Gestion > Employé > Transaction

Le sous-menu TRANSACTION du menu EMPLOYÉ présente l’ensemble des transactions effectuées par la paie proprement dite.

Les transactions peuvent provenir du calcul de paie qui calcule les feuilles de temps, les relevés de dépenses et les modificateurs.

Elles peuvent également provenir du traitement de fermeture de remise, lorsque des montants sont calculés à la fermeture. Ces montants sont définis au niveau des cotisations DAS. Pour plus d’information, consultez la section « Cotisation DAS de modificateur » des données de base des modificateurs.

Elles peuvent également provenir de la fonction de provision de banques. Pour plus d’information, consultez la section « Calcul de provision ».

Elles peuvent également être manuellement créées pas un usager.

Année :                      Il s’agit de l’année fiscale de la paie. Il faut comprendre qu’une transaction peut dater, par exemple, du 31 décembre 2006 et faire partie de l’année fiscale 2007, car il s’agit de la période 01 de l’année 2007.

Période :                    Il s’agit de la période concernée pas la transaction.

Date :                          Il s’agit de la date de la transaction. Cette date sera la même pour l’écriture au grand livre. Donc, dépendamment du paramètre « Écriture journalière » de l’onglet « Paie » des paramètres de compagnie, la date des transactions peut être selon les dates saisies au niveau des feuilles de temps et des relevés de dépenses si le paramètre est à « Oui », mais si le paramètre est à non, les dates seront fixes : les dépenses en date de fin de période et le net en date de la date de paiement définie au calendrier de paie.

Paiement :                 Il s’agit de la date du paiement de la paie, soit de la date qui est affichée sur le chèque ou le talon de paie.

Statut :                        Il s’agit du statut de la transaction. Six (6) statuts sont possibles :

                                    ACT :  Ce statut signifie que la transaction est en cours de traitement. Exemple : le calcul de la paie a été effectué, mais le transfert n’a pas encore été effectué. À cette étape, les transactions peuvent encore être modifiées si un nouveau calcul de paie est effectué. Il faut comprendre ici que « Modifiée » ne veut pas dire que, manuellement, un usager peut modifier une transaction; c’est impossible. La modification des transactions ACT s’effectue lors d’un nouveau calcul de paie, par exemple suite à la modification d’une feuille de temps ou d’un relevé de dépenses, etc.

                                    TRT :   Ce statut signifie qu’un transfert au grand livre et /ou aux coûts de projet ont été effectués. À cette étape, les transactions ne pourront plus être modifiées. C’est-à-dire que même si un nouveau calcul de paie est effectué, cela ne modifiera plus les transactions du statut TRT.

                                    TER :   Ce statut signifie que la période concernée par la transaction a été fermée.

                                    AJU :   Ce statut est attribué, temporairement, aux transactions d’ajustement effectuées au moment de l’impression des rapports des remises périodiques, s’il y a des « Cotisations DAS ». Ce statut est dit temporaire, car après l’impression des rapports, si la fermeture est effectuée, ce statut change pour REM, et si la fermeture n’est pas effectuée, c’est-à-dire que le traitement de fermeture est annulé, ces transactions sont détruites.

                                    REM :  Ce statut signifie qu’un traitement de fermeture de remise périodique a été effectué pour cette transaction.

                                    MAN : Ce statut est automatiquement assigné aux transactions créées manuellement.

Employé :                   Il s’agit du numéro de l’employé concerné par la transaction. À la droite du numéro, le nom et prénom sera affiché. Il n’est pas possible de créer manuellement une transaction sans employé. Le seul cas où il n’y aura pas de numéro d’employé est lorsqu’il s’agit de transactions générées par les cotisations DAS qui sont calculées à la fermeture périodique (remise DAS).

Catégorie :                 Il s’agit de la catégorie de transaction. Pour plus d’information sur les catégories, consultez la sous-section « Catégorie de distribution » de la section « Distribution comptable » des données de base de la paie.

                                    Voici la liste des catégories possibles :

●    GIN-Gain

●    BEN-Bénéfices marginaux employeur

●    DEP-Dépense

●    TXA-Taxe sur achat

●    VPA-Vacances payées automatiquement

●    VCC-Vacances cumulées automatiquement

●    VCP-Vacances cumulées payées

●    MPA-Maladies payées automatiquement

●    MCA-Maladies cumulées automatiquement

●    MCP-Maladies cumulées payées

●    PBV-Provision de bénéfices sur vacances non payées

●    FRE-Frais imputés projet

●    FAE-Facturation équipement projet

●    BNQ-Provision de banque

●    MDE-Modificateur déduction

●    MDR-Modificateur déduction employeur:

●    NET-Net employé

●    NED-Net dépense

●    TXV- Taxe sur vente

Description :              Il s’agit de la description de la transaction.

Employeur :               Il s’agit du numéro d’employeur. Ce numéro provient de la fiche employé.

No de transaction :   Il s’agit du numéro de transaction de la feuille de temps à partir de laquelle la transaction a été calculée. Lors de l’ajout d’une transaction manuelle (statut MAN), ce champ est initialisé selon une séquence différente de celle des feuilles de temps. Par contre, il est possible de modifier ce numéro pour avoir la référence à une feuille de temps précise.

