Gestion > Grand Livre > Transaction > Général

La fonction « Général » du menu TRANSACTION permet d’enregistrer les écritures qui ne sont pas rattachées aux autres journaux.

En fait, il s’agit du journal général au niveau duquel toutes les transactions peuvent être saisies si les autres modules, comme les modules de vente, d’achat, module de paie, etc., ne font pas partie de votre configuration logiciel.

Certains champs supplémentaires pourraient apparaître selon certaines configurations du système, comme la gestion par succursale, la gestion intercompagnie et la gestion multidevise. Pour plus d’informations, consultez la section « Configuration des transactions ».

Date :                            Il s’agit de la date de la transaction. Par défaut, la date du jour est présentée, et par la suite, elle est toujours initialisée avec la date de la transaction précédemment saisie.

Période :                      Il s’agit de la période comptable à laquelle la date fait partie.

Source :                       Il s’agit de la source comptable.

Fournisseur, Client :  Il s’agit du code du fournisseur ou du client en lien avec l’écriture. Ces champs ne sont pas obligatoires et il ne sera pas possible de saisir les deux à la fois, seulement un des deux peut-être utilisés. Il faut comprendre que l’assignation d’un code de fournisseur ou de client ne génèrera pas une transaction à l’auxiliaire du fournisseur ou du client.

                                      Pour effectuer une transaction d’auxiliaire, il faut utiliser le journal des achats ou des ventes.

Facture :                      Si un code de fournisseur ou de client est précédemment saisi, ce champ « Facture » sera accessible. Il est ainsi possible d’inscrire un numéro de facture en lien avec l’écriture.

Référence 1 :              Il s’agit du numéro (code) de la transaction, lequel provient de la séquence d’écriture et de la longueur définies aux paramètres de compagnie avec le préfixe EJ.

                                      Pour plus d'information, consultez la section « Entrée de transactions » des paramètres de compagnie comptable.

                                      Par contre, il est possible à l’usager d’inscrire un autre numéro si nécessaire.

                                      Une validation d’unicité est effectuée pour s’assurer que ce numéro n’existe pas déjà aux transactions de source 6-Journal général du grand livre ou qu’un autre usager n’a pas déjà une écriture en cours avec ce même numéro. Si oui un message de validation sera affiché.

                                      À chaque fois que le total de l’écriture donne zéro, le numéro de la prochaine écriture s’incrémentera automatiquement.

Si l’incrémentation automatique n’est pas nécessaire lorsque le total de l’écriture arrive à zéro, il est possible de paramétrer le champ numéro de référence avec la valeur défaut (F12) « Dernière valeur saisie ». Ainsi paramétré, le numéro ne changera plus lorsque le total de l’écriture sera de zéro.

Référence 2 :              Il s'agit d'une description de la transaction qui permet à l’usager d’utiliser ses propres codes de classification.

Compagnie, Compagnie liée et Consolidation :

                                      Pour plus d’information concernant la gestion intercompagnie, consultez la section « Transaction intercompagnie ».

Numéro de compte : Il s’agit du numéro de compte de grand livre à affecter. À droite du numéro de compte, la description du compte est affichée pour que l’usager puisse valider que le numéro de compte soit bon. Ce compte peut provenir du champ « Débit » » de la distribution comptable de catégorie GEN-Écriture Générale.

Modalité :                     Il s’agit de la modalité du paiement, lorsque le compte est un compte de banque. La modalité « Autre » s’inscrit automatiquement, et si l’effet doit se retrouver à la conciliation bancaire, il s’agit d’inscrire manuellement le numéro d’effet. Les deux autres modalités « Paiement direct » et « Dépôt direct » permettent d’identifier l’effet à la conciliation bancaire et lors de leur sélection, le numéro de séquence défini à la fiche du compte de banque sera automatiquement présenté au champ « Effet ».

Succursale :                Il s’agit de la succursale pour laquelle la transaction est générée. Pour plus d’information, consultez la section  « Transaction par succursale ».

Effet :                            Il s’agit d’un code pour la conciliation bancaire. Lorsqu’il s’agit d’un compte de banque et que la transaction doit apparaître à la conciliation bancaire, il faut inscrire un code à ce champ et la transaction va être présente sous ce code à la conciliation bancaire.

                                      La logique d'ajout de l'effet à la conciliation bancaire est la même que pour le caisse-recette, c'est-à-dire qu'il cumule les effets qui ont le même numéro, la même date et le même type.

Description :                Il s’agit de la description de la transaction. Par défaut, la description du compte de la transaction sera présentée.

Montant :                     Il s’agit du montant de la transaction pour le compte de grand livre entré plus haut. Pour les montants créditeurs, vous devez entrer un signe négatif avant le montant, par exemple -234.55.

Si la vérification des débits et crédits n’égale pas zéro, un message sera présenté.

Il faut alors ajuster les écritures pour que le total des débits et des crédits soit de zéro.

Il se peut que le message soit présenté, mais que le total soit de zéro également; c’est que la validation est faite par date et par compagnie. Il faut ainsi vérifier les transactions par date et par code de compagnie (si le module intercompagnie est utilisé).