Si un écart est observé entre le total de la liste des comptes à payer et le solde du compte à payer du bilan pour la même date de fin de période, effectuez les vérifications suivantes pour la période en question :

1.   Vérifiez si la période précédente balance bien. Sinon, il faut reculer d’une période à la fois en répétant la vérification de base, soit que le total des comptes à payer soit bien identique au solde du compte de contrôle au bilan.

Avant d’effectuer toutes ces vérifications, vous devez absolument identifier la dernière période pour laquelle tout balance.

Si vous avez à communiquer éventuellement avec le service à la clientèle de CTRL, ce dernier vous demandera d’identifier cette période de référence qui constitue le point de départ de l’analyse.

Analysez les transactions du Grand Livre relatives au compte à payer problématique pour la période concernée. Cette analyse devrait vous permettre de détecter toute transaction ayant affecté le compte à payer en question par erreur.

Pour plus d’information sur l’analyse des transactions comptables, consultez la section « Analyse des transactions du Grand Livre ».

Il est suggéré de porter attention particulièrement aux transactions provenant du journal général (écriture de journal, source comptable « 6 ») qui sont fréquemment à l’origine des problématiques de débalancement.

Si aucune transaction en erreur n'est détectée, comparez les transactions du Grand Livre de l’étape 2 avec les transactions de l’auxiliaire fournisseur pour la période concernée, car toutes les transactions de l'auxiliaire (sauf les transactions des non affectables) doivent être présentes au compte de Grand Livre. Cette comparaison permet de détecter une incohérence d’affectation à la base de l’écart.

Le total des transactions fournisseur et le total des transactions du Grand Livre pour le compte à payer concerné pour le même intervalle de date doivent être le même.

Si le total n'est pas le même, il s’agit d’aller plus en détail et de détecter quelle journée débalance exactement. Pour effectuer cette vérification, imprimez les rapports suivant selon le format offrant un total par date:

Rapport des transactions Grand Livre :

Rapport > Grand Livre > Transaction > Date > Sommaire

Au niveau des critères de sélection, inscrivez l'intervalle du compte à payer et l'intervalle de la période concernée. Ce rapport présente le total par date.

Rapport des transactions fournisseur:

      Rapport > Fournisseur > Transaction > Date

      En comparant les totaux par journée de chaque rapport, vous devriez identifier rapidement la ou les journées à l’origine des écarts.

      Lorsque la ou les journées qui débalancent sont ciblées, il faut ensuite appliquer le même type d’analyse, mais cette fois-ci en utilisant les formats détaillés des deux mêmes rapports.

Une fois les transactions problématiques identifiées, vous pouvez habituellement appliquer les corrections nécessaires vous-même, par exemple en inscrivant une écriture d’ajustement aux écritures de journal. Consultez la section « Corrections des payables » pour plus d’information à ce sujet au besoin.

Si vous ne réussissez pas à identifier l’origine de l’écart, ou si vous ne savez pas comment effectuer l’ajustement nécessaire pour rectifier la situation, communiquez avec le service à la clientèle de CTRL en documentant bien chaque étape de vos vérifications.