La définition de chaque ratio doit donc être effectuée à l'onglet « Définition des ratios » dans la section correspondante au type de présentation le mieux approprié pour l’analyse.
Une fois la bonne section identifiée, il s’agit de décrire le ratio à la colonne « Description du ratio ». Cette description apparaît automatiquement à la légende du graphique d’analyse prévu pour le type de ratio (entier ou pourcentage).
Notez que MS-ExcelMD permet d’insérer un commentaire pour une cellule donnée et que vous pouvez utiliser cette possibilité sur la cellule « Description » d’un ratio pour décrire l’interprétation habituelle de ce dernier.
À la droite de la description se trouve la section « Période comptable » qui présente les résultats calculés selon la formule définie à la section « Équation du ratio ».
Rien n’est à définir dans cette section de résultats. Elle vous permet simplement de consulter rapidement les résultats numériques d’un ratio pour chaque période comptable.
La dernière section « Équation du ratio » permet de définir le calcul applicable pour chaque ratio.
Les titres de chaque colonne de cette section (G1, G2...G5) signifient que vous devez inscrire le code de groupe comptable (la ou les lettres), défini à la feuille « Groupe comptable », à la position requise dans la formule pour obtenir le calcul correspondant au ratio à évaluer.
Ces titres identifient également la formule et la structure fixes du calcul le plus complexe possible soit « (G1+G2-G3) / (G1+G5) ».
Bien que cette structure fixe semble limiter à priori les possibilités d’analyses, quelques essais vous démontreront que la plupart des ratios financiers reconnus peuvent être analysés avec cette formule élémentaire.
Vous pouvez, entre autres, transformer la soustraction « -G3 » en une addition en renversant simplement le signe du groupe utilisé à la définition des groupes comptables. En effet, les règles mathématiques nous enseignent que « - - : + ».
De plus, notez que la dernière ligne de la section « Ratios en pourcentage » présente une équation intégrant des multiplications. Ceci vous offre une flexibilité additionnelle.
Notez finalement que le chiffrier est conçu pour vous permet d’ajouter rapidement une ligne de ratio en copiant simplement une ligne modèle.