Après avoir créé les transactions de paie et de les avoir vérifiées, cette étape permet d’effectuer le calcul des modificateurs et des salaires nets.
Cette opération utilise les transactions de feuilles de temps et de relevés de dépenses ainsi que les informations pertinentes aux modificateurs des employés.
Le calcul ne fait aucune mise à jour ni transfert. Il est donc possible d’éditer les feuilles de temps/relevé de dépenses puis de refaire le calcul autant de fois que nécessaire.
À l’activation du calcul, une fenêtre de confirmation apparaît et présente l’année et la période concernées.
Transfert
Ce paramètre permet de définir si le calcul doit être effectué pour générer « Seulement les dépenses » ou pour la « Paie finale ». Ce paramètre sera présent uniquement si le paramètre « Fréquence des écritures de dépense » de l’onglet « Paie » des paramètres de la compagnie est défini à « En tout temps ». Pour plus d’information, consulter la section « Paramètres de la paie » des « Paramètres de la compagnie comptables ».
S’il s’agit d’un deuxième calcul de paie, le message suivant pourrait s’afficher si seulement une ou quelques feuilles de temps ou relevés de dépenses ont été édités. Ainsi le calcul sera moins long puisqu’il ne fera pas le calcul à nouveau pour tous les employés si l’option « Calcul partiel » est sélectionnée.
Le bouton « Liste » permet de visualiser les employés ayant eu des changements dans leurs feuilles de temps ou relevés de dépenses.
Ce message ne s’affichera pas et le calcul sera complet pour tous les employés si :
● le type de calcul change, c’est-à-dire qu’il passe de « Dépense seulement » à « Paie finale »;
● les feuilles de temps ou relevé de dépense d’un même employé sont toutes détruites;
● les feuilles de temps ou relevé de dépense d’un même employé sont tous modifiés pour assigner un autre code d’employé.
Lorsque le calcul de paie traite des feuilles de temps ou relevés de dépenses avec numéro de lot, le système validera si les employés inclus pour le calcul de la paie du lot sont aussi présents pour d’autres lots. Si oui, un message de validation sera affiché :
Ce message est à titre informatif seulement; il est possible de continuer le calcul de la paie.
Une fois le calcul effectué, un crochet vert apparaîtra à côté de l’option et il sera possible d’imprimer les rapports pertinents en sélectionnant les boutons Imprimante de cette section.
Le premier bouton Imprimante imprime trois rapports un à la suite de l’autre, soit les rapports définis aux paramètres de gestion suivant de l’onglet « Paie » :
Registre
Modificateur
CCQ
Pour plus d’information sur ces trois (3) rapports standards, consultez les sections :
« Impression du registre de paie »
« Impression des modificateurs de la paie »
« Impression du rapport hebdomadaire de la CCQ »
Les boutons Imprimante suivants vont s’afficher si des rapports sont définis au paramètre de gestion « Rapports additionnels » de l’onglet « Paie ».
Si le paramètre « Fréquence d’écriture de dépense » est paramétré à « En tout temps » au niveau des paramètres de la paie, le champ « transfert » sera présenté pour définir si le processus de la paie en cours est le dernier de la période (Paie finale), donc des chèques seront imprimés ou un dépôt sera effectué aux employés ou s’il s’agit seulement du processus pour faire l’envoi des écritures de dépenses seulement (Dépense seulement) au grand livre et aux coûts de projet si ce module est utilisé.
Lorsque le transfert sélectionné est « Dépense seulement », la seule autre étape possible suite au calcul sera le transfert des écritures.
Si le calendrier de paie est défini à la quinzaine et que la période sélectionnée au champ Période du tableau de paie est seulement la période impaire (donc la première semaine de la période des 2 semaines), le paramètre « Transfert » sera obligatoirement « Dépense seulement » et ne pourra être changé. Ce cas signifie que la paie est encore en cours, mais que les dépenses de la première semaine doivent être transférées au grand livre et au coût de projet de CTRL/Projet.