Gestion > Donnée de base > Grand Livre > Charte comptable > Écriture automatique

La fonction « Écriture automatique » du menu GRAND LIVRE permet de définir des groupes d’écritures répétitives. Les écritures automatiques peuvent être utilisées pour des écritures d’amortissement, de loyer, d’hypothèque, etc. Les écritures automatiques affectent seulement les comptes du grand livre.

Une écriture automatique est toujours constituée d’une section entête et d’une section détail.

La première section qui constitue l’entête de l’écriture vous permet de définir les informations de base de l’écriture.

Nom d’écriture et description

Ce paramètre permet d’inscrire, pour chaque écriture automatique, un code et une description spécifique. Au moment d’activer l’édition, le système est en mode recherche. Si vous encodez un nom d’écriture qui n’existe pas, le système demande si vous désirez la créer.

Active (A/N)

Ce paramètre permet d’activer (A) ou de désactiver (N) une écriture particulière. Lorsqu’elle est désactivée, cette écriture automatique ne s’applique pas lors de l’envoi des écritures. Ceci permet de définir les écritures et de les retenir au besoin pour des raisons particulières et des cas ponctuels.

Date du dernier envoi

Il s’agit de la date du dernier envoi de l’écriture, à titre informatif. Cette date permet de vérifier rapidement si l'envoi a été effectué pour une période donnée.

Date de début et date de fin

Ces deux paramètres définissent la période de validité de l’écriture automatique, c’est-à-dire la période pour laquelle l’écriture fait partie de l’envoi périodique ou, si vous voulez, la période pour laquelle l’écriture est active. En dehors de cette période, l’écriture définie est considérée comme inactive.

Si vous n’indiquez aucune date, le statut actif ou inactif de l’écriture sera en fonction du paramètre précédent « ACTIVE (A/N) ».

Référence

Ce paramètre définit la référence de la transaction comptable. En appuyant sur <Entrée>, la référence par défaut « Auto » est inscrite automatiquement pour indiquer la provenance de l’écriture.

Source

Ce paramètre correspond aux différentes sources de transactions comptables gérées par CTRL/Finance. Il s’agit d’un code qui identifie l’origine de création d’une écriture comptable.

Bien qu’une écriture automatique possède son propre code de source (7) par défaut, la possibilité de pouvoir spécifier un code de source pour chaque écriture automatique permet de faire en sorte que l’écriture automatique génère l’équivalent comptable de toute écriture normalement effectuée par une des fonctions d’entrée ou de génération d’écritures de CTRL/Finance.

Montant globale

Ce montant, combiné avec le pourcentage, initialisera le montant de l’écriture.

Montant écriture

Ce paramètre permet de définir une écriture automatique en fonction d’une répartition à pourcentage au détail. Ce montant sert à indiquer la somme totale servant de base pour la ventilation par pourcentage appliquée au détail de la transaction.

Taxes

Il s'agit de définir les codes de taxes et les montants de taxes appropriés pour la transaction.

Les taxes sont accessibles uniquement pour les transactions de source « Déboursé (2) » ou « Recette (1) ». Ces deux (2) types de transactions généreront une transaction à l'auxiliaire au fournisseur ou au client NON AFF.

Effet

Il s’agit d’un code pour la conciliation bancaire. Lorsqu’il s’agit d’un compte de banque, et que la transaction doit apparaître à la conciliation bancaire, il s’agit d’inscrire un code à ce champ et la transaction va être présente sous ce code à la conciliation bancaire.

Une fois l’entête défini, il s’agit de définir le détail de l'écriture.

Le détail de l’écriture permet de définir les codes projets, les codes de transactions, les comptes et les montants à appliquer au moment de l’envoi des écritures pour une écriture particulière. Pour plus d’information sur la saisie d’une transaction, consultez la section « Journal général ».

Lors de la fermeture de la fenêtre des écritures automatiques, certaines validations sont effectuées. Si une erreur est présente, un message de validation sera présenté. Il s’agira d’apporter les corrections et de fermer à nouveau la fenêtre. Voici les validations qui sont effectuées :

Pour chaque écriture automatique, le total de l’écriture doit être égal à 0.00. Sinon, le message suivant sera affiché :

Débit et Crédit invalides

CODE : Description de l’écriture

OK pour continuer

Pour chaque écriture automatique de source 1-Recette et 2-Déboursé, le montant de l’écriture et les montants de taxes de l’entête doivent se retrouver dans le détail avec les bons comptes de banque et de taxes. Sinon, le message suivant sera affiché :

Intégrité comptable des transactions non respectée

pour les raisons de comptes ou de montants invalides suivants :

Compte de banque (CODE, Description de l'écriture)

Taxe fédérale (CODE, Description de l'écriture, 4.35)

Taxe provinciale (CODE, Description de l'écriture, 4.35)

OK pour continuer