Gestion > Employé > Calculer provision

La fonction « Calculer provision » du menu FICHE permet d’effectuer des provisions/ajustements d’heures ou de montant, soit de vacances de maladie ou tout autres.

Cette fonction crée une transaction de catégorie BNQ, laquelle mettra à jour la banque des employés et qui peut, selon la configuration du code de transactions, être comptabilisée au grand livre et aux coûts de projet.

Exemple de calcul de provision à effectuer :

À tous les mois, une (1) heure maladie doit être ajoutée à la banque d’heure maladie de tous les employés.

Une fois par année, la banque des heures de vacances doit être mise à jour selon un nombre différent d’heures par employé.

Une fois par année, la banque d’heure maladie est remise à 40 heures pour tous les employés.

Code de transaction :         Il s'agit du code auquel doivent se cumuler les heures. C’est le code de transaction qui détermine si l’ajustement (la provision) doit être comptabilisé selon le paramètre « Ajustement » de sa fiche.

Pour plus d’information sur les codes de transactions, consultez la section « Code de transaction des feuilles de temps » des données de base de la feuille de temps.

Employé :                  Ce champ permet de sélectionner un ou des employés. Si tous les employés doivent être considérés dans le calcul, aucun numéro d’employé ne doit être inscrit.

                                    Les employés ayant le code de statut « INA », pour inactif, ne seront pas considérés dans le calcul.

Projet, activité, extra, équipement, Cat. de coût :

Il s’agit de la combinaison « projet-activité-extra-équipement-catégorie de coût » devant être affectée aux coûts de projet par la dépense générée par les transactions de BNQ.

                                    Si le paramètre « Ajustement » à la fiche du code de transaction sélectionné est à « Non comptabilisé », ou que la gestion de la banque s’effectue uniquement en heures, ces champs ne seront pas accessibles, puisqu’aucune transaction comptable de dépense ne sera comptabilisée.

                                    De plus, si un projet est défini au champ « Projet Vacances » de l’onglet « Projet » des paramètres de compagnie, ce dernier sera affecté à l’écriture crédit avec le code d’activité 00000.

Date d’écriture(s) :   Il s’agit de la date à laquelle les transactions BNQ seront créées et, par le fait même, la date à laquelle les transactions comptables de dépenses seront comptabilisées si une comptabilisation est effectuée.

Description :             Il s’agit de la description qu’auront les transactions BNQ générées.

Mode :                       Ce paramètre permet de déterminer quel mode de provision/ajustement doit être effectué. Trois (3) modes sont possibles :

                                    Ajouter :      Ce mode permet d’ajouter les heures et/ou montants calculés, à la banque déjà existante des employés.

                                    Remplacer :  Ce mode permet de remplacer la banque déjà existante des employés, par les heures et/ou montants calculés. Le système effectuera deux transactions, soit une de renversement du solde actuel de la banque de l’employé et une nouvelle pour le nouveau solde.

                                    Épurer :       Ce mode permet d’épurer les banques des employés  , c’est-à-dire de générer une transaction négative du solde présent de la banque des employés.

                                    Recalculer montant selon taux horaire :

                                                         Ce mode permet de recalculer le montant de la banque selon le nouveau taux horaire de l’employé. Le taux horaire utilisé pour le calcul sera celui trouvé au configurateur de taux selon le code de transaction de la banque en cours de provision, combiné aux informations du profil d’emploi automatisé de l’employé. Et si aucun taux n’est trouvé, le taux horaire de la fiche employé sera utilisé.

                                                         Exemple : Le taux horaire de l’employé était 40$/h et il avait une banque de 10h et 400$ d’accumuler. Le taux horaire de l’employé est maintenant de 60$/h. Suite au calcul de provision avec ce mode, le montant de la banque sera changé pour 600 $.

Fréquence :                  Deux fréquences sont possibles, soit « Sur demande » et « Périodique ».

                                       « Sur demande » signifie que la mise à jour de la banque est effectuée selon la demande de l’usager, donc elle peut être effectuée toutes les semaines, tous les mois, tous les 6 mois, etc.

                                       « Périodique » signifie que le nombre d’heures défini (soit au champ « Heures » ou « Heures personnalisées ») est pour un mois et sera multiplié par le nombre de mois entre la date inscrite ci-haut au champ « Date » et le choix de date sélectionnée au champ suivant « Date de sélection ». Le maximum de multiplication est 12 mois, soit un an.

Date de sélection :      Cette date est éditable si la fréquence précédemment sélectionnée est « Périodique ». Ce paramètre permet de choisir un champ date de la fiche employé à partir duquel le calcul doit s’effectuer.

                                       Le calcul s'effectue de la façon suivante : nombre de mois depuis la date de sélection (exemple : date d'emploi ou d'ancienneté) jusqu’à la date sélectionnée au champ « Date » multiplié par le nombre d'heures.

Heures :                        Inscrire le nombre d’heures qui doivent être ajoutées à la banque ou remplacer la banque, s’il s’agit du même nombre d’heures pour tous les employés précédemment sélectionnés.

                                       Lorsque la fréquence précédemment saisie est périodique, le nombre d’heures sera pour un mois jusqu’au maximum de 12 mois, selon la date de sélection précédemment saisie.

Heures personnalisées :     Si le nombre d’heures n’est pas le même pour tous les employés, il s’agit de sélectionner le champ pertinent où sont inscrites les heures personnalisées à la fiche employé.

                                       Il s’agit des champs « Additionnel » de la fiche employé. Si les libellés de ces champs ont été modifiés à la fiche employé, ces mêmes libellés seront affichés comme choix.

Maximum :                    Il s'agit du nombre d'heures maximum auquel les employés ont droit.

% de bénéfices marginaux : Lorsqu’une écriture comptable doit être effectuée, c’est-à-dire que le paramètre « Ajustement » de la fiche du code de transaction est défini à « Comptabilisé » et que la gestion de la banque s’effectue en heure et montant, il est également possible de définir un pourcentage de bénéfices marginaux à calculer, lequel sera également comptabilisé.

Une fois les sélections définies, il s’agit d’effectuer le calcul en sélectionnant le bouton Calculer, lequel crée les transactions avec le statut « AJU », pour ajustement, qui est un statut temporaire.

À cette étape il est possible de refaire le calcul autant de fois que nécessaire. À chaque nouveau calcul, les transactions de statut « AJU » seront détruites pour créer les nouvelles.

Le bouton Imprimer permet d’imprimer un résumé des transactions qui seront effectuées.

Le bouton Transférer termine le traitement en changeant les statuts Ajustement « AJU » des transactions pour Terminé « TER » et effectue les transactions comptables si nécessaire.

Lorsque le transfert est effectué, les crochets verts de confirmation d’étape disparaissent et il est possible de recommencer un nouveau traitement.