Certains principes initiaux doivent être connus pour optimiser les analyses possibles par un tableau bord financier de CTRL/Finance.
Structure de la charte de comptes
Pour un fonctionnement adéquat des chiffriers d’analyse, la charte de compte et la codification des comptes doivent respecter certaines règles :
● La charte de compte doit être structurée de manière à regrouper des postes comptables de signification similaire. Par exemple, les comptes de revenus du même type doivent se suivre.
● Si votre gestion comptable exploite la notion d’extension (division, département, etc.) et que vous souhaitez analyser un compte d’une extension précise par le biais d’un groupe comptable précis, la codification des extensions de votre charte comptable doit absolument être uniquement numérique pour être supportée par le chiffrier d’analyse financière.
Les extensions de compte de type « caractère » ne sont pas supportés par les mécanismes (formules ExcelMD) implantés au chiffrier. De plus, l’analyse d’une extension comptable unique n’est également pas supportée.
● Aucun compte ne doit commencer avec des zéros (0) au niveau de sa codification.
Mode d’utilisation global ou spécifique par compagnie
CTRL/Finance peut vous permettre de définir et d’exploiter la notion de tableau de bord sous deux modes :
Global
Dans ce mode, l’ensemble des compagnies gérées avec CTRL/Finance exploitent le même modèle et même définition d’analyse, soit les mêmes chiffriers de lancement et d’analyse.
Les chiffriers activés et exploités automatiquement sont alors ceux du répertoire d’installation générale. Ce mode s’applique bien au contexte multicompagnie dans lequel toutes les entreprises possèdent des activités de natures similaires, activités qui peuvent donc être analysées sous un même angle financier. On pense, par exemple, à plusieurs compagnies utilisant des chartes de comptes très similaires sinon identiques.
Spécifique
Dans ce mode, la compagnie analysée possède son tableau de bord financier spécifique défini avec les analyses financières spécifiques qui lui convient.
À l’inverse du mode « Global », le mode « Spécifique » permet donc de développer des analyses et présentations financières spécifiques par compagnie.
Le choix du mode d’analyse applicable à une compagnie s’effectue à la fiche « Compagnie » des données de base de système, soit via le menu « Système > Données de base > Compagnie » et ensuite en activant l’option « Paramètres généraux ».
À la fiche paramètre généraux de la compagnie on y retrouve un champ « Tableau de bord » qui permet d’activer le mode souhaité pour la compagnie :