Lorsque l'envoi des écritures de la paie a été fait, il n'est plus possible de procéder à des modifications au niveau de la paie. Donc, il faut procéder par une annulation de paie, c'est-à-dire de complètement renverser la paie de l'employé ou de tous les employés si nécessaire.

La première étape consiste à fermer la période en cours, si une période est en cours.

Ensuite, il s'agit de recréer toutes les transactions de feuilles de temps de la période concernée, mais inverse de celles originales, de l'employé ou des employés concernés.

Il est important de comprendre qu'il faut retrouver le même nombre de transactions que le nombre de transactions originales pour la période concernée et pour le ou les employés concernés.

Exemple :

Transactions originales                   Nouvelle transaction

40 hres simples X 10$ = 400$       -40 hres simples X 10$ = -400$

3 hres double X 10$ = 60$             -3 hres doublent X 10$ = -60$

Ensuite, le processus est sensiblement le même que pour une paie standard, sauf que les rapports « Sommaire de chèque » et « Dépôt direct » ne sont pas nécessaires. De plus, l'impression des chèques ou des talons ne sera pas possible puisque les montants sont créditeurs.

Il faut vérifier l'exactitude des chiffres avec les données de la paie précédente pour s'assurer que tout concorde bien.

Si CTRL/Projet est utilisé, il faut réinscrire les mêmes projets pour s'assurer que les coûts seront également ajustés.

Si des chèques sont imprimés normalement pour les employés, l'annulation de la paie n'annule pas les chèques à la conciliation bancaire. Donc, il s'agit de concilier le ou les chèques concernés à la même date que la date du chèque.

L'annulation de la paie ne modifie pas le fichier du dépôt bancaire. Si le dépôt doit vraiment être modifié, il faut annuler toute la paie et la refaire.