Une fois la transaction d’achat saisi (Section du haut) et qu’elle est sauvegardée, la distribution comptable s’initialisera automatiquement.

Si les numéros de compte sont préalablement définis, ils seront automatiquement affectés :

Les comptes de l’écriture des taxes proviennent des distributions TAF-Taxe d’achat.

Les comptes de l’écriture d’achat (Achat/Compte à payer) proviennent de la distribution ACH-Achat.

Les comptes de l’écriture de retenue (Utilisation de CTRL/Projet) proviennent de la distribution RTA-Retenue – Achat.

Rendu à cette étape, il est très important de comprendre qu’à part les comptes de dépense, les autres comptes ne doivent pas être modifiés, tant au niveau du numéro de compte que du montant. S'ils sont modifiés, cela aura pour effets de débalancer les auxiliaires versus le grand livre.

Au bas de l’écran, un total des transactions est affiché. La transaction n’est acceptée que si la vérification des débits et crédits égale zéro (0.00). Les écritures au grand livre peuvent alors être acceptées en activant l'option « Traiter ».

La distribution au grand livre est refaite à chaque modification de la transaction d’achat. Par contre, si la distribution au grand livre avait été préalablement modifiée, au moment de sauvegarder les modifications de la transaction d’achat, un message de validation sera affiché.

L’option « Redistribuer le Grand Livre » permet de régénérer la distribution comptable, si, par exemple, elle a été détruite par erreur, ou encore si un des comptes de la distribution a changé (Compte à payer, taxe, etc.).

Consultez la section « Journal général » pour plus d'information sur les transactions du grand livre.