Système > Donnée de base > Compagnie > Option > Paramètres
L’onglet « Paie » de l’option « Paramètre » de la fiche compagnie permet de définir les paramètres de base de la compagnie de paie.
Notez qu’une compagnie comptable peut opérer (s'intégrer avec) plusieurs compagnies de paie.
En présence de ce contexte, créez d’abord une fiche compagnie pour chaque compagnie de paie gérée. Définissez ensuite les paramètres de paie applicables pour chaque compagnie.
Payeur 1
Entrez le numéro donné par le gouvernement fédéral pour les remises des déductions à la source.
Payeur 2
Entrez le second numéro donné par le gouvernement fédéral pour les remises des déductions à la source. Souvent, ce deuxième numéro et pour la gestion du taux réduit de l’assurance-Emploi.
Ces deux numéros de payeurs sont utilisés dans la fiche employé lors de l’impression des relevés d’emploi, des remises mensuelles et des T4 fédéraux.
Responsable de la paie
Il s’agit du nom du responsable de la paie. Ce nom s’imprime à la case 21 du relevé d’emploi.
Compagnie comptable
Il s’agit du code de la compagnie comptable à laquelle est associée la compagnie de paie. Plusieurs compagnies de paie peuent être intégrées à une seule compagnie comptable.
Compagnie payeuse
Il s’agit de la compagnie payeuse, c’est-à-dire de la compagnie qui émet les paiements aux employés et qui émettra les paiements des remises périodiques.
Par exemple, la paie s’effectue dans la compagnie A, mais c’est la compagnie B qui effectue les paiements.
Une compagnie payeuse différente de la compagnie comptable active les champs « Intercompagnie » des catégories de transaction :
● MDE-Modificateur employé
● MDR-Modificateur employeur
● TXA-Taxe sur achat (pour les modificateurs du mode « Déduction »)
● TXV-Taxe sur vente
● NET-Net employé
● NED-Net remboursement de dépense
Ainsi, il est possible de définir quelles catégories de transaction de paiement doivent générer une intercompagnie. Il serait donc possible, par exemple, de générer de l’intercompagnie seulement pour le paiement des employés, mais pas nécessairement pour les remises périodiques.
Ce paramètre sera disponible, seulement si le module « LFI-Intercompagnie » fait partie de votre configuration client.
Le système de paie génère deux types d’écritures. La première correspond à la comptabilisation des dépenses au grand livre et aux coûts de projets et peut représenter plusieurs écritures, par exemple lorsque les transactions de feuilles de temps et de relevés de dépenses sont saisies quotidiennement, le système peut produit une écriture par jour. La seconde est l’écriture de paie qui est générée à la date de l’émission des chèques ou du dépôt effectué directement dans les comptes de banque des employés.
Fréquence écriture de dépense
Ce paramètre permet de définir la fréquence de l'envoi des écritures de dépense; elle peut être toujours faite à la fin de la période de paie ou en tout temps, c'est-à-dire au choix de l'usager.
Ce principe est surtout nécessaire si un suivi très serré doit être effectué au niveau des dépenses et des coûts de projets.
Lorsque ce paramètre est à « Oui », une question
supplémentaire sera présentée lors de l'impression du rapport des
« Écritures comptable » pour savoir s'il s'agit d'une écriture de
dépense uniquement ou s'il s'agit de l'écriture complète de la paie,
c'est-à-dire qu'il s'agit de la fin de la période de paie.
Pour plus d'information, consultez la section « Impression des écritures comptable » aux rapports de paie du guide CTRL/Paie.
Écriture journalière
Ce paramètre permet de définir si l'écriture de dépense au grand livre et aux coûts de projet doit être faite selon les dates des transactions saisies aux feuilles de temps et aux relevés de dépenses ou seulement à la date de la fin de la période.
Écriture Dép./À payer - Temps
Ce paramètre permet de définir si l'écriture de dépenses des feuilles de temps (comptes de dépense versus comptes à payer de la paie) au grand livre doit être effectuée ou non.
Écriture Dép./À payer - Rel. Dép.
Ce paramètre permet de définir si l'écriture de dépense des relevés de dépenses (comptes de dépense versus comptes à payer de la paie) au grand livre doit être effectuée ou non.
Pour les utilisateurs de CTRL/Projet, il faut comprendre que ces deux paramètres servent uniquement pour le grand livre. Même si le paramètre est à « non », le transfert de la paie génère les transactions aux coûts de projet quand même.
