Si une période de paie correspond à deux (2) semaines de travail, chacune d'elles doit être créée.
Les champs de la section du haut permettent de filtrer les transactions présentées.
Employé
Ce champ permet de filtrer les transactions pour un employé en particulier.
Si un filtre est appliqué au niveau des fiches employés, ce même filtre sera appliqué à ce champ. Ceci permet d’appliquer des niveaux de sécurité si les filtres au niveau des fiches employé sont invisibles.
Si l’usager courant a une responsabilité « Personnelle » définie à sa fiche usager, ce champ ne sera pas accessible et son numéro d’employé, défini au paramètre de compagnie de sa fiche usager, y sera automatiquement présenté.
Si l’usager courant a une responsabilité « Chef d’équipe » définie à sa fiche usager, ce champ présentera uniquement les employés dont il est responsable, c’est-à-dire les employés dont le responsable, défini à leur fiche usager, est l’usager courant, donc leur chef d’équipe. À l’activation des feuilles de temps/relevés de dépenses, l’employé « Personnel » est automatiquement sélectionné et présentera seulement les feuilles de temps/relevés de dépense de l’employé défini aux paramètres par compagnie de l’usager « Chef d’équipe ».
Si l’usager courant a une responsabilité « Chargé de projet » défini à sa fiche usager, ce champ présentera uniquement les employés ayant des feuilles de temps/relevés de dépenses (sans distinction à la période ou l’année sélectionnée) avec un projet où le chargé de projet est l’usager courant. À l’activation des feuilles de temps/relevés de dépenses, l’employé « Personnel » est automatiquement sélectionné et présente seulement les feuilles de temps/relevés de dépenses de l’employé défini aux paramètres par compagnie de l’usager « Chef d’équipe ».
Si l’usager courant a une responsabilité « Tout » définie à sa fiche usager, ce champ présentera tous les employés. À l’activation des feuilles de temps/relevés de dépenses, si cet usager a un numéro d’employé de défini aux paramètres par compagnie de la fiche usager, cet employé sera automatiquement sélectionné.
Pour plus d'information concernant la sécurité, consultez la section « Fiches usagers » du guide CTRL/Smigg.
Les employés inactifs ne sont pas présentés à ce champ. Un employé inactif est défini par son statut à sa fiche. Pour déterminer si les employés inactifs doivent être présents au non, il s’agit d’activer l’option « Employé inactif » au niveau du menu Option>Affichage.
Périodes
Ce paramètre permet de filtrer les transactions par période. Ce champ est visible uniquement pour les employés de l’administration, c’est-à-dire les employés/usager n’étant pas configuré à « Personnel » au paramètre « Responsabilité » de leur fiche usager.
Pour plus d'information concernant la sécurité, consultez la section « Droit d'accès » du guide CTRL/Smigg.
Lors de l’activation de la fenêtre des feuilles de temps/relevés de dépenses, la période « Paie courante » est toujours initialisée au champ Période. Lorsque le calendrier de paie est défini à la quinzaine, la paie courante présente les feuilles de temps/relevés de dépenses des deux périodes courantes.
Année
Ce paramètre permet de filtrer les transactions par année. Par défaut, toutes les années de calendrier sont présentées.
Si l’usager courant a une responsabilité « Personnelle » définie à sa fiche usager, les champs « Période » et « Année » seront remplacés par « Date de référence ». Ce champ permet à l’usager de sélectionner une date de référence pour la semaine à saisir.
Cette date est initialisée avec la date de la feuille de temps ou du relevé de dépenses la plus récente de l’employé si cette date correspond à une période en cours. Si aucune feuille de temps ou aucun relevé de dépenses de l’employé n’est en cours, la date sera initialisée avec la date de début de la première période en cours.
Une période en cours signifie que le statut est soit :
Vide (aucune feuille de temps ou aucun relevé de dépenses n’a été saisi encore pour cette période)
T-Feuille de temps
A-En approbation
C-Calcul
Donc, à partir du moment où les chèques/talon ont été imprimés, la période n’est plus considérée être en cours, donc la date de la prochaine période sera présentée.
Les deux flèches à la droite de la date permettent de reculer ou d’avancer d’une semaine rapidement selon la date déjà inscrite.
Pour plus d'information concernant la sécurité, consultez la section « Droit d'accès » du guide CTRL/Smigg.
Projet
Ce champ permet de filtrer les feuilles de temps ou les relevés de dépenses selon un projet précis. Les projets présentés à ce champ sont ceux des feuilles de temps ou des relevés de dépenses présents.
Facturable
Ce champ permet de filtrer les feuilles de temps/relevés de dépenses selon que la feuille de temps ou le relevé de dépenses est « Facturable » ou non. Le champ « Travaux en cours » de la feuille de temps ou du relevé de dépenses détermine s’il est facturable ou non.
Lot
Il s’agit du lot de paie pour lequel les feuilles de temps ou les relevés de dépenses sont créés. Si aucun numéro de lot n’est inscrit, il est possible de sélectionner « Nouveau » et un nouveau numéro de lot sera automatiquement créé.
Si l’activation des feuilles de temps ou des relevés de dépenses s’est effectué à parti du tableau de la paie, le numéro de lot sera initialisé par le numéro de lot déjà présent au tableau de la paie.