Gestion > Donnée de base > Grand Livre > Charte comptable > Principale
La charte de compte principale est votre charte de base. Dans les contextes de gestion simple, elle est la seule charte à définir avant de débuter vos opérations comptables.
La fonction « Charte principale » permet donc de créer et de modifier votre charte principale, celle dont toute charte secondaire, s’il y a lieu, est un dérivé.
La structure de la charte est directement liée à la présentation de l’état des résultats et du bilan.
Notez que la destruction d’un compte est refusée si ce dernier a fait l’objet de transactions pour l’exercice courant ou si les cumulatifs de l’exercice précédent ne sont pas à zéro.
La modification des données d’un compte demandera si la modification doit également mettre à jour les informations dans les chartes secondaires, si ce compte y est défini.
Compte
Il s’agit du numéro du compte.
Nous recommandons de conserver le même nombre de caractères pour tous les comptes de votre charte. Si vous possédez une petite charte, vous pouvez entrer vos comptes avec 4 caractères. Avec une charte de compte plus complexe, vous pouvez entrer jusqu’à 15 caractères, par exemple :
Recommandé Non recommandé
0010 10
0100 100
1000 1000
Notez que l’application d’une gestion comptable par centre de profit peut s’effectuer grâce au concept d’extension de compte.
En effet, le système détecte automatiquement une structure de codification de compte qui inclut un trait d’union « - » utilisé pour séparer le numéro de compte de son extension.
L’extension représentant la division, le département, etc. Une entreprise désirant analyser les performances de trois départements pourrait, par exemple, utiliser la structure de codification suivante pour le compte « 0010 » :
Compte Description
0010-01 Département 1
0010-02 Département 2
0010-03 Département 3
Par conséquent, si vous prévoyez appliquer une gestion par centre de profit, il est extrêmement important de définir, indépendamment du numéro de compte, la structure de l’extension la mieux adaptée à vos besoins de gestion.
Ensuite, il est nécessaire de regrouper ces comptes dans une sous-charte qu’on appelle « Charte secondaire ». Ainsi, plusieurs fonctions de CTRL/Finance, dont les états des résultats par département, permettent de consulter ou d’imprimer les données comptables pour différentes chartes secondaires. Pour plus d’information, consultez la section « Chartes secondaire » des données de base de Grand Livre.
D’autre part, si vous prévoyez exploiter l’option de tableau de bord financier décrit à la section « Tableau de bord financier », assurez-vous d’utiliser une codification d’extension uniquement numérique. Le chiffrier d’analyse financière ne supporte pas les extensions de type « caractère ».
Vous pouvez utiliser la fonction utilitaire « Créer avec extension » qui permet de créer de nouveaux comptes de grand livre automatiquement avec des extensions. Pour plus d’information, consultez la section « Création de comptes avec extension au grand livre ».
Séquence
Il s’agit de la séquence alpha numérique de présentation des comptes pour certains rapports comme pour les états financiers. Ce champ est toujours initialisé selon la codification du compte.
La codification des comptes s’effectue selon une certaine logique de présentation, mais si on désire changer l’ordre en cours d’exercice financier, le numéro de compte ne peut être modifié, d’où l’utilité du champ séquence qui, elle, peut être modifiée en tout temps.
Description
Il s’agit d’une description anglaise et française du compte. Ainsi, certains rapports, comme les états financiers, utiliseront la description anglaise ou française, selon la langue de l’usager.
Groupe comptable
Il s'agit du code du groupe comptable du compte. Ce code est souvent utilisé comme critère de sélection dans différents rapports.
Présentation
Le code de présentation permet de construire vos états financiers en indiquant au système la structure de présentation et de calcul de votre charte.
L-Compte titre :
Il sert à titrer les grandes divisions du bilan et de l’état des résultats, par exemple, « Actifs à court terme ».
C-Compte avec solde :
Il s’agit de compte dans lequel les transactions sont effectuées et qui accumule des montants.
S-Sous-total 1 :
Compte qui effectue un sous-total des comptes avec solde (C), par exemple, « Total actif à court terme ».
Exemple :
Compte Prés. Montant Calcul
1110 C 100
1120 C 200
1130 C 500
1200 S 800 Somme de 1110 à 1130
1310 C 100
1320 C 200
1330 C 300
1400 S 600 Somme de 1310 à 1330
H-Sous-total 2 :
Compte qui effectue un sous-total des comptes sous-total 1 (S). Si, dans la section de ce compte sous-total (H), il n’y a pas de compte sous-total 1 (S), un total des comptes avec solde (C) sera effectué.