Écriture à payer/Banque
Ce paramètre permet de définir si l'écriture de la paie (comptes à payer de la paie versus comptes de banque) au grand livre doit être effectuée ou non.
Ces paramètres peuvent être utiles pour une entreprise qui désire saisir les feuilles de temps et gérer les coûts des salaires à partir des logiciels CTRL, tout en préférant octroyer le contrat de gérer la paie des employés à son institution financière.
Écriture confidentielle
Ce paramètre permet de déterminer si l’écriture transférée au grand livre et/ou aux coûts de projet doit être confidentielle, c’est-à-dire que l’écriture transférée ne contiendra pas les informations suivantes :
● Le numéro de l’employé
● Le taux horaire
● La catégorie d’emploi
● La description de la transaction, qui sera remplacée par « PAIE XX » où XX correspond au numéro de la période.
● La description du fournisseur créé, lorsqu’il s’agit d’une transaction taxable provenant du relevé de dépenses ou d’un modificateur taxable, ne sera pas le nom et le prénom de l’employé, mais aura la description « Paie ».
Secteur
Ce paramètre permet de définir le secteur d'activité de la compagnie, et ainsi de présenter les informations pertinentes et d’effectuer les traitements spéciaux de la paie en conséquence du secteur. Présentement, trois secteurs sont possibles, soit le secteur général, le secteur de la construction et le secteur de la pêche.
Le secteur général est la base de la paie.
Le secteur de la construction présentera les menus pour l'impression du rapport à remettre à la CCQ et présentera l'option de fermeture de remise CCQ.
Le secteur de la pêche effectue les traitements spéciaux de la paie des pêcheurs, comme le calcul de l'assurabilité du propriétaire et l'impression des relevés d'emploi des pêcheurs.
De plus, selon le secteur, différentes tables de données de base seront mises à jour.
Provincial, no préparateur
Il s’agit du numéro attribué par le Ministère du Revenu du Québec qui identifie la personne ou la compagnie qui produit et expédie le fichier des déclarations de revenus. Les deux premiers caractères sont toujours NP suivi de six chiffres.
Provincial, no entreprise
Il s’agit du numéro qui a été attribué par l’inspecteur général des institutions financières ou par le greffier de la Cour supérieure. Ce numéro se retrouve sur les correspondances du Ministère. Ce numéro est composé de 10 chiffres.
Ce numéro est nécessaire lors de la production des déclarations de revenus dans un fichier.
Prov. nos identifications, dossier
Il s’agit de la combinaison du numéro d’identification de l’employeur qui est composé de 10 chiffres, suivi des lettres RS et, ensuite, du numéro de dossier de l’employeur qui est composé de 4 chiffres.
Ce numéro est nécessaire lors de la production des déclarations de revenus dans un fichier.
Dépense DAS part yeur
Il s’agit d’un paramètre qui n’est utilisé que pour les entreprises qui ont un calendrier de paie correspondant à 26 paies par année (quinzaine), soit une paie aux deux semaines.
Ce paramètre permet de définir si la dépense correspondante aux bénéfices marginaux doit être répartie sur les deux périodes de travail (par période) lors des transferts au grand livre et aux coûts de projets ou doit être réparti à la période paire seulement.
Bénéfice yeur sur vac
Ce paramètre permet de définir si les bénéfices marginaux (part employeur) des vacances provisionnées doivent être comptabilisés en même temps que la provision des vacances (provision) ou lors du paiement des vacances (différé).
Lorsque ce paramètre est défini à « Provision », des transactions de catégorie « PBV-Provision Bénéfices sur Vacances non payées » seront créées lors de l’impression du rapport des écritures comptables ou lors de l’envoi des écritures.
Le code de transaction assigné à cette transaction sera le même que celui de la transaction de vacances calculées (catégorie de transaction VCC-Vacances cumulées automatiquement), de même que toutes les autres informations de la transaction. Le code de transaction défaut pour les vacances cumulées est « VAM-Vacances montant », mais il pourrait être différent si un code est spécifié au champ « Pourcentage de vacances » du profil employé défini à la feuille de temps.
Le code de transaction de paie de la transaction de projet, générée par cette transaction de « PBV-Provision Bénéfices sur Vacances non payées », sera modifié pour le code « PBV ». Cela permet une meilleure compréhension lors de l’analyse des transactions de projet.
