Si vous n’arrivez pas à balancer et à obtenir une différence de 0$ à l’écran de conciliation, vérifiez les possibilités suivantes :

1.   Vérifiez s’il reste des effets (dépôts et chèques fournisseurs) en circulation à concilier ou si vous avez concilié des effets en trop. Conciliez ou déconciliez les effets en erreur.

2.   Vous avez toujours un écart ? Vérifiez si la conciliation finale pour la période précédente indique bien une différence de 0 $. Si ce n’est pas le cas, c’est que vous avez oublié de fermer la période comptable précédente et qu’un usager a effectué depuis des écritures par erreur affectant le compte de banque au cours de la période précédente.

3.   Si l’écart persiste, analysez les transactions du Grand Livre relatives au compte de banque problématique pour la période concernée. Cette analyse devrait vous permettre de détecter toute transaction ayant affecté le compte de banque en question par erreur. Pour plus d’information sur l’analyse des transactions comptables, consultez la section « Analyse des transactions du Grand Livre » de la section « Rapport ».

4.   Vous pouvez également procéder par le principe de rayer les transactions pour trouver la transaction en problème. Voici les étapes à effectuer :

1.   Imprimer la conciliation bancaire détaillée du mois précédent (qui balance à zéro) et le rapport des transactions du Grand Livre du mois concerné. Prendre une photocopie du relevé de la banque. Naturellement il n'est pas obligatoire de prendre une photocopie, mais comme des rayures seront faites, il est préférable de prendre une photocopie pour conserver un relevé lisible. Toutes les transactions du relevé de compte de la banque doivent se retrouver soit en circulation sur le rapport de la conciliation bancaire du mois précédent, soit sur le rapport des transactions du Grand Livre du mois concerné. Lorsque la transaction est retrouvée, il s'agit de la rayer autant sur le relevé de la banque que sur le rapport sur lequel elle se retrouve (c’est-à-dire sur le rapport de la conciliation bancaire du mois précédent ou sur le rapport des transactions du Grand Livre). Si une transaction du relevé de la banque n'est pas retrouvée, il s'agit de la transaction qui fait débalancer ou, du moins, une partie. Donc, il faut procéder à cette correction en inscrivant la transaction. Si toutes les transactions du relevé de la banque sont retrouvées, il faut passer à la seconde étape.

2.   Il faut vérifier si les transactions en circulation non rayées du rapport de la conciliation bancaire du mois précédent se retrouvent également en circulation sur le rapport de la conciliation bancaire du mois en cours. Donc, encore une fois, il s'agit de rayer les transactions autant sur la conciliation bancaire du mois précédent que sur la conciliation bancaire du mois en cours. Si une des transactions de la conciliation bancaire du mois précédent ne se retrouve pas en circulation sur la conciliation bancaire du mois en cours, il s'agit de la transaction qui fait débalancer ou, du moins, une partie. Donc, il faut procéder à la correction; probablement en déconciliant cette transaction ou en changeant la date de la conciliation. Pour plus d'information, il est possible de consulter la section « Historique des effets bancaire ». Si toutes les transactions sont retrouvées, il faut passer à l'étape suivante.

3.   Toutes les transactions non rayées du rapport du Grand Livre doivent se retrouver en circulation sur la conciliation bancaire du mois en cours. Encore une fois, il s'agit de rayer les transactions autant sur le rapport des transactions du Grand Livre que sur la conciliation bancaire du mois en cours. Si une des transactions du rapport de transaction du Grand Livre ne se retrouve pas en circulation sur la conciliation bancaire du mois en cours, il s'agit de la transaction qui fait débalancer ou, du moins, une partie. Donc, il faut procéder à la correction; soit annuler cette transaction du Grand Livre ou vérifier pourquoi elle n'est pas en circulation sur la conciliation du mois en cours.

Si vous n’avez pas retracé la cause de l’écart après avoir effectué les vérifications précédentes, consultez votre partenaire CTRL certifié ou contactez le service à la clientèle de CTRL en ayant bien documenté l’état de vos vérifications.