Donc un champ « Document » permet d’attacher les documents numériques à chacune des étapes :
- Entête de document (CTRL/Produit) qui permet la gestion des différents documents; soumission, commande d’achat, facture, etc.
- Historique des transactions du fournisseur
- Facture à payer des fournisseurs
- Journal caisse déboursé
- Paiements en lot : édition des factures à payer, liste des factures en cours d’approbation, liste d’autorisation des paiements directs
- Journal d’achat
Pour plus d’information sur l’édition et la configuration du champ, consulter les sections :
« Édition du champ Document » des fonctions d’éditions du guide CTRL/Smigg.
« Général » des données de gestion de système du guide CTRL/Smigg.
« Type de document » des données de base de gestion du guide CTRL/Dossier.
Peu importe où sont attachés ou détachés les documents numériques, ceux-ci suivront tout au long du processus de la facture; si on décide d’attacher un document numérique au niveau de la facture en cours, ce document sera aussi présent à la transaction du fournisseur et à l’entête du document d’achat (facture) dans CTRL/Produit.
Si un document numérique est attaché durant le processus du paiement (caisse déboursé ou paiement en lot), une fois le paiement traité, le document suivra également à la transaction d’achat du fournisseur ainsi qu’à l’entête du document d’achat (facture) dans CTRL/Produit. Si la facture n’est pas payée en entier au moment du paiement, le document suivra également à la facture en cours du fournisseur.
La gestion des documents attachés s’effectue selon le numéro de la facture, donc si une facture contient plus d’une ligne/transaction (exemple une même facture répartie sur plus d’une activité), les documents numériques seront les mêmes pour toutes les lignes de la facture. Si une facture a généré plus d’un paiement, les documents numériques seront les mêmes pour la transaction d’achat est toutes les transactions de paiement.