Si la transaction de projet, générée par la transaction de PBV, ne doit pas contenir d’heure, il s’agit d’inscrire « Montant » au paramètre « Projet » du code de transaction pour les vacances cumulées.
Type de paie
Ce paramètre permet de définir si la gestion de la paie est « Standard » ou « Employé-Employeur ». Pour plus d'information, consultez la section « Paie employé-employeur » des procédures de gestion du guide CTRL/Paie.
Feuillets spéciaux
Ce paramètre permet de définir si des feuillets spéciaux doivent être imprimés au niveau des déclarations de revenus. Présentement, les feuillets possibles sont les feuillets pour les déclarations standards (T4, relevé 1) et les feuillets pour les déclarations du domaine de la pêche (T4F).
Permis spécial
Il s'agit d'un numéro à imprimer sur le relevé d'emploi pour le domaine de la pêche.
Année courante
Il s'agit de l’année courante de paie à titre informatif. Cette année est mise à jour lors de la création d’un premier calendrier et, par la suite, lors des fermetures d’années.
Jour de début de semaine
Ce paramètre permet d'identifier le jour de début de semaine. Ce jour est automatiquement défini selon le calendrier de paie, donc il est, en général, non éditable, car il ne peut être différent du jour de début des périodes du calendrier. Par contre, si le calendrier est à fréquence bimensuelle ou mensuelle, il sera possible à ce moment de modifier ce jour, car le système ne peut déterminer le jour de début des semaines.
Date des remises et fréquence
Ces paramètres permettent de définir la date des dernières remises qui ont été effectuées et la fréquence des remises.
Pour les remises fédérales, provinciales, CSST et autres, la date du paiement (dans le calendrier de paie) détermine si la période doit être incluse ou non dans la remise.
Par contre, pour la remise CCQ, la date de fin de période (dans le calendrier de paie) détermine si la période doit être incluse ou non dans la remise.
Pour les remises CSST, une fréquence de plus est possible, soit « Selon remise provinciale ». Cette fréquence permet de définir que les remises de la CSST s’effectuent en même temps que les remises provinciales, donc seront incluses au rapport de remise du provincial et au tableau de remise seulement l’option « Provinciales » sera présentée.
Si la fréquence est autre que « Selon remise provinciale », alors au tableau des remises, une option « CSST » sera présentée, et les remises CSST seront présentées sur un rapport distinct de celui des remises provinciales.
Voici un extrait du guide « Calcul du versement périodique 2020 », numéro de document « DC 200-1057 9 » daté de 2020-01-01 de La CNESST :
« 1.2 Paiement de la prime d’assurance
Vous devez payer la prime d’assurance relative à la santé et la sécurité du travail par versements périodiques à Revenu Québec, en même temps que vos retenues à la source et vos cotisations de l’employeur. Pour ce faire, vous devez utiliser les bordereaux de paiement que Revenu Québec vous transmet, sur lesquels figure une case destinée au versement pour la CNESST.
La fréquence des versements de votre prime d’assurance CNESST est celle déterminée par Revenu Québec pour le paiement de vos retenues à la source et cotisations de l’employeur. Selon le cas, elle est hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Si vous n’effectuez pas de retenues à la source et ne payez pas de cotisations en tant qu’employeur, Revenu Québec vous transmet un bordereau de paiement sur lequel figure uniquement la case réservée au versement de votre prime d’assurance CNESST. Dans ce cas, vos versements périodiques sont mensuels. »
Lien pour consultation du document :
https://www.cnesst.gouv.qc.ca/Publications/200/Documents/DC200-1057web.pdf
Pour plus d’information concernant les remises, consultez la section « Fermeture des remises périodiques ».
Remise historique
Ce paramètre permet d’activer ou de désactiver la lecture des transactions de l’année d’historique précédente lors des remises.
Lors d’une fermeture d’année, il peut arriver que les remises du dernier mois de l’année ne fussent pas encore effectuées. Ainsi, il est nécessaire que l’impression et le traitement des remises incluent les transactions de l’année d’historique précédente.
Par contre, comme l’impression et le traitement peuvent être plus longs, il est possible de désactiver la validation des transactions de l’année d’historique précédente.
Lors du traitement des remises, le système offre de mettre ce paramètre à non automatiquement.
À chaque fermeture d’année, ce paramètre revient à « Oui ».