Cette étape permet, après avoir imprimé les chèques ou talons de paie, de générer/créer le fichier du dépôt bancaire des paies.
La date des dépôts sera celle définie à l’étape précédente, soit lors de l’impression des chèques ou des talons.
Avant d’effectuer le dépôt, il est possible d’imprimer un rapport des dépôts qui seront effectués.
Pour plus d’information concernant les rapports de paie, consultez les sous-sections « Impression des dépôts directs » de la section « Rapport de paie ».
Numéro : Lorsqu’un seul dépôt est généré, le numéro de ce dépôt sera présenté. Ce numéro provient du champ « Séquence du fichier de dépôt direct » de la fiche du compte de banque. Si plus d’un compte de banque est présent à la distribution comptable, donc que plus d’un fichier de dépôt peut être créé pour la paie, ce champ sera vide et les numéros de dépôt seront présenté à la fenêtre de confirmation de création de dépôts directs qui s’active lors de la sélection du bouton Dépôt.
Certaines institutions permettent d’effectuer un envoi « Test », et à ce moment le numéro du fichier doit être 0000. Donc il est possible à ce moment d’inscrire ce numéro et un message d’avis sera affiché :
Nombre : Il s’agit du nombre total des employés pour lesquels un dépôt bancaire sera généré.
Total : Il s’agit du montant total des dépôts.
À l’activation de cette option, le système présente un tableau de confirmation des informations.
Date de
paiement : Cette date présente la date à laquelle seront effectués les paiements dans les comptes des employés.
Banque : Il s’agit des comptes de banque pour lesquels des fichiers de dépôt seront générés.
No dépôt : Il s’agit du numéro de dépôt. Ce numéro peut être modifié à cette étape.
Fichier de dépôt : Il s’agit du nom du fichier de dépôt et du répertoire où il sera créé.
Le répertoire peut être personnalisé au champ « Répertoire des fichiers » de l’onglet général des données de base de gestion.
Par défaut, tous les fichiers sont créés dans le répertoire :
\RépertoireInstallation\Production\CompagnieCourante\Paie-Compte de banque\NuméroDépôt
Exemple :
C:\Finance\Production\Cixxxxxx\Paie-1110\0083
Par contre, il est possible de changer le répertoire au champ « Répertoire des fichiers » de l’onglet « Paie » des données de base de gestion.
Voici les noms techniques des fichiers qui sont créés pour les dépôts bancaires :
Caisse
Populaire : DB « numéro du dépôt ».DAT
Banque
Nationale : Deux (2) fichiers sont créés :
« TF03800 » + « 5 premiers chiffres du numéro de l’émetteur ».TXT
Le fichier .TXT est ensuite compressé sous le nom : « TF03800 » + « 5 premiers chiffres du numéro de l’émetteur ».ZIP et le fichier .TXT est ensuite détruit.
Le numéro de l’émetteur est défini à la fiche du compte de banque. Pour plus d’information, consultez la section « Compte de banque » du guide CTRL/Finance.
Banque CIBC : CIBC.TXT
Banque Royale : STDFCRED.DAT
Banque TD : TD.DAT
Banque de Montréal : BNQMTL.DAT
Banque Scotia : BNQSCO.DAT
Banque Laurentienne : LAUR.TXT
À la confirmation de la génération de dépôt (sélection du bouton OK), les fichiers de dépôt seront créés et, si un raccourci du site de l’institution financière est défini à la fiche des institutions financières des comptes de banque produisant les fichiers de dépôt, les sites Web pour les transferts des fichiers s’activeront.
Certaines spécificités doivent être respectées pour assurer le bon cheminement des dépôts. Voici les étapes à suivre :
Il faut d’abord communiquer avec son institution financière pour s’inscrire et vérifier auprès d’eux quelle est la méthode de communication (le logiciel de communication à utiliser).
Se procurer le nom et le numéro des institutions financières avec lesquelles les employés font affaire et leur numéro de folio.
Créer toutes les institutions financières des employés. Pour plus d’information, consultez la section « Institutions financières » aux données de base de gestion. Il faut ensuite valider les informations des champs suivants :
- Numéro d’institution
- Gestion Edi
- Type de l’institution
- Centre de traitement récepteur
- Portail Web – Transfert de fichier
Mettre à jour les fiches des employés au niveau du numéro de folio et de la banque et modifier le type d'émission de chèque pour indiquer « Dépôt à la banque ». Pour plus d’information, consultez la section « Fiche employé ».
Compléter les informations pertinentes à la section « EDI » de la fiche des comptes de banque et de la fiche des institutions financières. Pour plus d’information, consultez les sections « Compte de banque » et « Institutions financières » des données de base de gestion. Valider les informations des champs suivants :
- Numéro de compte (Folio)
- Identité de l’émetteur
- Séquence du fichier de dépôt
Une fonction existe pour consolider plusieurs dépôts en un seul lorsque plusieurs compagnies font des paies. Consultez la section « Consolider dépôts directs ».
Principe si la compagnie comptable est différente de la compagnie courante : l’écriture comptable sera effectuée au compte de banque de la compagnie comptable, mais les informations pour le fichier de dépôt seront selon celles du compte de banque de la compagnie courante. Ainsi, si plusieurs compagnies de paie ont la même compagnie comptable, chacun doit avoir leur propre numéro d’émetteur et numéro de séquence de fichier de dépôt.