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La fonction « Fermer » du menu EXERCICE permet de fermer définitivement un exercice comptable.
Normalement, cette fonction ne s’active qu’une seule fois par année. Cette fonction est irréversible et seule la récupération d’une copie de sécurité permet de revenir en arrière.
Avant de procéder à la fermeture d’exercice, vous devez suivre les étapes suivantes :
1. Balancez toutes les périodes en imprimant l'état des résultats et le bilan de chaque période (ce qui est logiquement fait tout au long de l'année pour chaque période). Assurez-vous que le bilan balance. Imprimez également une balance de vérification de la dernière période et s'assurer qu'elle balance à zéro.
2. Il est également suggéré de valider les rapports ci-haut mentionnés pour la période 1 de la période 14 et de vérifier que tout balance également.
3. Si vous utilisez l’option LES BUDGETS, n’oubliez pas de faire l’initialisation des budgets pour l’année suivante avant de fermer l’exercice.
4. Faites une copie de sécurité du système au complet et archivez cette copie.
Attention, il sera tout à fait impossible de faire des écritures dans les périodes de l’année précédente après la fermeture d’exercice.
Dates année suivante : Le système vous propose les dates qui déterminent les périodes comptables de votre prochain exercice. Il est possible de les modifier.
Prise de l’historique : Ce bouton génère l’année d’historique, laquelle pourra être consultée en tout temps.
Année de l’historique : Ce champ défini sous quelle année sera conservé l’année d’historique, si une prise d’historique est effectuée. Cette année d’historique pourra être consultée en saisissant l’année lors de l’activation du logiciel, au « Login » de CTRL/Finance.
À la prise de l’historique, si le système détecte qu’un historique existe déjà sous cette année, un message sera affiché pour aviser.
Le bouton « Remplacer » débutera par une copie de sécurité (fichier compressé) de la compagnie d’historique dans le répertoire d’installation du logiciel, sous la forme :
\production\ciXXXXXX\F_XXXXXX_99_AAAAMMJJ.ZIP
XXXXXX représente le code de la compagnie concerné, et 99 représente l’année d’historique
Pour plus d’information, consultez la section « Copie de sécurité » des utilitaires de gestion.
Lors de la confirmation de la fermeture en sélectionnant le bouton OK, si des usagers sont déjà présents dans la compagnie à fermer, le système avisera et vous devrez faire sortir tous les usagers.
Avant de débuter la fermeture d’année, une copie de sécurité de la compagnie courante sera effectuée. Le fichier aura la forme :
\production\ciXXXXXX\FAAAAMMJJ.ZIP
XXXXXX représente le code de la compagnie concerné.
Par contre, s’il s’agit d’une deuxième fermeture pour la même compagnie et la même année et qu’une copie existe déjà, la nouvelle copie aura la forme :
\production\ciXXXXXX\xx999999.ZIP
Le nom du fichier et un code aléatoire défini par le système.
Voici, sommairement, les traitements effectués lors de la fermeture d’exercice :
Grand Livre
Le système transfère le solde du compte « BÉNÉFICES COURANTS » dans le compte « BÉNÉFICES NON RÉPARTIS ».
Les soldes de fermeture deviennent les soldes d’ouverture.
Les soldes pour chaque période de l’année courante deviennent les soldes pour chaque période de l’année précédente.
Les comptes de revenus et de dépenses sont mis à zéro.
Les transactions de l’année fermée sont conservées dans l’année courante sous la période 00 et elles pourront être consultées en tout temps sans changer de compagnie d’historique. Par contre, aucun rapport par période ne peut être imprimé, car les transactions n’ont plus leur période d’origine, contrairement à la prise d’historique qui elle conserve les transactions telles quelles. Seulement certains rapports peuvent être imprimés pour ces transactions, en demandant la période 00 spécifiquement.
Comptes à payer
La balance courante demeure la même. Par contre, le total des escomptes, des déboursés et des achats sont remis à zéro au niveau des fiches fournisseurs.
Comptes à recevoir
La balance courante demeure la même. Par contre, le total des escomptes, des paiements et des ventes est remis à zéro au niveau des fiches clients.
Budgets
Les budgets suivants deviendront les budgets courants de la prochaine année et, s’il y a seulement des budgets courants, ils deviendront également les budgets courants pour la prochaine année.
Transfert des transactions effectuées en période 14
Lorsque que vous continuez votre comptabilité au-delà de la date de fin d’exercice sans effectuer de fermeture d’exercice, CTRL/Finance enregistre toutes les transactions dans une période comptable temporaire appelée « Période 14 ».
À la fermeture d’exercice, les transactions de la période 14 sont transférées dans leur période respective pour le nouvel exercice courant.
Par exemple, si vous avez des transactions couvrant les deux premières périodes de l’année suivante et qu’elles sont inscrites dans la période 14, ces transactions seront transférées automatiquement dans les deux premières périodes de la nouvelle année.
Voici les étapes techniques et leur ordre, effectués lors de la fermeture d’année :
1. Transfert des soldes de budget « Suivant » dans budget « Courant ».
2. Mise à zéro des soldes des budgets « Révisées ».
3. Destruction des effets de la conciliation ayant le statut « Concilié » et ayant une date < = date de fin d'année.
4. Assignation de la période 00 aux transactions « Fournisseur » de l’année courante.
5. Assignation de la période 00 aux transactions « Client » de l’année courante.
6. Assignation de la période 00 aux transactions « Grand Livre » de l’année courante.
7. Changement des dates et des statuts de périodes aux paramètres de la compagnie.
8. Changement des soldes des comptes de la charte principale : Mise à zéro des comptes de revenus et dépenses et mise à jour des comptes de « Bénéfice non réparti » et du « Bénéfice courant ».
9. Assignation des nouvelles périodes selon les nouvelles dates dans les transactions du Grand Livre, Clients et Fournisseurs.
10. Assignation des nouvelles périodes selon les nouvelles dates dans les transactions en attente de traitement.
11. Mise à jour des accumulateurs de GL.
12. Mise à jour des accumulateurs de Clients.
13. Mise à jour des accumulateurs de Fournisseur
14. Destruction des Transactions période 00 et 14 dans l’année d’historique.
15. Recalcule des soldes des budgets et des équipements pour la nouvelle année financière, si la compagnie gère les projets.