Pour bien comprendre le mécanisme comptable mis en place, il est important de se rappeler les deux étapes de gestion :

1.  L’étape à laquelle la matière première et les avances de paiement pour l’achat de fournitures pour le sous-traitant sont entrées dans le système.

2.  L’étape à laquelle les sommes dues au sous-traitant, les parts employeur et les chèques employés sont émis.

Bien sûr, toutes les écritures dont il est question ici réfèrent à la compagnie comptable. Voici à nouveau les écritures relatives à la gestion des revenus et des achats du sous-traitant :

Transaction                         CTRL/Finance         Débit Crédit

Achat           Journal d’achat                                    Dépense coût de    Compte à payer

                                                marchandise             du sous-traitant

Revenu        Journal de ventes                               Compte à recevoir Inventaire de

             du sous-traitant        la compagnie

Voici ensuite le détail des écritures effectuées lors de la deuxième étape, la paie proprement dite :

Débit                                                              Crédit

Dépenses salaire et bénéfices

= G-L du compte fournisseur du sous-traitant   Salaire brut et bénéfices à payer

Dépenses des relevés de dépenses (négatif)   

= G-L du compte client du sous-traitant   G-L Compte de dépenses à payer.

Salaire brut et bénéfices à payer               G-L Salaire net à payer ou banque

                                                                        DAS employé à payer

                                                                        DAS employeur à payer

La subtilité à noter est l’annulation comptable du compte client du sous-traitant par le biais d’un débit négatif qui correspond aux achats ou aux avances de matériel effectués par la compagnie pour le compte sous-traitant.

L’envoi des écritures comptables possède également une deuxième phase de traitement prévue pour l’épuration des factures client et fournisseur du sous-traitant traitées par le processus de paie. Le système élimine les factures concernées sans affectation comptable puisque les écritures de paie standard complètent le volet comptes de G-L.

C’est pour cette raison que nous avons mentionné en début de section que le processus de paie « Employé - Employeur » joue le rôle de caisse-déboursé et de caisse-recette.

De plus, s’il s’avère que le NET du sous-traitant est négatif suite au calcul de la paie, le système vérifie la source du NET négatif et effectue l’une des actions suivantes :

Si le NET négatif provient de l’absence de salaire brut à la feuille de temps, le système déduit qu’il s’agit d’une avance de fond de la compagnie au sous-traitant et un paiement anticipé est créé au compte fournisseur du sous-traitant.

Si le NET négatif provient d’un surplus de dépenses aux relevés de dépenses, le système déduit qu’il s’agit d’une avance de fond du sous-traitant à la compagnie et une avance de paiement est créée au compte client du sous-traitant.

Lors de la prochaine paie, ces montants sont récupérés, c’est-à-dire soustraits ou ajoutés au net à payer pour le sous-traitant.

La présence d’un NET négatif pour le sous-traitant peut survenir en début de mandat lorsque la compagnie accepte d’avancer la paie des employés du sous-traitant alors que ce dernier n’a pas encore généré les revenus suffisants pour couvrir la paie de ses employés. Les employés sont habituellement dans ce cas traité à salaire fixe.