Voici les catégories pouvant être utilisées pour définir la distribution pour les premières écritures de type dépense :
GIN-Gain
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture de gain provenant des feuilles de temps.
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Dépense Salaire brut à payer
BEN-Bénéfices marginaux employeur
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture des bénéfices marginaux provenant des modificateurs du mode « Déduction ».
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Dépense Salaire brut à payer
DEP-Dépense
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture de dépense provenant des relevés de dépenses et des modificateurs du mode « Remboursement ».
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Dépense Salaire brut à payer ou
Relevé de dépenses à payer
TXA-Taxe sur achat
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture de taxe que l'employeur rembourse à l'employé. Cette transaction peut provenir soit des relevés de dépenses, des feuilles de temps si le code de transaction de la feuille de temps est taxable ou des modificateurs du mode « Remboursement » dont la part de l’employée est taxable, ou du mode « Déduction » dont la part de l'employeur est taxable.
Un exemple de déduction taxable pour l'employeur est les cotisations horaires et annuelles A.E.C.Q. du domaine de la construction (CCQ).
Un exemple d'un remboursement taxable pour un employé peut être l'équipement de sécurité payé à l'employé selon les normes de la CCQ.
Pour les relevés de dépenses et les modificateurs du mode « Remboursement », cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Taxes à recevoir Salaire brut à payer ou
(Ex. : TPS à recevoir) Relevé de dépenses à payer
Pour les modificateurs du mode « Déduction », cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Taxes à recevoir Fournisseur à payer
(Ex. : TPS à recevoir) (Ex: CCQ à payer)
Ce type de distribution génèrera également une transaction au journal des achats. Ainsi, les montants de taxes seront inclus au rapport de taxes.
VPA-Vacances payées automatiquement
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture de dépense provenant du calcul de vacances payées à chaque paie.
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants:
Débit Crédit
Dépense Salaire brut à payer
VCC-Vacances cumulées automatiquement
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture de dépense provenant du calcul de vacances cumulé à chaque paie.
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Dépense Vacances à payer
VCP-Vacances cumulées payées
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture provenant des transactions de feuille de temps de type VAM-Vacances Montant ou VAD-Vacances Départ.
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Vacances à payer Salaire brut à payer
MPA-Maladies payées automatiquement
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture de dépense provenant du calcul de maladie payée à chaque paie.
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Dépense Salaire brut à payer
MCA-Maladies cumulées automatiquement
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture de dépense provenant du calcul de maladie cumulé à chaque paie.
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Dépense Maladie à payer
MCP-Maladies cumulées payées
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture provenant des transactions de feuille de temps de type MAP-Maladie, Accident %.
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Maladie à payer Salaire brut à payer
PBV-Provision de bénéfices sur vacances non payées
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture des bénéfices marginaux calculée sur le pourcentage de vacances cumulée à chaque paie. Cette provision s'effectue uniquement si le paramètre « Bénéfice employeur sur vacances » au niveau des paramètres de la compagnie est actif. Pour plus d'information, consultez la section « Paramètres de compagnie ».
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Dépense Ben. Marg. sur vac. à payer
Naturellement, si cette provision est effectuée, il faut également créer une distribution particulière pour le code de distribution BEN, pour s'assurer que lorsque les vacances sont payées, une dépense de bénéfices marginaux ne soit pas de nouveau créée. Donc, il faut créer une distribution BEN pour les codes de transactions de vacances payées qui va affecter au débit le compte crédit défini à la distribution du code PBV, soit « Ben. Marg. sur vacances à payer » versus, le compte de salaire brut à payer.
FRE-Frais imputés projet
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture des frais imputés pour l'entretien d'un équipement. Cette écriture n'a pas de conséquence en soi sur la paie de l'employé. Pour générer une transaction de frais imputés pour un équipement, il faut naturellement que le projet de la feuille de temps soit le projet d'entretien défini au paramètre de compagnie et qu'un code d'équipement soit inscrit à la feuille de temps.
Pour plus d'information sur les frais imputés, consultez le guide CTRL/Projet.
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Dépense Frais imputés
FAE-Facturation équipement projet
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l'écriture de revenu (facturation) lors de l'utilisation d'un équipement pour un projet autre que le projet d'entretien. Cette écriture n'a pas de conséquence en soi sur la paie de l'employé. Pour générer une transaction de facturation pour un équipement, il faut naturellement que le projet de la feuille de temps soit différent du projet d'entretien défini au paramètre de compagnie et qu'on code d'équipement soit inscrit à la feuille de temps.
Pour plus d'information sur la facturation d’équipement, consultez le guide CTRL/Projet.
Lors du transfert des écritures pour les heures d'utilisation (projet autre que le projet d'entretien) aux coûts de projet, le système génère automatiquement deux transactions supplémentaires pour l’équipement :
La première est une transaction de coût pour l’utilisation de l’équipement sur le projet saisie. Ce coût d’utilisation est calculé à partir des heures saisies pour la combinaison « Projet-Activité-Équipement » multipliées par le taux horaire de facturation défini à la fiche de l’équipement impliqué.
La seconde, calculée sur le même principe avec le même taux, est une transaction de revenu au projet d’entretien pour l’équipement. Cette transaction est appariée avec les dépenses d’entretien relatives à l’équipement lors de l’analyse de la rentabilité des équipements à la fin de l’année.
Donc, logiquement, deux (2) distributions comptables doivent être créées pour chacune des types d’écritures, soit celle du coût et celle du revenu. Comme la transaction de revenu est effectuée avec le projet défini aux paramètres de compagnie de projet au champ « Projet d’entretien », il est possible d’effectuer une distribution distincte par la catégorie de projet propre (unique) au projet d’entretien.
Si seulement une distribution comptable est créée et qu’il ne s’agit pas des mêmes comptes pour le débit et le crédit (donc qu’il ne s’agit pas d’un In and Out), la transaction au grand livre sera en double.
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants pour la transaction de coût (projet autre que le projet d’entretien) :
Débit Crédit
Dépense Revenu
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants pour la transaction de revenu au projet d’entretien :
Débit Crédit
Revenu Dépense
Comme il ne s'agit pas de dépenses et de revenus réels, il est possible d'inscrire tous les mêmes comptes. L'écriture générée au grand livre est ainsi une entrée et sortie (In and Out) du même compte.
BNQ-Provision de banque
Cette catégorie permet de définir la distribution pour l’écriture générée par la fonction de provision de banques.
Cette catégorie affecte normalement les comptes suivants :
Débit Crédit
Dépense Banque à payer
(Ex. : Maladie à payer)
Pour plus d’information concernant la fonction de provision de banques, consultez la section « Calculer provision ».