Compte Prés. Montant Calcul
1110 C 100
1120 C 200
1130 C 500
1200 S 800 Somme de 1110 à 1130
1310 C 100
1320 C 200
1330 C 300
1400 S 600 Somme de 1310 à 1330
1999 H 1 400 Somme de 1200 et 1400
2010 C 700
2020 C 800
2999 H 1 500 Somme de 2010 à 2020
T-Total des sous-totaux :
Compte qui représente un total des comptes sous-total 2 (H). Si, dans la section de ce compte total (T), il n’y a pas de compte sous-total 2 (H), un total des sous-totaux 1 (S) sera effectué. Et si dans la section de ce compte total (T), il n’y a pas de compte sous-total 1 (S), un total des comptes avec solde (C) sera effectué.
Exemple :
Compte Prés. Montant Calcul
1110 C 100
1120 C 200
1130 C 500
1200 S 800 Somme de 1110 à 1130
1310 C 100
1320 C 200
1330 C 300
1400 S 600 Somme de 1310 à 1330
1999 T 1 400 Somme de 1200 et 1400
2110 C -200
2120 C -400
2130 C -100
2200 S -700 Somme de 2110 à 2130
2310 C -100
2320 C -100
2330 C -300
2400 S -500 Somme de 2310 à 2330
2999 T -1 200 Somme de 2200 et 2400
Il ne peut pas y avoir plus d’un compte de présentation T-Total par sections de la charte de compte, excepté à la section « Dépense ». Les sections étant :
● Actif
● Passif
● Avoir
● Revenu
● Dépense
À la section « Dépense », il est possible d’avoir plus d’un compte de présentation T-Total si un compte de présentation D-Différence les suit pour obtenir le cumulatif du profil.
Par exemple, le premier compte D-Différence est généralement pour obtenir la différence entre le total des revenus (compte de présentation T-Total) et un premier total de dépense (compte de présentation T-Total). Ainsi, on obtient un profil brut.
Par la suite, il est possible d’insérer un nouveau compte de présentation T-Total, mais il devra être suivi d’un compte de présentation D-Différence pour obtenir le cumulatif du profit, c'est-à-dire la différence entre le précédent compte de présentation D-Différence et le compte de présentation T-Total.
B-Total passif et avoir :
Compte qui sert à identifier le dernier compte du bilan, c'est-à-dire le total du compte de présentation P-Total passif et du compte de présentation E-Total avoir.
D-Différence :
Compte qui effectue une différence entre deux comptes de présentation T-Total ou entre un compte de présentation D-Différence et un de présentation T-Total. Ex. : Bénéfices bruts.
Pour alléger la présentation des états financiers, il est possible d’insérer des lignes d’espacement (lignes blanches). Il s’agit de créer un compte sans description et de le définir comme compte titre.
Nature
Il s’agit des cinq (5) natures de compte standard des états financiers :
● ACT-Actif
● PAS-Passif
● AVO-Avoir
● REV-Revenu
● DEP-Dépense
Plus deux autres natures qui sont en fait des totaux des sections, mais qui doivent être identifiées pour permettre des présentations différentes aux états financiers, soit :
● PEA-Passif et Avoir
● BEC-Bénéfice courant E-R
Ces deux dernières natures peuvent être assignées à seulement un compte chaque.
Voici un exemple type d’une charte de compte :
Cpte Description Prés. Nat. Calcul
1000 ACTIF L ACT
1001 L ACT
1002 Actif à court terme L ACT
1010 Encaisse 1 C ACT
1020 Encaisse 2 C ACT
1050 Compte à recevoir C ACT
1060 Taxes à recevoir C ACT
1498 Total actif à court terme S ACT Somme de 1010 à 1060
1499 L ACT
1500 Actif à long terme L ACT
1510 Équipement C ACT
1520 Mobilier C ACT
1530 Placement C ACT
1540 Inventaire C ACT
1990 Total actif à long terme S ACT Somme de 1510 à 1540
1995 L ACT
1998 Total actif T ACT Addition de 1498 et 1990
1999 L PAS
2000 PASSIF L PAS
2001 L PAS
2002 Passif à court terme L PAS
2010 Compte à payer C PAS
2020 Salaire à payer C PAS
2030 Marge de crédit C PAS
2040 Taxes à payer C PAS
2050 Frais courus C PAS
2498 Total passif à court terme S PAS Somme de 2010 à 2050
2499 L PAS
2500 Passif à long terme L PAS
2510 Prêt 1 C PAS
2520 Prêt 2 C PAS
2530 Prêt 3 C PAS
2990 Total passif à long terme S PAS Somme de 2510 à 2530
2995 L PAS
2998 Total passif T PAS Addition de 2498 et 2990
2999 L AVO
3000 AVOIR L AVO
3001 L AVO
3010 Dividendes C AVO
3020 Capital action C AVO
3030 Bénéfice non réparti C AVO
3040 Bénéfice courant C AVO
