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La fonction « Budget » du menu GRAND LIVRE permet une gestion complète des activités de budgétisation.

Le premier sous-menu présente trois options possibles concernant l’exercice comptable visé par la budgétisation. Vous pouvez définir des budgets initiaux et révisés pour l’exercice courant et, alors que vous êtes au milieu d’un exercice, vous pouvez également définir des budgets pour l’exercice suivant.

Les trois options disponibles utilisent la même approche de fonctionnement et le même menu d’opération. Pour cette raison, cette section ne présente que les fonctions du menu en question sans égard à l’option que vous aurez choisie.

Il est important de noter que le générateur d’états des résultats permet d’exploiter des comparatifs BUDGET-RÉEL construits autant sur la base de budgets initiaux que sur la base de budgets révisés. Pour plus de détails sur le générateur de rapport, consultez la section « Générateur d’état des résultats » des Données de base de gestion.

La notion « Budget révisé » permet d’obtenir, au niveau des états financiers, deux colonnes d’information, soit la colonne du budget initial et la colonne du budget révisé, c'est-à-dire les ajustements et révisions effectuées en cours d’année. Ces deux colonnes d’information aux états financiers peuvent être nécessaires pour obtenir des comparaisons entre le budget initial et la révision, s’il y a lieu.

Par contre, s’il n’est pas nécessaire d’obtenir ces deux informations au niveau des états des résultats, les modifications du budget en cours d’année peuvent être tout simplement effectuées dans le budget courant (initial).

Tous les budgets construits pour l’exercice suivant seront automatiquement transférés dans les budgets courants au moment de la fermeture de l’exercice en cours. Au moment d'activer le budget suivant, un message de validation sera présenté la première fois, si aucun compte n’est défini encore.

Donc, si l'on désire que les comptes du budget soit initialisés, on répond « Oui » et les comptes du budget courant seront copiés intégralement dans le budget suivant. Et une autre question sera également présentée pour offrir de copier également les montants des budgets :

Cette fonction permet d’éditer les montants budgétés pour différents comptes. Si la fenêtre de sélection est activée au champ « Compte », la charte de comptes apparaîtra et pourra servir d’aide-mémoire. Par contre, pour créer un compte au budget, il n’est pas obligatoire que ce dernier existe dans la charte de comptes.

Après avoir saisi le montant de la période 1, il est possible d'utiliser l'option « Montant identique » ou les clés rapides <Alt-F1> pour que le montant de la période 1 se répète à toutes les autres périodes.