pour aviser que le calcul a déjà été effectué.

Si l’usager est de responsabilité « Tous », le système offrira de modifier le statut de la période. Pour tous les autres types d’usagers, cette question ne sera pas affichée et ils ne pourront pas changer le statut de la période.

H :  Ce statut indique que les chèques ou talons ont déjà été imprimés. À cette étape, il n’est pas possible de revenir aux étapes précédentes. À l’édition des transactions de feuilles de temps, un message sera affiché pour aviser que les chèques et/ou talons ont déjà été faits.

Par contre, un usager ayant accès à l’édition du calendrier de paie a la possibilité de remettre le statut de la période à « T ». Ainsi, il sera possible de recommencer le processus de la paie.

Si un fichier pour un dépôt bancaire est généré, il n’y a pas de statut particulier, donc il sera toujours à H. Par contre, si on tente de modifier le statut un message de validation sera présenté pour aviser que le fichier a déjà été généré.

Donc, s’il est tout de même nécessaire de modifier le statut, le fichier sera détruit et il faudra simplement le reproduire. Par contre, il faut utiliser cette fonction avec prudence, parce que si le fichier a déjà été transmis à l’institution financière, celui-ci ne sera pas annulé à l’institution financière. Une intervention humaine (par téléphone, ou par Internet, dépendamment la façon de communiquer avec l’institution financière) devra être faite pour procéder à cette annulation à l’institution financière.

E :   Ce statut indique que l'envoi des écritures a été effectué. À cette étape, il n’est plus possible de revenir aux étapes précédentes. L’étape suivante est la fermeture de période.

F :   Ce statut indique que la période est fermée. Il ne sera pas possible de saisir des transactions de feuilles de temps et/ou de relevés de dépenses dans une période fermée. Il faudra d’abord modifier le statut de la période pour la remettre à T-Feuille de temps. La fonction de fermeture de période assignera ce statut, mais il est également possible pour un usager d’assigner ce statut manuellement si, naturellement, il n’y pas de paie en cours.

       Il peut être nécessaire d’assigner le statut F-Fermeture s’il n’y a pas de paie pour une période.

       Il peut être également nécessaire d’assigner le statut F-Fermeture même s’il y a des feuilles de temps pour cette période si, par exemple, une paie de vacances doit être faite à l’avance pour la période suivante. Ainsi, les feuilles de temps de la période à fermer devront avoir le statut « SUS-Suspens » et il sera possible de fermer la période et, par la suite, de la rouvrir une fois la paie de vacances terminée. Les feuilles de temps en suspens pourront être réactivées.

R :  Ce statut sera présent uniquement si la paie est configurée pour effectuer uniquement une gestion de dépense, c’est-à-dire que le paramètre « Écriture À payer/Banque » est à « Non » au niveau des paramètres de paie de la compagnie. Ce statut indique que le ou les transferts au grand livre ont été effectués et qu’il ne sera plus possible d’ajouter des feuilles de temps ou des relevés de dépense. Ce statut (R) s’initialise au moment où il est répondu « Oui », au dernier transfert de la paie, à la question « Est-ce que d’autres feuilles de temps seront saisies pour cette période ».

       Ainsi, pour l’administrateur de la paie, il s’agit d’une sécurité pour s’assurer que personne ne va ajouter ou modifier des transactions par erreur entre le moment du transfert et de la fermeture de la période.

       Par contre, il est possible de modifier ce statut par un usager ayant accès au calendrier de paie.