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L’option « Générer » du calendrier permet de créer les nouveaux calendriers de la paie.

La gestion de la paie ne peut s’effectuer que sur une année de calendrier à la fois. Entre chaque année de paie, il faut fermer l’année fiscale de la paie. Pour plus d’information concernant la fermeture d’année fiscale de la paie, consultez la sous-section « Fermer année fiscale ».

Il est également possible de préparer le calendrier pour l’année suivante, même si l’année fiscale de la paie n’est pas encore fermée, et de créer des feuilles de temps et des relevés de dépenses pour cette prochaine année de calendrier. Par contre, il ne sera pas possible de calculer la paie.

Ainsi, même si l’administrateur de la paie n’est pas encore prêt pour fermer l’année fiscale de la paie, car on comprend que cette période de l’année est forte occupée, il lui est possible de générer un calendrier pour la prochaine année pour permettre aux employés de saisir les feuilles de temps et de relevé de dépenses. Un peu plus tard (avant le prochain calcul), il pourra fermer l’année fiscale et faire le calcul de la prochaine paie.

La création d’un nouveau calendrier doit absolument utiliser l'option « Générer ».

Année

Inscrire l'année du calendrier à créer.

Date de début

Inscrire le premier jour de travail de la première période de paie de l'année.

Date de paiement

Inscrire la date à laquelle le premier paiement de l'an­née sera effectué.

Fréquence

Ce paramètre permet de choisir la fréquence de paiement de la paie. Quatre (4) fréquences sont possibles :

Hebdomadaire :     Un paiement est effectué toutes les semaines. Il y aura donc 52 périodes de paie ou 53 tous les quatre (4) ans. Pour déterminer s’il y aura 52 ou 53 périodes, le système valide s’il est possible d’ajouter une période 53 qui serait payable dans l’année définie plus haut. Si oui, une période 53 sera créée.

Quinzaine :             Un paiement est effectué toutes les deux (2) semaines, donc il y aura 52 périodes ou 54 tous les quatre (4) ans. Pour déterminer s’il y aura 52 ou 54 périodes, le système valide s’il est possible d’ajouter une période 53 qui serait payable dans l’année définie plus haut. Si oui, les périodes 53 et 54 seront créées.

Bimensuelle :         Deux paiements sont effectués par mois et les périodes sont toujours du 1^er au 15 et du 16 à la fin du mois. Il y aura ainsi toujours 24 périodes de paie.

Mensuelle :             Un paiement est effectué chaque mois et les périodes sont toujours du 1^er à la fin du mois. Donc, il y aura toujours 12 périodes de paie.

Suite à la définition des paramètres de base du calendrier, le système créera toutes les périodes pertinentes.

Si le dernier paiement de l’année se génère dans l’année suivante, un message sera présenté pour aviser.

Une fois que le calendrier est créé, il est possible d’apporter les ajustements désirés. Par exemple, pour une période précise, la date du paiement sera devancée, donc il s’agit simplement de modifier la période concernée.

Une fois le calendrier généré, il présente la date de début et de fin et la date de la période et la date du paiement.

Les champs « Temps confirmé » et « Dépenses confirmées » sont des indicateurs si les feuilles de temps et les relevés de dépenses ont été validés ou non dans le processus de la paie. S’ils ont été validés, donc le paramètre est à « Oui », un crochet vert sera également affiché dans le tableau du processus de la paie pour indiquer qu’ils ont été validés.

Ainsi, il sera possible de passer à l’étape suivante du processus de la paie, soit le calcul.