                                    Lors de la création avec copie d’une transaction, le numéro original sera conservé.

                                    Comme les informations de la feuille de temps ne se retrouvent pas toutes au niveau des transactions générées, il peut être nécessaire de faire le lien avec une feuille de temps précise lors de l’ajout d’une transaction manuelle, pour certains rapports, par exemple le rapport « Rapport mensuel de la CCQ ».

Modificateur :            Il s’agit du code de modificateur concerné par la transaction.

Les informations suivantes proviennent de la feuille de temps ou du relevé de dépenses en lien avec la transaction :

Transaction 

Catégorie d’emploi

Division

Classe d’emploi

Type d’employé

Territoire de travail

Unité de classification

Contexte

Compagnie destination

Facture

Fournisseur

Client

Hrs / Qté

Unité d’heure

Taux

Projet-Activité-Extra-Équipement-Catégorie de coût-TEC

Montant :                    Il s’agit du montant de la transaction. Dépendamment de la catégorie de la transaction, il peut s’agit d’un gain, d’une déduction employée, d’un montant de taxe, etc.

Taxe :                         Il s’agit du code de taxe lorsque la transaction est une catégorie de taxe (TXA ou TXV).

Cotisable :                 Il s’agit du montant cotisable lorsqu’il s’agit d’une transaction calculée à partir d’un modificateur.

Cotisable réel :          Il s’agit du montant réel sur lequel le modificateur se calcule.

                                    La différence peut sembler subtile entre le « Cotisable » et le « Cotisable réel ».

                                    Le premier présente le montant maximum sur lequel le modificateur « pourrait » se calculer et le deuxième présente le montant réel sur lequel le modificateur se calcul en tenant compte des maximums de revenu cotisable, des maximums de cotisation, des exemptions, etc.

                                    Exemple : Le calcul d’un modificateur employé est 3% du salaire brut de l’employé ayant le code de transaction de feuille de temps HEU. Le revenu maximum hebdomadaire cotisable pour ce modificateur est 300$.

                                    L’employé a une feuille de temps de 400$ ayant le code de transaction HEU, donc le montant « Cotisable » sera de 400$ et le montant « Cotisable réel » sera de 300$.

                                    Autre exemple pour la Régie des Rentes du Québec : Le taux employé est de 4.95% du salaire brut de l’employé avec une exemption annuelle de 3500$.

                                    L’employé a une feuille de temps hebdomadaire au montant de 400$.

                                    À la transaction générée par le calcul de la RRQ on retrouvera :

                                    Cotisable :                 400.00$

                                    Cotisable réel :          332.69$

                                                                        (soit 400$ X 52 semaines – 3500$ / 52)

                                    Montant :                    16.47$

Heure cotisable :      Il s’agit du nombre d’heures cotisable pour le modificateur.

Compte G.L. :            Il s’agit des comptes de grand livre qui seront ou ont été affectés par la transaction.

Conciliation :             Il s’agit d’un paramètre qui indique si la conciliation bancaire sera ou a été affectée par la transaction.

Compagnie :              Il s’agit de la compagnie comptable qui sera ou a été affectée par la transaction.

Aussitôt que le rapport des écritures de grand livre est imprimé, les comptes de grand livre, les paramètres de la conciliation et le code de compagnie seront inscrits. Par contre, ils pourront changer tant que le transfert n’aura pas été effectué.

La définition des comptes de grand livre, de la conciliation bancaire du code de compagnie devant être affecté par les transactions, s’effectue au niveau de la distribution comptable. Pour plus d’information, consultez la section « Distribution comptable » des données de base de la paie.

Remises périodiques :        Cette section indique si la transaction a été incluse dans une fermeture de remise périodique (Remise DAS). Si oui, un numéro de séquence sera inscrit au niveau d’un des champs de la remise à laquelle elle a été incluse.

                                    Le numéro de séquence à la forme :

                                    AAAAMMJJ99

                                    Par exemple, s’il s’agit d’une transaction pour le modificateur « Impôt fédéral » et qu’elle a été incluse dans la remise du 30 avril 2007 au champ « Séquence DAS fédérale », on retrouvera 2007043001. Donc, on comprend qu’il s’agit de la date année-mois-jour de la date de fermeture de la remise combinée avec un numéro séquentiel qui s’incrémente, si plus d’une remise est effectuée pour le même type de remise et pour la même date.

Banque :                    Il s’agit du numéro du compte de banque de la transaction. Toutes les transactions, et non pas seulement les transactions de NET-Net, ont un compte de banque. Ce champ permet de définir le regroupement par compte de banque, car un même employé, à la même période, pourrait se voir remettre deux paiements (chèque ou dépôt direct), car la distribution comptable contient plus d’une distribution pour les NET-Net.

Écriture :                    Il s’agit de la date de l’écriture comptable de la transaction. Cette date peut être différente de la date de la transaction si le paramètre « Écriture journalière » est défini à « Oui » au paramètre de compagnie de la paie. Pour plus d’information, consultez la sous-section « Paramètre de compagnie de paie » de la section COMPAGNIE.

Séquence :                Il s’agit de du numéro de séquence du lot d’écriture comptable.