Les principes de saisie des différents journaux comptables sont sensiblement toujours les mêmes.

Toutes les transactions relatives aux comptes clients ou aux comptes fournisseurs passent par deux étapes (deux tableaux différents) pour la transaction de vente et d’achat et par trois étapes (trois tableaux différents) pour la transaction de recette et de déboursé :

La création de la transaction pour l’auxiliaire (premier tableau) :

Les informations saisies à cette étape seront conservées à l’auxiliaire client ou fournisseur. Ce tableau sera présenté pour les transactions de recette, déboursé, vente et achat.

L’imputation aux comptes de grand livre (deuxième tableau) :

Les informations saisies à cette étape seront conservées au grand livre. Ce tableau sera présenté pour toutes les transactions. L’imputation au grand livre est obligatoire. Les comptes par défaut seront présentés s’ils ont préalablement été définis à la distribution comptable et les comptes de contrôle doivent être définis à la charte de compte avant de débuter les écritures de journal. Les comptes de contrôles sont :

Banque

Le compte à recevoir

Le compte à payer

Le compte de retenue à payer

Le compte de retenue à recevoir

Le compte d'escompte de paiement-Vente

Le compte d'escompte de paiement-Achat

Taxe à payer

Taxe à recevoir

Voici des principes qui reviennent pour toutes les transactions.

Référence 2

Ce champ est présenté pour tous les types de transactions.

Ce champ peut être utilisé pour inscrire un code pour identifier l’usager qui a inscrit la transaction et la date à laquelle elle est créée. Exemple : l’usager est Annie Girardo et la date du jour est le 20 décembre 2004. Le code pourrait donc être les initiales combinées avec la date : AG04-12-20 ou AG041220. Cette codification permet ensuite d’imprimer des rapports de toutes les transactions qu’un usager précis a fait pour une date précise.

Date de la transaction

Il s’agit de la date de la transaction. Il est impossible d’entrer une date d’une période fermée. Un message sera présenté.

Si la période est balancée (État des résultats déjà imprimé), un message avisant de l'état de la période sera affiché, mais il est quand même possible de saisir la transaction. Une fois la transaction acceptée, le message ne sera plus affiché et le statut de la période sera modifié pour non fermé.