Souvent, il arrive que les chèques (ou argent) des fournisseurs ne correspondent pas exactement au montant de leur(s) facture(s). Lorsque la différence est minime, par exemple 1 cent, nous ne désirons pas leur envoyer un état de compte pour leur réclamer, ou encore, s'ils paient 1 cent de trop, nous n'allons pas leur retourner. Nous désirons donc faire un ajustement rapide.
Le principe est souvent de travailler avec un compte de petite caisse. Par exemple, le fournisseur a payé 1 cent de trop. Il faut que le 1 cent soit dans le dépôt, donc on prend 1 cent de la petite caisse et on l'inscrit au compte réel de la banque pour que le dépôt balance. Et inversement, le fournisseur a payé 1 cent de moins que sa facture, on prend 1 cent de la petite caisse pour payer le compte du fournisseur.
Par compte, il faut se définir une limite. Cette façon de procéder ne doit pas être utilisée pour une différence, par exemple de 50$, que le fournisseur ne paiera jamais. À ce moment, il faut procéder par des notes de crédit. Si le fournisseur a payé 50$ de plus, il faut créer une avance au dossier du fournisseur. Pour plus d'information sur les notes de crédit ou les avances, consultez les sections « Annulation d'une facture de vente » et « Création et utilisation d’avances fournisseurs ».
Donc, voici la procédure qui peut être implantée pour la gestion rapide des ajustements. Dans les cas d'exemples ci-bas, nous utiliserons toujours le cas de 1 cent, mais le montant peut varier.
Premier cas : Le fournisseur a payé 1 cent de trop
1. Créer un compte PETITE CAISSE au niveau de la charte de compte.
Créer un fournisseur PETITE CAISSE et au niveau du champ compte de Grand Livre, inscrire le compte de Grand Livre créé précédemment et inscrire DT au niveau des taxes. (À faire une fois seulement, au début).
Effectuer la caisse-recette du fournisseur au montant de la facture.
Effectuer une 2e transaction de caisse-recette de 1 cent pour le fournisseur « PETITE CAISSE » et inscrire une trace, par exemple, « AJA-# du fournisseur » au niveau du numéro de facture. Répondre oui pour nouvelle facture.
Pour terminer, traiter de façon standard au Grand Livre. Ainsi, l'écriture au Grand Livre affectera automatiquement le compte « PETITE CAISSE » de 1 cent versus le compte de banque.
Voici le résultat de l'écriture au Grand Livre pour l'exemple d'un fournisseur qui doit 115.03, mais fait parvenir un chèque de 115.04.
Transaction Compte Débit Crédit
Vente originale Revenu -100.00
Taxe 1 -7.00
Taxe 2 -8.03
C-A-R 115.03
Caisse-recette:
1re transaction C-A-R -115.03
Banque 115.03
2e transaction Banque 0.01
Petite caisse -0.01
Le compte à recevoir tombe bien à zéro, et au compte de banque, le dépôt est bien de 115.04$.
Deuxième cas : Le fournisseur a payé 1 cent en moins
1. Créer un compte PETITE CAISSE au niveau de la charte de compte et ajouter ce compte à la liste des comptes de banque.
2. Effectuer la transaction de caisse-recette standard au montant réel payé par le fournisseur (c'est-à-dire, le montant de la facture moins 1 cent).
3. Ensuite, ajouter une 2e ligne de transaction de caisse-recette pour le même fournisseur (car il ne faut pas que la cent reste dans les comptes à recevoir), mais au champ banque inscrire le compte « PETITE CAISSE » et inscrire 1 cent au niveau du montant.
4. Traité de façon standard au Grand Livre. Ainsi, l'écriture au Grand Livre affectera automatiquement le compte « PETITE CAISSE » de 1 cent versus le compte à recevoir.
Voici le résultat de l'écriture au Grand Livre pour l'exemple d'un fournisseur qui doit 115.03, mais qui fait parvenir un chèque de 115.02.
Transaction Compte Débit Crédit
Vente originale Revenu -100.00
Taxe 1 -7.00
Taxe 2 -8.03
C-A-R 115.03
Caisse-recette :
1re transaction C-A-R -115.02
Banque 115.02
2e transaction CAR 0.01
Petite caisse -0.01
Le compte à recevoir tombe bien à zéro, et, au compte de banque, le dépôt est bien de 115.02$.