Rapport > Client > Recevable > État de compte
La fonction « État de compte » du menu RECEVABLE permet d’imprimer les états de compte pour les clients dont le compte est en souffrance.
L’impression d’un état de compte s’effectue toujours en fonction de la langue de communication du client concerné et selon le format déjà défini à l’onglet « Client » des paramètres de gestion. Pour plus d’information, consultez la section « Paramètre de client » des données de base de gestion.
Il existe 5 formats d’états de compte :
FS000079 - Client États de compte
Format pour impression directe sur papier blanc ou papier lettre 8"1/2 par 11".
FS000146 - Client États de compte formulaire préimprimé imprimante matricielle :
Format pour formulaire 8"1/2 par 7" pour imprimante matricielle avec partie détachable à droite.
FS000263 - Client Etats de compte formulaire préimprimé
Format pour formulaire 8"1/2 par 11" avec partie détachable à droite.
FS000264 - Client Etats de compte format Fortune
Format pour formulaire 8" par 11" de fortune 1000MD.
FS000315 - Client États de compte avec projet
Format pour impression directe sur papier blanc ou papier lettre 8"1/2 par 11".
Pour les 5 formats d’état de compte, CTRL/Finance permet de sélectionner les transactions à analyser en fonction de différents critères de sélections.
Et pour le format FS000315- Client États de compte avec projet, 2 critères supplémentaires seront affichés, soient : Projet et Projet-Maître.
Vous pouvez également opter pour une impression détaillée ou sommaire. L’impression détaillée fait apparaître l’ensemble des transactions impayées tandis que le format sommaire présente le solde à la date du dernier état de compte inscrite et puis toutes les transactions (factures ou recettes) ayant eu lieu après cette date.
La « Devise de la facture » permet de sélectionner les factures seulement pour les devises de factures précises. Il est à noter que la devise n’est pas inscrite sur l’état de compte et le montant présenté est en devise source.
Le critère « Paiements postdatés » permet de définir si les paiements postdatés à la date de l’état de compte doivent être considérés pour l’impression des factures.
Si oui, les paiements postdatés à la date de l'état de compte seront considérés pour l'impression des factures. C'est-à-dire que s'il y a des paiements après la date de l'état de compte qui paie des factures dont la date est antérieure à la date de l'état de compte, celles-ci ne seront pas incluses à l'impression de l'état de compte.
Sinon, les paiements postdatés à la date de l'état de compte ne seront pas considérés pour l'impression des factures. C'est-à-dire que s'il y a des paiements après la date de l'état de compte qui paie des factures dont la date est antérieure à la date de l'état de compte, celles-ci seront incluses à l'impression de l'état de compte.
Vous pouvez définir un message particulier pour chaque impression. Il s’agit d’un message informatif, par exemple «N’hésitez pas à nous communiquer toute difficulté temporaire d’acquittement de votre compte. ».
Notez que la référence, la catégorie, le statut et le responsable dont il est question pour les états de compte sont les des informations contenues à la fiche client.
De plus, le système permet d’effectuer un calcul d’intérêts pour les comptes en souffrance. Lorsque vous répondez affirmativement, le montant calculé est uniquement imprimé à titre informatif, c’est-à-dire qu’il n’est en aucun temps comptabilisé. Pour effectuer un calcul d’intérêts à comptabiliser par la suite, sélectionnez l’option « Comptabiliser intérêt ». Pour plus d'information, consultez la section « Comptabiliser intérêt client » des utilitaires clients.
Pour que le calcul soit adéquat, la fiche client doit posséder un taux d’intérêt prédéfini. Le calcul s’effectue sur une base journalière à partir de la date de la facture, selon la méthode suivante :
i : Taux d’intérêt
r : Nombre de jours de retard (à compter de la date de la facture.)
f : Solde restant de la facture
Alors,
f * (i * (12/365)) * r
Montant d’intérêts : ---------------------------
100
Attention, prenez garde de ne pas activer l’option CALCUL D’INTÉRÊTS (COMPTABILISÉS) avant l’impression des états de compte avec calcul d’intérêts, car le montant d’intérêts calculé serait erroné puisqu’il inclurait de l’intérêt sur l’intérêt.
Il est possible d’enregistrer chacun des états de compte dans des fichiers PDF distincts par client. Il s’agit d’inscrire la structure de fichier suivante au champ « Destination » :
C:\DOS\<FF11CLICOD>\ETAT DE COMPTE\<FF76CIECOD>\<DATE DE L ÉTAT DE COMPTE>.pdf
< FF11CLICOD > : représente le numéro du compte du client.
<FF76CIECOD> : représente la compagnie courante. Ce paramètre n’est pas obligatoire. L’inscrire seulement s’il est nécessaire de faire une distinction par compagnie.
<DATE DE L ÉTAT DE COMPTE> : représente la date inscrite aux critères de sélection du rapport. Ce paramètre n’est pas obligatoire. Si le nom du fichier doit être toujours le même chaque mois, il s’agit simplement d’inscrire le nom du fichier désiré. Le format de la date sera selon le format de date du poste.
Les autres éléments du fichier de destination peut-être personnalisé selon les différents besoins.
Les informations imprimées sont quasiment toujours les mêmes pour tous les formats d’état de compte :
On retrouve l’entête, la section du centre avec les factures, et la section du bas avec les totaux.
Pour le format FS000315, une colonne supplémentaire apparaît, soit le code du projet et la description affichée sera celle du projet si un projet et présent:
Pour déterminer le format d’état de compte à utiliser, consulter la section « Paramètre client » des paramètres de gestion des données de base.
Envoi des états de comptes en lot par courriel
Le formulaire standard « FS000079 - Client États de compte » est conçu pour utiliser l’envoi par courriel en lot par la fonction « Communication en lot » de CTRL/Dossier.
En présence de CTR/Dossier, il sera possible d’effectuer un envoi en lot des avis de paiement par courriel.
Donc, en présence de CTR/Dossier, un choix supplémentaire sera présenté aux paramètres de sortie, soit « Envoyer en lot » :
Le groupe cible « CLIETC » sera automatiquement assigné. Il s’git du groupe de communication déjà créé dans CTRL/Dossier et dans lequel le message prédéterminé pour le courriel sera :
Pour plus d’information sur les communications en lot, consulter la section « Communications en lot » du guide de CTRL/Dossier.
La création des fichiers.pdf est déjà prédéfinie selon le répertoire et nom de fichier suivant :
<%GestionDocumentaireDossier>\EtatDeCompte\EtatDeCompte_<DATE DE L ÉTAT DE COMPTE>.pdf
Le paramètre <%GestionDocumentaireDossier> correspond au répertoire documentaire de CTRL/Dossier défini à l’onglet « Général » des paramètres de système :
Donc il s’agit du répertoire inscrit au champ « Répertoire document » combiné au code du fournisseur plus le sous répertoire « EtatDeCompte » et le nom du fichier sera selon le terme EtatDeCompte_Date, soit la date de l’état de compte.
Pour plus d’information sur la gestion documentaire, consulter le guide de CTRL/Dossier.
Pour plus d’information consulter également la section « Envoi en lot de document par courriel » du guide CTRL/Smigg.