L’onglet « Compte de banque » permet d’éditer les données spécifiques à la gestion des comptes de banque lorsque le type du compte est défini à M-Banque. En effet, le système permet de gérer plusieurs comptes de banque. Chaque compte possède ces propres séquences de numéros.

Le numéro de compte de banque est présent au journal de caisse-recettes et au journal de caisse-déboursé afin de permettre une conciliation bancaire pour chaque compte de banque. Donc, tous les comptes de banque doivent être définis à cette table.

Description

Il s’agit de la description du compte de banque. À la création, la description sera initialisée avec la description du compte précédemment sélectionné.

Séquence chèque

Ce champ est obligatoirement numérique et est utilisé pour l’impression des chèques par la caisse-déboursé, par les paiements en lot des fournisseurs et par la paie. Il s’agit du dernier numéro ayant été utilisé.

Au caisse déboursé et aux paiements en lot des fournisseurs, il s’agit du champ « numéro d’effet » qui sera alimenté par cette séquence si la modalité du paiement est définie à « Chèque ». Pour la paie, il s’agit du champ « Numéro de chèque » lorsque l’option « Impression des chèques » et sélectionnée au tableau de la paie.

Séquence paiement direct

Il s’agit du numéro de paiement direct utilisé au champ « Effet » du caisse-déboursé et paiement en lot des fournisseurs lorsque la modalité est « Paiement direct ».

Ce champ est obligatoirement numérique. Il s’agit du dernier numéro ayant été utilisé.

Cette séquence n’est pas utilisée pour la paie puisque, si les paiements ne sont pas effectués par chèque, il s’agit d’un paiement effectué par un fichier de dépôt qui regroupe l’ensemble des employés et il n’y a pas de numéro d’effet à ce moment-là.

Séquence de dépôt

Il s’agit du numéro de dépôt utilisé au champ « Effet » du caisse-recette lorsque la modalité est « Chèque/argent ». Ce numéro n’est pas incrémenté automatiquement puisqu’un même dépôt, fait manuellement avec un livret de dépôt, peut contenir plusieurs paiements. L’usager change donc le numéro manuellement lorsqu’il sait que le dépôt est terminé. Il s’agit du dernier numéro ayant été utilisé.

Séquence dépôt direct

Il s’agit du numéro de dépôt direct utilisé au champ « Effet » du caisse-recette lorsque la modalité est « Paiement direct ».

Ce numéro peut être numérique ou alphanumérique. S’il est numérique, il sera incrémenté automatiquement à chaque recette. Par contre, s’il est alphanumérique, il ne sera pas incrémenté automatiquement, donc lors de du caisse-recette, l’usager devra inscrire le numéro manuellement. Le système apportera toujours le dernier ayant été saisi.

Institution

Il s’agit du code de l’institution à laquelle ce compte est relié. Pour plus d’information, consultez la section « Institutions Financières ».

Numéro de compte (Folio)

Il s’agit du numéro du compte à l’institution financière, souvent appelé « Numéro de folio ».

Code à barres du compte pour chèque

Il s’agit du numéro de compte comme le champ précédent, mais codé selon un code à barres. Ce champ pourrait être imprimé sur les chèques. Pour plus d’information, consultez le paramètre « Coordonnées de la banque » de l’onglet « Paramètres de fournisseur » des « Paramètres de gestion ».

EDI

Gestion EDI :               Ce paramètre permet de définir si le compte de banque permet une gestion des paiements employés et fournisseurs par EDI (Échange de Données Informatisées, ou en version originale "Electronic Data Interchange").

                                      Cette fonction génère un fichier de paiement fournisseur ou employé, lequel est par la suite transféré par Internet à l’institution financière de la compagnie. Par la suite, l’institution financière lit le fichier et transfère les montants du compte de banque de la compagnie aux différents comptes et institutions financières des fournisseurs ou des employés.

                                      Seulement les comptes en devise CDA-Dollar canadien et USD-Dollar américain offrent la gestion EDI.

Identité de l’émetteur

Il s’agit du numéro d’identification (numéro de client) attribué par l’institution financière. Il s’agit d’un code de 10 caractères.

Ce numéro est nécessaire si des fichiers de dépôt (paiement) doivent être générés et transférés par Internet pour les paiements des fournisseurs et des employés.

Il peut y avoir un numéro pour les dépôts de la paie et un pour les dépôts (paiement) des fournisseurs. Par contre, il peut s’agir du même numéro d’émetteur pour les deux types de dépôt (paie et fournisseur).

Par contre, dans un même fichier, il ne peut y avoir des dépôts pour les employés et des dépôts pour les fournisseurs. Les fichiers sont gérés individuellement.

Il s’agit d’un choix propre à chaque compagnie. Si le numéro d’émetteur est le même, la séquence des fichiers sera la même que cela soit un dépôt de paie ou de fournisseur.

Pour un contrôle plus détaillé, le responsable de la paie pourrait vouloir avoir sa propre numérotation de séquence de fichier.

Pour se procurer un ou des numéros d’émetteur, il s’agit de communiquer avec son institution financière.

Séquence du fichier de dépôt direct

Il s’agit du numéro de chaque fichier créé par l’émetteur afin qu’aucun fichier ne soit traité deux fois. Ce numéro est augmenté de 1 chaque fois qu’un nouveau fichier est créé. Les numéros reviennent à 0001 lorsque le numérotage atteint 9999.

Si le numéro d’émetteur est le même pour la paie et pour les fournisseurs, le numéro de séquence sera éditable seulement à la section de la paie et mettra à jour également la section fournisseur. Car les deux utiliseront la même séquence.

Compagnie à consolider

Ce paramètre permet d’identifier quelles compagnies devront être consolidées pour générer un seul fichier de dépôt de paie. Ainsi, lors de la consolidation des fichiers, ces codes de compagnie s’initialiseront automatiquement. Pour plus d’information, consultez la section « Consolider dépôt direct » du guide de la Paie.