Gestion > Grand Livre > Transaction > Achat

La fonction « Achat » du menu TRANSACTION permet d’enregistrer les transactions d'achat dans le système comptable

Le tableau de saisie d’une transaction d'achat passe se divise en 2 sections :

La création de la transaction

L’imputation aux comptes de grand livre

Pour activer cette fonction, vous pouvez sélectionner le bouton .

Certains champs supplémentaires pourraient apparaître selon certaines configurations du système, comme la gestion par succursale, la gestion intercompagnie et la gestion multidevise. Pour plus d’information, consultez la section « Configuration des transactions ».

Dossier :                      Il s’agit du numéro de fournisseur pour qui l'achat doit être saisi.

Description :                Il s’agit de la description de la transaction. Par défaut, le nom du fournisseur sera présenté.

Date de la transaction :       Il s’agit de la date de la transaction.

Date de la facture :    Il s’agit de la date de la facture. Par défaut, la date de la transaction sera présentée.

La date de facture définit le classement de la facture au moment de l’analyse de l’âge des comptes à payer et la date de transaction réfère aux écritures comptables générées par l'achat.

Date due :                    Il s’agit de la date à laquelle le paiement est dû. Le nombre de jours courants pour la facture peut être déterminé pour chaque fournisseur au niveau de sa fiche. Si vous pressez <Entrée> lorsque le champ est vide, la date inscrite sera la date du système plus le nombre de jours courants du fichier fournisseur. S’il n’y a pas de nombre de jours de défini dans la fiche du fournisseur, la date due par défaut sera la date de la facture.

Succursale :                Il s’agit de la succursale pour laquelle la transaction est générée. Pour plus d’information, consultez la section  « Transaction par succursale ».

Facture :                      Il s’agit du numéro de facture. Le système garde en mémoire les numéros de facture; il n’est donc pas possible d’entrer deux fois la même facture.

Référence 1 :              Il s'agit d'une description de la transaction qui permet à l’usager d’utiliser ses propres codes de classification. Par défaut, le numéro de la facture est présenté.

Référence 2 :              Il s'agit d'une description de la transaction qui permet à l’usager d’utiliser ses propres codes de classification.

Commande :               Il s’agit d’un numéro de commande en lien avec l’achat. Ce champ ne sera pas présenté si CTRL/Finance est intégré à CTRL/Produit, où les commandes d’achat sont gérées.

Sous-traitance :          Ce champ permet de définir s’il s’agit d’un achat pour de la sous-traitance (Oui ou Non). Par la suite, cette information est conservée au niveau des transactions du fournisseur et sera utilisée pour définir si la transaction du déboursé en lien à cet achat devra être incluse ou non au formulaire de déclaration « T5018-État des paiements contractuels ».

                                      Ce champ sera initialisé selon le champ « Sous-traitant » de la fiche « Fournisseur ». Pour plus d’information, consultez la section « Fiche fournisseur ».

                                      Ce champ sera présent uniquement si le secteur d’activité de la compagnie est « Construction ». Pour plus d’information, consultez la section « Paie » des données de base de la compagnie du guide de PAIE.

Compagnie, Compagnie liée et Consolidation :

                                      Pour plus d’information concernant la gestion intercompagnie, consultez la section « Transaction intercompagnie ».

Compte :                      Il s’agit du compte de grand livre à affecter pour la dépense. Ce compte provient du champ « Débit » de la distribution ACH-Achat trouvée pour la transaction courante.

Montant saisi :            Il s'agit du montant de la transaction. Notez que si la limite de crédit du fournisseur est dépassée, un message d’avertissement s’affiche. Le montant peut inclure le montant des taxes ou non, dépendamment de la configuration du champ « Taxes incluses oui ou non » au niveau des paramètres de compagnie. Pour plus d'information, consultez la section « Entrée de transactions » des paramètres de compagnie comptable.

Sous-total :                  Il s’agit du sous-total de la transaction, donc du montant avant taxe. Si la configuration du champ « Taxes incluses oui ou non » au niveau des paramètres de compagnie est définie à « Non », ce montant sera le même que le champ « Montant saisi ». Par contre, si le paramètre est défini à « Oui », ce montant sera différent, car le montant saisi inclut les taxes.

Taxe 1 et 2 :                Il s'agit des codes de taxe et de leur montant. Par défaut, les codes de taxe définis à la fiche du client seront présentés.

                                      % Taxe :      Il s’agit du montant de taxe selon le facteur défini à la fiche du code de taxe. Ces montants ne sont pas sauvegardés; ils sont à titre informatif seulement.

                                      % CTI : Il s’agit du pourcentage de CTI de montant de taxe, selon le pourcentage de CTI défini à la fiche du code de taxe.

                                      L’écriture au grand livre s’effectue selon les montants des champs % CTI.

Total à payer :             Il s’agit du total de la transaction, donc du montant incluant les taxes. Si la configuration du champ « Taxes incluses oui ou non » au niveau des paramètres de compagnie est définie à « Oui », ce montant sera le même que le champ « Montant saisi ». Par contre, si le paramètre est défini à « Non », ce montant sera différent, car le montant saisi n’inclut pas les taxes.

Escompte sur paiement :

Date :                            Il s'agit de la date avant laquelle un escompte peut être calculé. Le nombre de jours pour l’escompte peut être déterminé pour chaque fournisseur. Par défaut, la date d’escompte présentée sera la date de la facture plus le nombre de jours d’escompte défini dans le fichier client. Donc, s'il n'y a pas de nombre de jours défini à la fiche du client, la date d'escompte est la même que la date de la facture.

Pourcentage :             Il s'agit du pourcentage de l'escompte. Par défaut, le pourcentage défini à la fiche du fournisseur sera présenté. Si aucun pourcentage n’est inscrit, mais qu’un montant d’escompte est inscrit, le pourcentage sera automatiquement calculé.

Montant :                     Il s’agit du montant de l’escompte. Si un pourcentage est préalablement saisi, le montant sera automatiquement calculé, lorsque le montant de la facture sera saisi.

Document :                 Il s’agit des documents numériques qui sont en complémentarité avec le document courant.

                                      Lors du traitement de la facture, ces documents se retrouveront également au niveau des transactions du fournisseur et au niveau des factures en cours du fournisseur. De plus lors du paiement, ces documents seront également présentés et pourront être consultés en tout temps.

                                      Pour plus d’information sur l’édition de ce champ, consulter les sections :

« Édition du champ Document » des fonctions d’éditions du guide CTRL/Smigg.

« Général » des données de gestion de système du guide CTRL/Smigg.

« Type de document » des données de base de gestion du guide CTRL/Dossier.

Sur la barre d'état, le montant de la facture, le montant des taxes et le montant total incluant les taxes de la facture en cours sont toujours affichés.