3990 Total de l’avoir T AVO Somme de 3010 à 3040
3995 L AVO
3998 TOTAL PASSIF & AVOIR B PEA Total de 2998 et 3990
3999 L REV
4000 REVENU L REV
4001 L REV
4010 Revenu 1 C REV
4020 Revenu 2 C REV
4030 Revenu 3 C REV
4998 Total des revenus T REV Somme de 4010 à 4030
4999 L DEP
5000 DEPENSE L DEP
5001 L DEP
5002 Coûts directs L DEP
5003 L DEP
5010 Salaire C DEP
5020 Matériel C DEP
5030 Transport C DEP
5990 Total des coûts directs T DEP Somme de 5010 à 5030
5995 L DEP
5998 PROFIT BRUT D DEP Différence de 4998 et 5990
5999 L DEP
6000 Frais généraux L DEP
6001 L DEP
6010 Salaire administratif C DEP
6020 Papeterie de bureau C DEP
6030 Frais téléphoniques C DEP
6990 Total des frais généraux S DEP Somme de 6010 à 6030
6995 L DEP
7000 Frais marketing L DEP
7001 L DEP
7010 Salaire marketing C DEP
7020 Frais représentation C DEP
7030 Frais communication C DEP
7990 Total des frais marketing S DEP Somme de 7010 à 7990
7995 L DEP
7998 TOTAL FR. GÉN. & MRK T DEP Addition de 6990 et 7990
7999 L DEP
8000 PROFIT NET D BEC Différence de 5998 et 7998
Type
Il s’agit du type du compte. Plusieurs types permettent de définir les comptes de contrôle, par exemple le « Compte à recevoir ».
R-Régulier
Ce type permet de définir les comptes réguliers.
B-Bénéfice non réparti
Ce type permet de définir le compte correspondant au compte des bénéfices non répartis au niveau du bilan. Lors de la fermeture d’année, le solde du compte des bénéfices courants est transféré automatiquement dans le compte des bénéfices non répartis. Seulement un compte peut être défini avec ce type.
C-Bénéfice courant
Ce type permet de définir le compte correspondant au compte des bénéfices courants au niveau du bilan. À chaque écriture comptable affectant un compte de revenu ou de dépense (comptes de l’état des résultats), le bénéfice courant est automatiquement mis à jour à ce compte.
A-Intercompagnie - Avance à et E-Intercompagnie - Dû à
Il s’agit des comptes de base par défaut qui seront utilisés pour la gestion des écritures comptables intercompagnie. Lors d’une écriture pour une transaction intercompagnie, le système doit générer deux écritures supplémentaires, une dans chaque compagnie, pour assurer la cohérence d’une comptabilité partie double.
Seulement un (1) compte peut être défini au type « Avance à » et « Dû à ». Et logiquement, il n’y a jamais d’écritures comptables dans ces comptes.
Il est important que ces comptes de base d' « Avance à » et de « Dû à » soient aussi créés avec des extensions correspondant aux compagnies auxquelles les intercompagnie seront effectuées et de type « I-Intercompagnie ».
Exemple :
Deux compagnies qui font de l'intercompagnie entrent elles, soit la compagnie XXX et la compagnie YYY.
Compte défini dans la compagnie XXX :
Compte Description Type
1700 Avance à A
2700 Dû à E
1700-YYY Avance à Compagnie YYY I
2700-YYY Dû à Compagnie YYY I
Compte défini dans la compagnie YYY :
Compte Description Type
1700 Avance à A
2700 Dû à E
1700-XXX Avance à Compagnie XXX I
2700-XXX Dû à Compagnie XXX I
Il est possible de définir seulement un compte « Avance à » sans compte « Dû à » ou l’inverse, et lors de la génération de l’écriture intercompagnie, si seulement un des deux types est présent à la charte, le même numéro de compte sera utilisé pour l’avance et le dû, mais chacun avec le code de compagnie concernée.
I-Intercompagnie
Les comptes définis avec type I-Intercompagnies sont les mêmes comptes que les comptes de type « A-Avance à » et de type « E-Dû à », mais en extension avec les compagnies avec lesquelles les écritures intercompagnie sont générées.
Ce type est utilisé afin d’alléger la présentation du bilan en mode « Consolidé », c’est-à-dire pour plus d’une compagnie, car ces comptes n’y seront pas présentés.
N-Compte à payer
Ce type permet de définir les comptes qui correspondent aux comptes contrôles pour l’auxiliaire des comptes à payer (fournisseur).
G-Compte à recevoir
Ce type permet de définir les comptes correspondant aux comptes à recevoir (client).
H-Retenue à payer
Ce type permet de définir les comptes correspondant aux comptes de retenues à payer (fournisseur).
