Gestion > Employé > Déclaration de revenus

Il est recommandé de lire le « Guide du préparateur pour les Relevés (ED-425) » : ce guide contient les renseignements pour la transmission par Internet des données qui doivent figurer sur les relevés originaux, modifiés ou annulés.

https://www.revenuquebec.ca/fr/services-en-ligne/formulaires-et-publications/details-courant/ed-425/

En bref, pour la production d’un fichier XML, vous devez vous procurer :

Un numéro de préparateur :

Vous devez vous procurer un numéro de préparateur (NP + six chiffres) auprès de la Division de l’acquisition des données électroniques. Pour l’obtenir, vous devez remplir le formulaire « Inscription du préparateur (ED-430) » et l’envoyer en cliquant sur le bouton « Transmettre », au bas du formulaire.

https://www.revenuquebec.ca/fr/services-en-ligne/formulaires-et-publications/details-courant/ed-430/

Le numéro de préparateur est attribué à l’entreprise qui produit les fichiers de données. Ce numéro est obligatoire.

Chaque année, vous devez utiliser le même numéro de préparateur, car il vous est réservé.

Une série de numéros :

Vous devez vous procurer une série de numéros séquentiels pour identifier tous les relevés que vous transmettez par Internet ou sur support électronique. Ces numéros sont obligatoires, non répétitifs et uniques, et ce, pour tous les types de relevés. Chaque exemplaire d’un type de relevé a donc son propre numéro (ci-après appelé « Numéro de relevé »). Pour obtenir une série de numéros séquentiels, veuillez communiquer avec la Division de l’acquisition des données électroniques. Notez que ces numéros séquentiels diffèrent des numéros inscrits sur les formulaires en version papier que Revenu Québec fournit et de ceux figurant sur les formulaires produits par ordinateur.

Cette série de numéros séquentiels est réutilisable annuellement, pourvu que la quantité de numéros soit suffisante pour le nombre de relevés que vous devez produire et que vous recommenciez au début de la série chaque année. Notez qu’aucun numéro ne peut être constitué de neuf zéros.

Voici les coordonnées de la Division de l’acquisition des données électroniques :

            Division de l’acquisition des données électroniques

            Revenu Québec

            3800, rue de Marly, secteur 2-2-0

            Québec (Québec) G1X 4A5

            Téléphone : 418 659-1020 ou 1 866 814-8392

            Télécopieur : 418 646-0713

            Courriel : [email protected]

En ce qui concerne le « Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur (RLZ-1.S) », seuls les employeurs qui utilisent les services en ligne Clic Revenu peuvent transmettre ce formulaire par voie électronique en le saisissant en ligne sur leur site. Si vous n’êtes pas inscrit à ce service, vous devez obligatoirement expédier le formulaire « Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur (RLZ-1.S) » sur support papier.

Revenu Québec exige que le bordereau de paiement qu'il envoie par la poste et qui est personnalisé à chaque entreprise leur soit retourné. Donc le bordereau de paiement que CTRL/Finance imprime ne peut être envoyé à Revenu Québec. Par contre, les pages du formulaire « Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur (RLZ-1.S) » que CTRL/Finance imprime peut leur être expédié.

Vous devez envoyer les documents qui n’ont pas été transmis par Internet à l’une des adresses suivantes :

Montréal, Laval, Laurentides, Lanaudière et Montérégie :

Revenu Québec

C. P. 6700, succursale Place-Desjardins

Montréal (Québec) H5B 1J4

Québec et les autres régions :

Revenu Québec

3800, rue de Marly

C. P. 25666, succursale Terminus

Québec (Québec) G1A 1B6

No de Concepteur :    Il s’agit du numéro de certification attribué par le Ministère du Revenu du Québec pour le logiciel CTRL/Finance. Ce numéro est différent chaque année.

                                       Pour l’année d’imposition 2024, les numéros sont :

                                        Relevé 1 : RQ-24-01-194

                                        Relevé 3 : RQ-24-03-078

No de préparateur :    Il s’agit du numéro attribué par le Ministère du Revenu du Québec et qui identifie la personne ou la compagnie qui produit et expédie le fichier XML. Les deux premiers caractères sont toujours NP suivi de six chiffres. Ce champ est obligatoire, sinon le fichier sera refusé. Ce numéro s’initialise avec celui défini au paramètre de paie de la compagnie.

                                       Ce numéro est propre à chaque compagnie et il faut en faire la demande auprès du Ministère du Revenu du Québec.

No d’entreprise du Qc :      Il s’agit du numéro qui a été attribué par l’Inspecteur général des institutions financières ou par le greffier de la Cour supérieure. Si vous n’avez pas ce numéro, n’inscrivez rien. Ce numéro se retrouve sur les correspondances du Ministère. Ce numéro est composé de 10 chiffres. Ce champ est obligatoire, sinon le fichier sera refusé. Ce numéro s’initialise avec celui défini au paramètre de paie de la compagnie.

Nos identifications, dossier :          Il s’agit de la combinaison du numéro d’identification de l’employeur qui est composé de 10 chiffres, suivi des lettres RS et ensuite du numéro de dossier de l’employeur qui est composé de 4 chiffres. Ce champ est obligatoire, sinon le fichier sera refusé. Ce numéro s’initialise avec celui défini au paramètre de paie de la compagnie.

Numéro de transmission :  Il s’agit d’un numéro incrémentiel, qui sera utilisé dans le nom du fichier pour identifier les différents fichiers qui ont déjà été transférés. S’il s’agit de la première transmission de l’année, il s’agit de laisser le numéro 001 qui est déjà présent. À chaque début d’année, ce numéro se réinitialise à 001.

Type d’envoi :              Ce paramètre permet de définir quel type de déclaration sera inclus au fichier, soit les déclarations ayant le statut « Original », le statut « Modifié » ou le statut « Annulé ». Ces statuts se définissent aux déclarations de revenus.

Employé :                      Ce champ sera présent uniquement si le type d’envoi est « Modifié » ou « Annulé ».

Répertoire :                  Il s’agit du répertoire où sera créé le fichier.

Fichier :                         Il s’agit du nom du fichier créé sous la forme :

                                       CIXXXXXX-AA-PPPPPP-FF1-SSS.XML

                                       où

                                       CIXXXXXX = Le code de la compagnie où sont produites les déclarations.

                                       AA = Les deux dernières positions de l'année d'imposition

                                       PPPPPP = Les six positions du numéro du préparateur

                                       FF1 = Le code du formulaire.

                                       SSS = Le numéro d'ordre de transmission de vos fichiers (001, 002, etc.).

Notez bien le chemin inscrit, car vous devez vous rappeler où il a été sauvegardé pour le transfert par Internet ou pour copier les fichiers sur un support d'information.

Le site Internet s’activera automatiquement après avoir cliqué sur le bouton OK pour procéder à la transmission du fichier.