Il est possible de sécuriser l’édition des feuilles de temps et des relevés de dépenses selon différents types de responsabilités des usagers.

Il existe 5 types de responsabilités usagers :

Tout

Chef d’équipe

Chargé de projet

Chef d’équipe et chargé de projet

Personnelle

Ces types de responsabilités peuvent être définis à la fiche des usagers. Pour plus d’information, consultez la section « Fiches usagers » du guide CTRL/Smigg.

Dépendamment le type de responsabilité de l’usager courant, les feuilles de temps et les relevés de dépenses seront filtrés différemment. Ainsi, selon la responsabilité de l’usager, il pourra approuver les feuilles de temps de différents employés et/ou de différents projets.

L’approbation s’effectue en modifiant le statut de la feuille de temps. Au départ, le statut est de traitement « Suspens » et, pour l’approuver, il s’agit de lui assigner un code de statut « Actif ». Pour plus d’information, consultez l’information du champ « Statut » de la section « Saisie des feuilles de temps ».

Personnelle :     Un usager ayant cette responsabilité a seulement accès à ses propres feuilles de temps, c’est-à-dire aux feuilles de temps ayant le même numéro d’employé que celui défini au « Paramètre de compagnie » de sa fiche usager.

Chargé de projet :   Un usager ayant cette responsabilité a accès aux feuilles de temps ayant un projet dont il est chargé de projet, c’est-à-dire que son code d’usager est défini au champ « Chargé de projet » de la fiche projet.

                            Seulement les projets dont l’usager courant est chargé de projet et les projets n’ayant aucun chargé de projet seront présentés à la fenêtre de sélection « Projet » de l’édition des feuilles de temps. Comme seulement les feuilles de temps ayant un projet dont l’usager courant est chargé de projet sont présentées, on comprend que l’assignation d’un projet sans chargé de projet à une feuille de temps fera en sorte que celle-ci ne sera plus visible à l’usager.

Ce principe permet à un chargé de projet de décider que la feuille de temps courante ne doit pas affecter ses projets, mais ne veut pas la détruire, donc il assigne un projet « Administratif ». Ainsi, l’employé ou le personnel administratif pourra faire un suivi pour cette feuille de temps.

                            Lorsque ce type d’usager sélectionnera « Personnelle » au champ « Employé » à l’entête des feuilles de temps, il aura accès à ses propres feuilles de temps sans considération du projet inscrit à la feuille de temps. En fait, cette option « Personnelle » a les mêmes propriétés que le type de responsabilité « Personnelle ».

                            Au champ de filtration « Employé » de l’entête des feuilles de temps, seulement les employés ayant des feuilles de temps avec un projet dont il est chargé de projet seront présentés.

Chef d’équipe : Un usager ayant cette responsabilité a accès aux feuilles de temps des employés dont il est responsable. Le responsable se définit aux fiches usagers des employés.

                            Seulement les employés dont il est responsable seront présentés au champ de filtration « Employé » de l’entête des feuilles de temps, de même qu’à la fenêtre de sélection des employés à l’édition de la feuille de temps.

                            Lorsque ce type d’usager sélectionne « Personnelle » au champ de filtration « Employé », il aura accès à ses propres feuilles de temps sans considération du champ « Responsable » de la fiche usager. En fait, cette option « Personnelle » a les mêmes propriétés que le type de responsabilité « Personnelle ».

Tout :                  Un usager ayant cette responsabilité a accès à toutes les feuilles de temps.

                            Si cet usager a un numéro d’employé de défini au paramètre de compagnie de l’usager, à l’activation des feuilles de temps, ce numéro d’employé sera automatiquement présenté au champ de filtration « Employé » de l’entête des feuilles de temps.

Chef d’équipe et chargé de projet :        

                            Un usager ayant cette responsabilité a accès aux feuilles de temps des employés dont il est responsable et aux feuilles de temps ayant un projet dont il est le chargé de projet.

                            Donc, ce type d’usager aura accès aux feuilles de temps des employés dont il est responsable, et ce, même s’il n’est pas le chargé du projet défini aux feuilles de temps.

                            Inversement, ce type d’usager aura accès aux feuilles de temps ayant des projets dont il est le chargé, et ce, même s’il n’est pas le responsable des employés.

                            Tous les employés seront présentés au champ de filtration « Employé » de l’entête des feuilles de temps.

                            À l’édition des feuilles de temps, tous les employés seront présentés à la fenêtre de sélection des employés et tous les projets seront présentés à la fenêtre de sélection des projets. La validation à savoir si l’usager « Chef d’équipe et chargé de projet » courant est responsable de l’employé ou est chargé du projet s’effectue à la sauvegarde de la feuille de temps. S’il n’est pas l’un ou l’autre, un message de validation lui sera présenté et il ne pourra sauvegarder la feuille de temps sans effectuer une modification de l’employé ou du projet.

Les mêmes principes s’appliquent également aux relevés de dépenses.