J-Retenue à recevoir
Ce type permet de définir les comptes correspondant aux comptes de retenues à recevoir (client).
K-Taxe à payer
Ce type permet de définir les comptes correspondant aux comptes de taxes à payer (fournisseur).
L-Taxe à recevoir
Ce type permet de définir les comptes correspondant aux comptes de taxes à recevoir (client).
M-Banque
Ce type permet de définir les comptes correspondant aux comptes de banque. À l’assignation de ce type, un onglet supplémentaire « Banque » s’affichera pour définir les informations supplémentaires propres aux comptes de banque. Pour plus d’information, consultez la section suivante « Compte de banque ».
S-Escompte de paiement-Vente :
Ce type permet de définir les comptes correspondant aux comptes d’escompte de paiement de vente.
T-Escompte de paiement-Achat :
Ce type permet de définir les comptes correspondant aux comptes d’escompte de paiement d’achat.
V-Variation sur TC - Gain/Perte
Ce type permet de définir les comptes correspondant aux comptes variations sur taux de change (gain/perte) lorsqu’une gestion multidevise est effectuée.
D-Début stock
Il s’agit du compte de stock de début à l’état des résultats.
F-Fin stock
Il s’agit du compte de stock de fin à l’état des résultats.
Maître
Permet de définir qu’il s’agit d’un compte maître. Un compte maître est un compte qui regroupe plusieurs comptes afin d’alléger la présentation du bilan et de l’état des résultats. Le compte maître ne peut recevoir de transactions.
Seuls les comptes définis à « Oui » pour Maître peuvent être assignés comme comptes maîtres aux autres comptes.
Voici un exemple :
Compte Description Maître Compte Maître
5000 Salaire Oui
5100 Salaire Qc Oui 5000
5100-01 Salaire ADM Non 5000
5100-02 Salaire RED Non 5000
5100-03 Salaire MRK Non 5000
5200 Salaire Mtl Oui 5000
5200-01 Salaire ADM Non 5000
5200-02 Salaire RED Non 5000
5200-03 Salaire MRK Non 5000
Ainsi configuré, seul le compte 5000 sera présenté aux états financiers en incluant tous les soldes des sous-comptes jusqu’au compte 5200-03. Les comptes 5100 et 5200 pourront être définis comme compte à affecter aux distributions comptables (et activités) avec extension automatique à « Oui ».
Compte maître
Il s’agit de défini le compte maître qui permettra un regroupement de comptes pour l’allégement de la présentation des états financiers.
Quatre niveaux de sous-comptes sont possibles :
Dans cet exemple, il ne serait pas possible d’assigner le compte 4525 comme maître à un autre compte. Par contre, il pourrait être défini à « Oui » pour « Maître ».
Ainsi configuré, le compte 4525 est considéré comme un compte maître pouvant être défini aux distributions comptables définies à extension automatique à « Oui » et, aux états financiers, il agira comme un titre. Si l’on tente de l’assigner au champ « Compte maître » à un autre compte, un message de validation sera présenté :
Voici un exemple plus détaillé d’une partie d’une charte de compte :
Voici le niveau de forage que cette configuration génèrera à l’état des résultats :
Résultat sans forage :
1er forage sur le compte 4200 :
2e forage sur le compte 4500 :
3e forage sur le compte 4520 :
Ensuite, le prochain niveau de forage sera le détail des transactions.
Solde des comptes
Dans la deuxième partie de l’écran, vous retrouvez les soldes des périodes pour l'année courante, pour l’année suivante (période 14) et pour l'année précédente :
Il est important de noter que CTRL/Finance exploite une période comptable tampon nommée « Période 14 ». Si votre exercice financier est terminé, mais que vous n’êtes pas prêt à le fermer immédiatement, vous pouvez continuer à enregistrer vos transactions même si leur date est ultérieure à la date de fin de l’exercice. Ces dernières seront toutes enregistrées dans la période 14 jusqu’à la fermeture de l’exercice. Consultez la section « Fermeture d’exercice » pour plus d’information sur le traitement de cette période temporaire lors de la fermeture d’exercice.
Le Solde courant présente le total des périodes 1 à 12 de l’année courante.
Le Solde suivant de la colonne Année suivante présente, pour les comptes du bilan (actif, passif et avoir), le total du solde courant plus les soldes des périodes 1 à 12 de l’année suivante.
Le Solde suivant pour les comptes de l’état des résultats (compte de revenu et de dépense) présente le total des périodes 1 à 12 de l’année suivante seulement. La même logique s’applique également au compte « Bénéfice courant ».
Pour de l’information additionnelle sur la définition des périodes comptables d’une compagnie, consultez la section « Périodes comptables » des données de base de gestion.